По инициативе работника или работодателя работник может быть переведен на удаленную (дистанционную) работу с его согласия. Если решение о дистанционной работе принято уже при приеме на работу, следует внести соответствующее условие в трудовой договор при его заключении. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь. Кроме того, в некоторых случаях работник может быть переведен на удаленную работу без его согласия. Ниже рассмотрим порядок перевода сотрудника на удаленную работу с согласия работника, когда трудовой договор уже заключен и работник трудится в офисе.
Как перевести работников на удаленную работу с согласия работника?
Для того чтобы перевести сотрудника на удаленную работу с его согласия, необходимо предпринять следующие действия.
1. Внести изменения в условия трудового договора
Изменение условий трудового договора, определенных сторонами, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении его условий заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Подробнее о порядке изменения условий трудового договора читайте здесь.
Следует помнить, что трудовой договор с дистанционным работником должен содержать перечень обязательных условий, который приведен в этой статье. Это означает, что дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе сотрудника на удаленную работу должно вносить в трудовой договор все эти условия.
Дополнительное соглашение, предусматривающее включение в трудовой договор условия об удаленной работе сотрудника, может быть заключено не только путем подписания бумажного документа, но и путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием электронных подписей работодателя и работника (ч. 2 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
2. Издать приказ о переводе сотрудника на удаленную работу
На основании заключенного с работником дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе работника на удаленную работу. Приказ составляется в свободной форме. Как правило, в нем указывается основание для перевода (трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору), а также дата, с которой работник приступает к выполнению трудовых обязанностей в удаленном режиме.
3. Оформить личную карточку работника
С 01.09.2021 оформление личной карточки больше не обязательно (см. статью).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 – для коммерческих организаций:
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Негосударственные организации могут пользоваться самостоятельно разработанной формой личной карточки (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Информация о переводе сотрудника на удаленную работу должна быть зафиксирована в личной карточке работника, например, по форме № Т-2, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (если она ведется). Эта информация отражается в графе "Характер работы" шапки карточки, а также в разделе карточки "Дополнительные сведения".
Вносить информацию о переводе сотрудника на удаленную работу в его трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) не нужно.
4. Представить в СФР сведения о переводе сотрудника на удаленную работу
При переводе сотрудника на дистанционную (удаленную) работу необходимо представить в Социальный фонд России (СФР) сведения по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
В графе 3 подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 указывается кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД". В графе 6 после кода по ОКЗ необходимо указать код "ДИСТ" (п. 46 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).
Сведения в СФР нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором издан приказ (распоряжение) о переводе сотрудника на удаленную работу (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).