Дата публикации 23.04.2026

В коммерческой организации порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно необходимо установить в коллективном договоре, локальных нормативных актах (ЛНА) или трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Работодатель может взять за основу порядок компенсации расходов на проезд, который установлен для федеральных государственных учреждений Правилами, утв. постановлением Правительства России от 15.02.2025 № 164. Однако руководствоваться указанными Правилами коммерческая организация не обязана и вправе разработать собственные правила компенсации расходов.

При определении размера, условий и порядка компенсации расходов на проезд и провоз багажа работодателю необходимо учитывать, что выплачиваемая компенсация должна обеспечивать работникам реальную возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления (абз. 7 п. 5, п. 6 постановления Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 № 2-П).

Работодатель самостоятельно устанавливает:

• круг лиц, имеющих право на компенсацию расходов на оплату проезда и провоза багажа (только работник или работник и члены его семьи);
• размер компенсации расходов на проезд и провоз багажа, порядок и условия ее выплаты с учетом своих финансовых возможностей;
• порядок документального подтверждения стоимости проезда и провоза багажа;
• сроки выплаты компенсации.

Коммерческие организации, как правило, оплачивают проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно по фактическим затратам работника на основании представленных им подтверждающих документов. При этом работодатель вправе установить в коллективном договоре, ЛНА или трудовых договорах предельный размер возмещения, а также тарифы, по которым рассчитывается компенсация. Например, можно предусмотреть, что компенсация выплачивается в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда, в вагонах экономического класса скоростных поездов типа "Сапсан", "Ласточка";
• водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, или в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, или в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом – в салоне экономического класса рейсами российских и иностранных авиакомпаний по внутренним и международным линиям;
• автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования, а также в такси.

Если сотрудник при проезде к месту проведения отпуска и обратно воспользовался более высокой категорией (например, летал первым классом в самолете), то работодатель компенсирует расходы в пределах, установленных его внутренними документами. Для выплаты компенсации необходимо запросить у сотрудника справку транспортной организации о стоимости проезда на дату приобретения проездного билета (например, справку о стоимости перелета в салоне экономического класса самолета). В такой ситуации проезд оплачивается на основании стоимости, указанной в справке.

Если сотрудник едет к месту проведения отпуска и обратно личным транспортом, то ему необходимо компенсировать стоимость проезда. Как правило, это стоимость топлива, которое израсходовал работник в период поездки к месту отпуска и обратно кратчайшим путем. При этом автомобиль может принадлежать не только работнику, но и третьему лицу (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-03-06/1/245).

Работодателю целесообразно утвердить собственные нормы расхода топлива, чтобы с их учетом рассчитать размер компенсации в зависимости от протяженности возможного кратчайшего маршрута в отпуск и автомобиля, на котором ездил сотрудник. При этом работодатель может использовать Методические рекомендации "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Если в этом документе отсутствует марка использованного для проезда автомобиля, то необходимо применять нормы расхода топлива и смазочных материалов для аналогичной (по объему двигателя) марки транспортного средства.

Для выплаты сотруднику компенсации расходов на перевозку багажа в коллективном договоре, ЛНА или трудовых договорах необходимо указать максимальную массу багажа (в килограммах), стоимость перевозки которого будет компенсироваться работодателем. Например, можно установить, что при наличии подтверждающих документов сотруднику компенсируется стоимость перевозки багажа весом не более 30 кг, независимо от веса багажа, разрешенного для бесплатного провоза по проездному билету.

Работодатель самостоятельно определяет сроки оплаты расходов на проезд и перевозку багажа к месту проведения отпуска и обратно. Так, произвести оплату можно:

• после возвращения работника из отпуска и представления им документов, подтверждающих расходы на проезд и провоз багажа;
• в два этапа (предварительная оплата (аванс) и окончательный расчет).

Выбранный вариант необходимо закрепить во внутренних документах.

Если выбран второй вариант, то сотруднику оплачиваются расходы до его отъезда в отпуск. Например, аванс на оплату проезда выплачивается не позднее чем за пять рабочих дней до даты начала отпуска. Также работодатель может установить срок подачи работником заявления на выплату аванса на проезд в отпуск (например, не позднее чем за две недели до начала отпуска).

Сначала выплачивается сумма примерной стоимости проезда и провоза багажа на основании заявления сотрудника. Окончательный расчет по выплате суммы компенсации производится после возвращения сотрудника из отпуска и представления работодателю документов, подтверждающих расходы на проезд и провоз багажа. Например, в течение трех рабочих дней с даты представления работником заявления о выплате компенсации расходов, к которому прилагаются подтверждающие документы.

Как оформить необходимые документы и оплатить стоимость проезда

Для выплаты работнику компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно необходимо:

1. Получить от работника заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно, а также документы, обосновывающие примерную стоимость проезда до места отпуска и обратно. Такое заявление работник может составить в свободной форме.
2. Получить от работника копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, свидетельства о браке и пр. (в случае оплаты проезда членов семьи).
3. Издать приказ о выплате сотруднику предварительной стоимости проезда. Этот приказ работодатель может издать в свободной форме.
4. Выдать или перечислить работнику денежные средства на оплату проезда исходя из примерной стоимости проезда, учитывая место проведения отпуска, вид транспорта, наличие багажа и пр.
5. Получить от работника заявление и документы, подтверждающие стоимость проезда и провоза багажа (проездные билеты сотрудника, членов семьи, багажные квитанции и т. д.).
6. Произвести окончательный расчет с работником по выплате компенсации расходов на проезд и провоз багажа.

Какие документы подтверждают расходы на проезд к месту отпуска и обратно

Работник и члены его семьи могут добираться до места проведения отпуска и обратно транспортом общего пользования или личным транспортом.

Перечень документов, подтверждающих расходы на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно, законодательно не установлен. Поэтому работодатель вправе предусмотреть такой перечень в документах, регламентирующих порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа (например, в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре) (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Как правило, для выплаты компенсации расходов на проезд и провоз багажа сотрудник должен представить работодателю проездные билеты, чеки и другие документы, где содержится информация о Ф. И. О. пассажира, багаже, итоговой стоимости перевозки.

Указанные документы могут быть оформлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Это могут быть следующие документы.

• При проезде авиационным транспортом – пассажирский билет и багажная квитанция покупонного автоматизированного оформления по форме, утв. приказом Минтранса России от 29.01.2008 № 15, или маршрут (квитанция) электронного пассажирского билета и багажной квитанции по форме, утв. приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134, а также посадочный талон (включая электронный со статусом "использован"). Подтвердить стоимость перевозки по территории РФ, включенную в билет, может справка авиакомпании (п. 2–4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, письма Минфина России от 11.11.2025 № 03-03-06/3/108803, от 17.10.2024 № 03-03-06/1/100814, от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198).
• При проезде железнодорожным транспортом – бумажные билеты по формам, утв. приказом Минтранса России от 05.08.2008 № 120, или контрольный купон электронного проездного билета по форме, утв. приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322, а также посадочный купон. Перевозку багажа подтверждает багажная квитанция (абз. 2, 14 ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, п. 13, 133, 214 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утв. приказом Минтранса России от 05.09.2022 № 352, письмо Минфина России от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227).
• При проезде такси, другим автомобильным и городским наземным транспортом – чеки, в т. ч. электронные, заказ-наряды, проездные билеты, багажные квитанции (ст. 787 ГК РФ, ч. 1, 3 ст. 20, ч. 1, 4 ст. 27, ч. 1, 5 ст. 31 Устава автомобильного транспорта, п. 2, 5, пп. 1 п. 5.1, п. 5.9 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 27, 45, 76, пп. "г" п. 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства России от 01.10.2020 № 1586).

В случае проезда к месту проведения отпуска и обратно личным транспортом в качестве доказательств произведенных работниками расходов принимаются документы, подтверждающие фактически понесенные расходы на оплату топлива:

• квитанции (чеки), товарные чеки автозаправочных станций о покупке топлива;
• справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
• справки автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива для транспортных средств, на которых осуществлялся выезд в отпуск;
• документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией сельского совета, районной администрацией, квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и т. п.).

Такие разъяснения содержатся в разделе 6 Обзора.

На практике возможны ситуации, когда проезд к месту отпуска и обратно оплачивает не сам работник, а член его семьи (например, своей банковской картой).

Законодательство не содержит запрета на оплату проездных документов с банковской карты другого лица. Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда к месту отпуска и обратно работнику и в том случае, когда проездные документы за него оплатило третье лицо (в т. ч. член семьи работника) (см. определение Третьего КСОЮ от 17.12.2025 № 88-22246/2025, от 17.06.2020 № 88-5813/2020, апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 08.06.2023 по делу № 33-4815/2023, от 29.10.2020 по делу № 33-5330/2020, Воронежского областного суда от 11.10.2022 № 33-6672/2022, Красноярского краевого суда от 12.08.2019 по делу № 33-11261/2019, Приморского краевого суда от 09.07.2019 по делу № 33-6572/2019).