Для корректного заполнения персонифицированных сведений о физических лицах для организации должны быть указаны наименование, коды ИНН, КПП, код налогового органа, в который представляются сведения, номер контактного телефона. Сведения указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации). Для обособленных подразделений (которые не выделены на отдельный баланс) данные указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения – раздел Регистрация в налог. органе).
Также следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физлиц:
- фамилию, имя, отчество (в соответствии с документом, удостоверяющим личность);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- ИНН (при наличии).
Чтобы проверить, заданы ли СНИЛС для физлиц, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры – Кадровые отчеты).
За отчетный период в программе также должны быть в полном объеме введены кадровые документы: Прием на работу, Увольнение. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа.
Для составления сведений в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки) (рис. 1):
- введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;
- выберите в форме Виды отчетов отчет с названием Персонифицированные сведения о физических лицах (раздел Налоговая отчетность) и нажмите на кнопку Выбрать;
- в стартовой форме укажите: организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет, период, за который составляется отчет;
- кнопка Создать.
Рис. 1
В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета Персонифицированные сведения о физических лицах (рис. 2). Для автоматического заполнения отчета по данным информационной базы нажмите на кнопку Заполнить. Отчет состоит из:
- титульного листа,
- сведений о персональных данных физлиц.
На титульном листе в поле Номер корректировки указывается код "0" (по умолчанию считается, что составляется первичный расчет, т. е. представляемый за отчетный период первый раз) (п. 2.5 Порядка заполнения сведений).
Поля Период, за который представляются сведения (код) и Календарный год заполняются автоматически по значению периода, указанного ранее в стартовой форме заполнения отчета (рис. 1), и условных обозначений периодов согласно приложению № 3 к Порядку заполнения сведений.
Основные показатели, характеризующие налогоплательщика (наименование, ИНН, КПП, код налогового органа, номер контактного телефона), заполняются на основании данных справочников Организации, Подразделения.
В поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код согласно приложению № 4 к Порядку заполнения сведений. Если сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения российской организации, то указывается код 214. Если расчет представляется в налоговый орган по месту учета российской организации по месту нахождения обособленного подразделения, то указывается код 222. При необходимости код можно уточнить.
В поле ОГРНИП для индивидуального предпринимателя (главы крестьянского или фермерского хозяйства) указывается государственный регистрационный номер в соответствии с Листом записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
В поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) / Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код) указывается код реорганизации (ликвидации), лишения полномочий (закрытия) обособленного подразделения в соответствии с приложением № 2 к Порядку заполнения сведений. Показатель Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код) заполняется в случае необходимости представления уточненных сведений за обособленное подразделение, которое ранее было наделено полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а к моменту представления уточненных сведений произошло лишение полномочий (п. 2.12 Порядка заполнения сведений).
В поле ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения указываются ИНН и КПП реорганизованной организации или ИНН и КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения (п. 2.13 Порядка заполнения сведений).
Раздел Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю: заполняется данными из справочника Регистрация в налоговом органе (раздел Настройка – справочник Организации или Подразделения). Расчет может подписывать плательщик страховых взносов или уполномоченный представитель плательщика страховых взносов (рис. 3).
В поле Дата подписи отчета по умолчанию указывается текущая дата компьютера.
Рис. 2
Персональные данные на физических лиц (Ф. И. О., ИНН, СНИЛС) и сведения о суммах выплат и вознаграждений (строка 070), начисленных за месяц, представляются по всем застрахованным лицам, с которыми заключены (п. 3.1 Порядка заполнения сведений):
- трудовые договоры;
- гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
В строке 070 указываются сведения о сумме начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица в отчетном месяце. В строку включаются доходы, которые являются объектом обложения страховыми взносами. Необлагаемые выплаты, входящие в объект обложения взносами (больничные, компенсации и пр.) включаются в строку 070 (при настройке вида начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет указывается вид дохода для целей учета взносов). Для строки 070 реализована расшифровка (кнопка Расшифровать в шапке отчета) по документам, с помощью которых сумма дохода была начислена, и видам начислений (рис. 4). Если по физическому лицу не было начислений за месяц, то в строке 070 проставляются прочерки (п. 3.2 Порядка заполнения сведений).
Также обратите внимание, в строке 070 будут учтены все перерасчеты, которые были выполнены до даты формирования отчета (поле Дата подписи). Чтобы перерасчеты будущих месяцев не были учтены при формировании сведений, установите дату подписи отчета - последнее число отчетного месяца.
Если сотрудник работает по основному месту работы и по внутреннему совместительству, то по нему будет сформирована одна страница сведений, а в строке 070 указана общая сумма начислений по всем местам работы.
В программе в персональных данных справочно добавлено поле, в котором отражается итоговая сумма выплат, начисленных в пользу всех физических лиц, указанных в сведениях (для удобства проверки). Также по кнопке Реестр (в шапке отчета) можно сформировать список всех лиц отчета с персональными данными (Ф. И. О., СНИЛС) и суммами начислений, при необходимости распечатать и сохранить.
По ссылке Добавить страницу можно добавить сведения по физлицу (например, если оно не зарегистрировано в справочнике Сотрудники, а отчет сдать по таком улицу надо) и заполните их вручную. По ссылке Удалить страницу можно удалить любую страницу при необходимости.
Рис. 4
Если персонифицированные сведения передаются в ФНС без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму сведений по кнопке Печать (рис. 5).
Рис. 5
Для того чтобы получить файл со сведениями в электронном виде по установленным форматам для последующей передачи через уполномоченного оператора, нажмите на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выберите каталог, в котором следует сохранить файл (рис. 6). Перед выгрузкой рекомендуется выполнить проверку сведений на соответствие их требованиям ФНС (кнопка Проверка – Проверить выгрузку).
Рис. 6
Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то сведения можно отправить в ФНС непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений (кнопка Проверка – Проверить в интернете). Для отправки сведений нажмите на кнопку Отправить (рис. 7).
Рис. 7
