Обеспечение удаленного работника необходимым для работы
По правилу, закрепленному в ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить удаленного работника необходимыми для выполнения его работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Однако из этого правила есть исключение.
С согласия и ведома работодателя удаленный работник вправе использовать принадлежащие ему или арендованные средства, перечисленные выше (например, компьютер, телефон, принтер, доступ в интернет, программное обеспечение, почтовые программы, антивирусы и т. д.). В этом случае работодатель должен выплачивать удаленному работнику компенсацию за использование этих средств (например, за амортизацию компьютера), а также возмещать расходы, связанные с их использованием (например, затраты на интернет, мобильную связь). Порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ). Размеры компенсации должны быть определены в конкретных цифрах и подтверждены документально, например, квитанциями от интернет-провайдера или мобильного оператора.
В целях налогообложения прибыли компенсировать следует только те расходы сотрудника, которые он понес непосредственно для выполнения работы. Иными словами, не следует компенсировать ему, например, полную стоимость доступа в интернет. Возместить следует часть этих затрат на доступ, которым он пользовался в рабочих целях. Способ расчета таких затрат можно зафиксировать в разработанной для этого методике или в трудовом договоре. Например, компенсацию оплаты интернета за месяц можно учесть в расходах в сумме, пропорциональной количеству рабочих дней у такого сотрудника. Но работодатель может установить и другой способ определения затрат, которые понес сотрудник для исполнения должностных обязанностей. Подробнее об этом читайте здесь.
Рабочие поездки удаленного работника оплачиваются как командировки
Если работодатель направляет дистанционного сотрудника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории), на которой работник выполняет свою работу, применяются статьи 166 – 168 ТК РФ. Это означает, что такая поездка удаленного работника считается командировкой и должна быть оформлена и оплачена по правилам, которые установлены для оформления и оплаты командировок (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).
При этом поездка дистанционного сотрудника в офис работодателя также признается командировкой (при соблюдении определенных условий). Подробнее об этом см. статью-рекомендацию.
Мероприятия по охране труда удаленных сотрудников
Трудовое законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению безопасных условий и охране труда работников. В частности, ст. 214 ТК РФ предусмотрен перечень обязанностей работодателя, которые он должен выполнять.
Учитывая специфику работы удаленных работников (их отсутствие на территории работодателя во время выполнения работы), работодатель обязан применять меры по охране труда только частично. В частности, работодатель должен:
- проводить расследования и вести учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 18 ч. 3 ст. 214 ТК РФ). Отметим, что реализовать эту обязанность на практике весьма проблематично. Поскольку в большинстве случаев работодатель лишен возможности контролировать выполнение дистанционным работником работы в то или иное время, а работник зачастую определяет режим своего рабочего времени самостоятельно, установить, когда именно была получена травма (во время выполнения работы или нет), достаточно проблематично. В то же время это – главный критерий для определения того, считается ли травма работника производственной, должно ли проводиться расследование по факту ее получения или нет;
- выполнять предписания должностных лиц трудовой инспекции, а также нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в области трудового права (абз. 21 ч. 3 ст. 214 ТК РФ);
- осуществлять обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 22 ч. 3 ст. 214 ТК РФ).
Помимо этого, работодатель обязан знакомить удаленных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые были предоставлены или рекомендованы работодателем.
Любые другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охране труда на удаленных работников не распространяются. Исключение составляют случаи, когда та или иная обязанность работодателя прописана в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюза, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ст. 312.7 ТК РФ). В этом случае она является для работодателя обязательной.
Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что проводить для дистанционных работников инструктажи по охране труда работодатель обязан только в исключительных случаях (когда он предоставил или рекомендовал ему оборудование или средства для работы). Такую позицию в письме от 26.02.2021 № 15-2/ООГ-493 высказал и Минтруд России.
Спецоценка условий труда в отношении рабочих мест удаленных работников также не проводится (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).