Дата публикации 22.12.2015

СИТУАЦИЯ

Необходимо решить вопрос об оплате стоимости проезда к отпуску и обратно.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются: ч. 8 ст. 325 ТК РФ

• для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации - нормативно-правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации,
• для лиц, работающих в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях - нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления,
• для лиц, работающих у других работодателей - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

ЧТО ДЕЛАТЬ

Шаг 1. Определить, является ли это обязанностью работодателя

Трудовое законодательство обязывает компенсировать работнику, работающему в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, проезд и провоз багажа к месту отдыха, расположенному на территории Российской Федерации, и обратно. Данным правом могут воспользоваться все работники такой организации, независимо от того, является ли работодатель государственным учреждением или не относится к бюджетной сфере. Соответствующее право возникает у работника раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

При отнесении местностей к районам Крайнего Севера и приравненных к ним районам следует руководствоваться Перечнем районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 № 1029. Если территория не относится к районам Крайнего Севера и приравненным местностям, но относится к районам, в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, то оплата проезда к месту отпуска сотрудникам организаций в этих местностях не положена. Ведь согласно ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-I данная компенсация распространяется исключительно на лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям (раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).

Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для работников, работающих в государственных и муниципальных организациях утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455

Правила компенсации соответствующих расходов для работников коммерческих организаций устанавливаются самими работодателями в локальных нормативных актах.

Кроме этого, оплата проезда к месту отпуска и обратно может  включаться в качестве одного из условий коллективного договора как дополнительного преимущества работников - см. Шаг 4.

Следует отметить, что оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно должна производиться работнику даже в том случае, если он вернулся в районы Крайнего Севера после истечения срока ежегодного оплачиваемого отпуска (см. раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014, письмо Минздравсоцразвития РФ от 20.02.2009 № 194-13).

Шаг 2. Определить условия оплаты проезда до места отпуска и обратно

Если  федеральный орган государственной власти (государственный орган) и федеральное казенное учреждение расположены в районах Крайнего Севера и  приравненных к ним местностям (далее - учреждение), то оплата проезда должна осуществляться исходя из следующих условий (ч. 1 - ч. 3 ст. 325 ТК РФ, п. 2 и п. 3 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):

• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно 1 раз в 2 года;
• размер оплаты составляет:
  • оплата стоимости проезда по территории РФ любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси). Оплата стоимости проезда работника учреждения личным транспортом к месту использования отпуска  и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем;
  • оплата стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов;
  • стоимость проезда к  месту использования отпуска работника и обратно и провоза багажа неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям (в том числе усыновленным), фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска;
    • оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника учреждения производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него). Аналогичный подход разделяют Минздравсоцразвития РФ в письме от 24.08.2006 № 1010-13, а также Президиум Верховного Суда РФ в разделе 6 Обзора от 26.02.2014.

Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя (п. 5 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):

• оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
  • железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
• оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
• оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 килограммов на работника и 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
  Верховный Суд РФ разъяснил, что компенсации подлежит стоимость провоза багажа, вес которого превышает норму бесплатного провоза, но не более чем на 30 кг. Например, если норма бесплатного провоза багажа по билету составляет 20 кг, то общий вес багажа, который работник может бесплатно провезти, составит 50 кг (20 кг по билету + 30 кг за счет компенсации). Такой вывод сделан в п. 2 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за второй квартал 2012 г., утв. Президиумом Верховного Суда РФ 10.10.2012.

При этом согласно ч. 1 ст. 325 ТК РФ и п. 4 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455:

• право на компенсацию указанных расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы;
• в дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данном учреждении - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д.;
• право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения.

Шаг 3. Оформить необходимые документы и оплатить размер стоимости проезда

Если оплата проезда осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, для оформления оплаты проезда к месту использования отпуска, необходимо:

• получить от работника заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно;
• запросить у работника копии свидетельства о рождении несовершеннолетних  детей, свидетельства о браке, трудовой книжки неработающего члена семьи и т.д. (в случае оплаты проезда неработающих членов семей);
• запросить у работника документы, обосновывающие примерную стоимость проезда до места использования отпуска и обратно;
• оформить приказ с указанием  предварительной стоимости проезда, которая  подлежит выдаче сотруднику;
• выдать  денежные средства на оплату проезда, исходя из примерной стоимости проезда, учитывая  место использования отпуска, вид транспорта, наличие багажа и т.д.;
• запросить у работника все подтверждающие проезд документы (проездные билеты сотрудника, членов семьи);
• произвести окончательный расчет.

При этом следует учесть, что:

• письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска; в заявлении указываются (п. 11 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
  • фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
  • даты рождения несовершеннолетних детей работника;
  • место использования отпуска работника и членов его семьи;
  • виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда;
• выплаты являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (ч. 6 ст. 325 ТК РФ и п. 4 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455);
• оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и членов его семьи и обратно производится учреждением по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда; окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов (ч. 4 ст. 325 ТК РФ и п. 12 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
  • для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи; в случаях, предусмотренных Правилами компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией;
  • работник учреждения обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно;
• в случае если представленные работником учреждения документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее - транспортная организация), на дату приобретения билета; расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455);
• при отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (п. 7 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
  • при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа;
• компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455). Так, суды исходят из норм расхода топлива, содержащихся в Методических рекомендациях, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014);
• в случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455);
• в случае использования работником учреждения отпуска за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке (п. 10 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
  • производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455,
  • основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации;
  • в случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией. Причем транспортная организация может производить расчет стоимости перевозки по территории РФ и выдавать соответствующую справку в произвольной форме. Так, в расчете могут использоваться значения ортодромических расстояний, представляемые ФГУП "Госкорпорация по ОрВД" (http://www.matfmc.ru). Законодательно порядок расчета стоимости перелета по территории РФ при отдыхе гражданами за пределами РФ не определен (см. раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).

Шаг 4. Если оплата проезда осуществляется на основании соглашений с работодателем:

• оформить соглашение (изменения в трудовой договор, коллективный договор) об оплате проезда до места использования отпуска и обратно;

Условие об оплате  проезда  может быть закреплено  в трудовом договоре, в коллективном договоре в случае, если организация возмещает  расходы на проезд на постоянной основе в качестве дополнительных стимулирующих доплат.

При этом закрепление выплат в трудовом и коллективным договоре будет означать начисление страховых взносов на обязательное социальное страхование (ЕСН - до 01.01.2010) и включение в расходы в целях исчисления налога на прибыль.

• издать приказ с указанием  предварительной стоимости проезда, которая  подлежит выдаче сотруднику;
• произвести оплату проезда, исходя из  стоимости и условий оплаты, предусмотренными соглашением между работодателем и работником (трудовым соглашением, коллективным договором).

Процедура оформления оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно завершена.