Особенности взаимодействия работодателя и удаленного работника закреплены в ст. 312.3 ТК РФ. Закон позволяет самостоятельно определить порядок взаимодействия работодателя и удаленного работника. Способ взаимодействия может быть любым – телефон, интернет, курьерская служба, почта, обмен электронными документами, в том числе через мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber) и т.д. Такой порядок может быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте (например, в Положении о взаимодействии с удаленными работниками), принятом с учетом мнения профсоюза, в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
В этом документе можно прописать, в том числе, порядок направления задания работнику, порядок передачи результатов работы и отчетов о выполненной работе работником по запросу работодателя. Главным условием при определении формы обмена документами является возможность зафиксировать получение работником или работодателем документа. Порядок такой фиксации также должен быть прописан в одном из указанных документов (ч. 2, 4 ст. 312.3 ТК РФ). Это может быть, например, уведомление о вручении, подпись о получении документа и т.д.
Кроме того, в документе следует четко прописать порядок взаимодействия работника и работодателя, а именно по каким дням и в какое время работник должен быть на связи с работодателем для обсуждения вопросов, касающихся его работы. Кроме того, необходимо определить порядок уведомления работника о необходимости выйти на связь с работодателем и сроки, в которые работодатель должен направить такое уведомление (например, по телефону, электронной почте и т.д.). Время ответа работника на запрос работодателя о взаимодействии с ним также следует установить. Например, можно указать, что работник должен отреагировать на электронное письмо работодателя и подтвердить готовность провести с ним видеоконференцию в течение одного рабочего дня с момента получения письма.
Работодатель вправе распространить действие правил ведения КЭДО на дистанционных работников (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Если работодатель принял такое решение, его целесообразно оформить отдельным локальным нормативным актом (например, приказом).
Для того чтобы перейти на КЭДО с дистанционным работником, работодателю необходимо получить его письменное согласие (например, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью). Такое согласие необходимо получать у каждого дистанционного работника, имеющего трудовой стаж, с которым работодатель будет вести КЭДО.
Если дистанционный сотрудник впервые устраивается на работу после 31.12.2021 и не имеет трудовой стаж по состоянию на эту дату, не нужно спрашивать согласие – в отношении него КЭДО ведется по умолчанию (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ) (письмо Минтруда России от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771).
Как уже было указано выше, для удаленных работников предусмотрены специальные нормы ТК РФ, регулирующие порядок взаимодействия работодателя и сотрудника, работающего удаленно (ст. 312.3 ТК РФ). Работодатель вправе обмениваться электронными документами с удаленным работником.
Если работодатель распространил на удаленного работника правила ведения КЭДО, то применяются все правила, включая запрет на обмен кадровыми документами, указанными в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Если на удаленного работника эти правила не распространены, то применяются специальные нормы, которые предусматривают возможность обмена любыми электронными документами с таким сотрудником.
Обмен электронными документами
Для обмена электронными документами действуют особые правила. Каждая из сторон при получении электронного документа обязана направлять другой стороне электронный документ, подтверждающий получение. Срок направления такого подтверждения определяется также коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ).
Кроме того, при обмене электронными документами нужно использовать электронную подпись. Вид подписи зависит от типа электронного документа. Работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись при заключении, расторжении или изменении в электронном виде следующих документов (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):
- трудового договора;
- дополнительного соглашения к трудовому договору;
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
При обмене другими электронными документами работодатель и работник могут использовать любые другие виды электронной подписи.
Ознакомление с локальными нормативными актами работника
После заключения трудового договора об удаленной работе, ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые оформляются на бумаге и с которыми работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), работодатель может путем обмена электронными документами. Сделать это можно и другими способами, включая личное ознакомление и подписание. Коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему можно предусмотреть и другие формы обмена этими документами с работником для их подписания (ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).
Подача заявлений (объяснений) удаленным работником
Дистанционный работник может обратиться к работодателю с заявлением (объяснением), направив электронный документ. Кроме того, коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему может быть предусмотрена другая форма обращения к работодателю в упомянутых случаях (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).
Документы для начисления выплат по листку нетрудоспособности удаленного сотрудника
Чтобы получить заработок, сохраненный за период временной нетрудоспособности, удаленный работник должен направить работодателю листок нетрудоспособности. Сделать это можно по почте заказными письмом с уведомлением о вручении.
Если выдавшая листок нетрудоспособности медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями для формирования электронного листка нетрудоспособности, работнику достаточно сообщить работодателю серию и номер больничного листа (ч. 8 ст. 312.3 ТК РФ).
Выдача документов удаленному сотруднику
Если удаленный работник обратится к работодателю за заверенными копиями документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), то работодатель должен направить их работнику не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Направить документы работнику можно:
- в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением,
- в форме электронного документа (если это указано в заявлении работника) тем способом, который предусмотрен порядком взаимодействия между работником и работодателем (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ).
Оформление и ведение трудовой книжки удаленного работника
Если удаленный работник использует бумажную трудовую книжку, вносить в нее запись о дистанционной работе не обязательно. Сделать это нужно только в том случае, если работник выразил такое желание, подав на имя работодателя соответствующее заявление, и предоставил трудовую книжку лично или путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Заявление о внесении в трудовую книжку записи об удаленной работе целесообразно также направлять работодателю по почте заказным письмом.
Обратите внимание. Если работник поступает на работу впервые после 01.01.2021, оформлять и заполнять бумажную трудовую книжку для него не нужно. В отношении всех работников (включая дистанционных) сведения о трудовой деятельности представляются работодателем в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Каких-либо особенностей внесения в трудовую книжку записи о дистанционной работе законом не предусмотрено. Поэтому запись о приеме на работу следует оформлять в общем порядке.
Закон не предусматривает и особенностей выдачи трудовой книжки удаленному работнику при его увольнении. В день увольнения нужно выдать такому работнику трудовую книжку в общем порядке. Если работник не пришел за трудовой книжкой, следует направить ему уведомление о необходимости явиться и забрать ее, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Сведения о трудовой деятельности работника по форме ЕФС-1 подаются на всех сотрудников, включая дистанционных (п. 4 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, далее – Порядок). Даже если в бумажную трудовую книжку работника запись о дистанционной работе не вносится, данные по нему все равно подаются работодателем в СФР.
При приеме сотрудника на дистанционную работу в графе 3 подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 указывается кадровое мероприятие "ПРИЕМ". В графе 6 после кода по ОКЗ необходимо указать код "ДИСТ" (п. 46 Порядка).
Основания для представления формы ЕФС-1 в отношении удаленных работников те же самые, что и для любых других работников.
Узнать подробнее о порядке оформления формы ЕФС-1 можно здесь.