Штатное расписание – это внутренний документ работодателя, содержащий перечень его структурных подразделений, наименований должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и их тарифных ставках (окладах), а также надбавках.
Штатное расписание может утвердить как организация, так и индивидуальный предприниматель, который заключает трудовые договоры с наемными работниками.
В этой статье рассмотрен порядок разработки и утверждения штатного расписания. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
1. Составить штатное расписание
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение этой формы негосударственными организациями не является обязательным (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1). Таким образом, работодатель может выбрать один из трех вариантов действий:
- использовать унифицированную форму № Т-3;
- разработать форму штатного расписания, используя в качестве основы форму № Т-3;
- разработать форму штатного расписания самостоятельно с нуля.
Выбрав форму штатного расписания, необходимо его заполнить (составить). Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) может сделать это самостоятельно или поручить любому работнику в качестве трудовой обязанности.
Работодатель самостоятельно формирует организационную структуру, определяет штатный состав и штатную численность работников.
Как правило, в штатное расписание включают следующие сведения:
- наименования структурных подразделений работодателя;
- наименования должностей (специальностей, профессий) и квалификаций;
- количество штатных единиц;
- размеры окладов и (или) тарифных ставок;
- размеры доплат и надбавок (если они установлены).
При составлении штатного расписания работодатель вправе самостоятельно определять наименования должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним. Исключение составляют должности, профессии и специальности, предполагающие предоставление работникам компенсаций или льгот или имеющие ограничения. Наименование таких должностей, профессий и специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать соответствующим наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках и профстандартах (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
При составлении штатного расписания следует учитывать мнение Минтруда России, выраженное в письме от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889. В частности, в письме отмечается, что при установлении условий оплаты труда работникам, занимающим в одной организации одинаковые должности (профессии), предполагающие одинаковую сложность труда, работодатель должен предусмотреть одинаковые оклады, тарифные ставки. При этом заработная плата этих работников должна дифференцироваться в зависимости от условий труда и достигнутых результатов труда (т.е. путем применения выплат компенсационного и стимулирующего характера).
2. Утвердить штатное расписание
Форма штатного расписания № Т-3 предусматривает графы для подписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. При отсутствии руководителя кадровой службы подписать его может руководитель организации. При отсутствии у работодателя главного бухгалтера соответствующая подпись может не проставляться, либо может быть заменена на подпись другого работника, ответственного за ведение бухучета.
После составления и подписания, штатное расписание должно быть утверждено. Для этого работодателю следует издать приказ об утверждении штатного расписания. Такой приказ составляется в свободной форме и подписывается руководителем организации или предпринимателем-работодателем, а также главным бухгалтером (при его наличии).
Сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, поэтому данный вопрос решается работодателем самостоятельно. В дальнейшем работодатель при необходимости может вносить изменения в штатное расписание либо утвердить новое (например, в начале календарного года).
3. Ознакомить работников с утвержденным штатным расписанием
При приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель обязан ознакомить его с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, но поскольку оно не связано напрямую с трудовой деятельностью работника и служит для фиксирования разделения труда между работниками, знакомить нового работника со штатным расписанием не обязательно. Такая позиция подтверждается Рострудом (см. письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Тем не менее, рекомендуем все же ознакомить нового работника со штатным расписанием наряду с другими локальными нормативными актами. Во-первых, это не потребует от работодателя больших усилий и затрат, необходимо просто включить его в перечень документов для ознакомления и показать работнику. Во-вторых, в некоторых случаях, обязанность ознакомить работника со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором, соглашением или другим локальным нормативным актом.
Статья-рекомендация: