Порядок приема сотрудника на удаленную (дистанционную) работу в целом не отличается от приема на работу любого другого наемного работника. Нюансы заключаются в особенностях взаимодействия с таким сотрудником с помощью средств связи. Рассмотрим порядок приема на удаленную (дистанционную) работу более подробно.
1. Получить от работника документы, обязательные для приема на работу
Принимаемый на удаленную (дистанционную) работу сотрудник предъявляет работодателю стандартный набор документов, предусмотренный ст. 65 ТК РФ.
Подробнее см. Предоставление соискателем документов при приеме на работу.
Работодатель имеет право заключать трудовой договор с удаленным работником без личного присутствия путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае все документы, которые работник должен предъявить при приеме на работу, также могут быть предъявлены работодателю в электронной форме. При необходимости работодатель вправе потребовать от работника предоставить нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами
До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с коллективным договором (при наличии) и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Работника, поступающего на удаленную (дистанционную) работу, можно ознакомить с локальными нормативными актами путем обмена электронными документами. Личное присутствие работника для этого не требуется (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
Подробнее см. Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами при приеме на работу.
3. Заключить трудовой договор
Заключить трудовой договор об удаленной (дистанционной) работе можно путем обмена с работником электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). При этом нужно учитывать требования, закрепленные в ст. 312.3 ТК РФ. Так, при заключении трудового договора в электронном виде путем обмена электронными документами следует использовать (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):
- работодателю – усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
- работнику – усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).
Трудовой договор с удаленным (дистанционным) работником должен содержать ряд обязательных условий, а именно:
- о дистанционном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- о постоянном, временном или периодическом характере дистанционной работы (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);
- о форме взаимодействия работника и работодателя (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ);
- о сроке направления в форме электронного документа подтверждения получения электронного документа от другой стороны при взаимодействии работника и работодателя путем обмена электронными документами либо о порядке подтверждения при взаимодействии в другой форме (ч. 3, 4 ст. 312.3 ТК РФ);
- о форме ознакомления работника с документами работодателя и представления работником документов и информации работодателю (ч. 5, 6 ст. 312.3 ТК РФ);
- о порядке выполнения работы удаленно и передачи результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросу работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ);
- о режиме рабочего времени и времени отдыха удаленного работника (ст. 312.4 ТК РФ);
- об обязанности работника использовать предоставленное работодателем оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, иные средства или о возможности работника использовать перечисленные средства, принадлежащие ему (арендованные им). Здесь же следует прописать условие о порядке и сроках предоставления этих средств работодателем работнику либо размер, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование средств, принадлежащих работнику, а также расходов, связанных с их использованием (ч. 1, 2 ст. 312.6 ТК РФ).
Если трудовой договор с удаленным работником заключается в электронной форме, у работника есть право потребовать от работодателя бумажную версию этого договора. Для этого он должен направить работодателю письменное заявление в свободной форме. Способ направления такого заявления законом не определен. Полагаем, оно может быть подано лично или по почте заказным письмом с уведомлением.
При поступлении от работника такого заявления следует направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему в течение трех рабочих дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Узнать больше о требованиях к трудовому договору с удаленным работником и ознакомиться с примерной формой такого договора можно здесь.
4. Издать приказ о приеме на работу
С 22 ноября 2021 года документом, который оформляет трудовые отношения, является трудовой договор, а не приказ, как ранее (подробнее см. комментарий). Однако работодатель по-прежнему может издавать приказ о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
Если работодатель использует унифицированные формы, то приказы издаются по формам, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников).
В приказе указываются следующие сведения:
- наименование работодателя;
- дата и номер приказа;
- дата, с которой сотрудник принят на работу. Если с работником заключается срочный трудовой договор, то необходимо указать и дату окончания срока действия этого договора;
- ФИО работника и табельный номер;
- наименование структурного подразделения;
- должность (специальность, профессия), на которую принимается работник;
- характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
- размер оклада и надбавок;
- основание для издания приказа – трудовой договор;
- информация о руководителе организации;
- подпись работника об ознакомлении с приказом и дата такого ознакомления.
Приказ о приеме на работу может быть зарегистрирован в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.
5. Подать в СФР сведения о приеме на работу удаленного работника
В отношении принятого на работу удаленного сотрудника работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
Сведения в СФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Таким образом, если работодатель не откажется от издания приказов, то при сдаче ЕФС-1 необходимо ориентироваться на дату принятия приказа о приеме на работу. Если же приказ о приеме работодатель оформлять не будет, то срок представления ЕФС-1, по нашему мнению, необходимо определять с учетом даты заключения трудового договора.
При приеме на работу сотрудника нужно заполнить и представить:
- титульный лист ЕФС-1;
- подраздел 1 раздела 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1.
Это следует из п. 4, 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.
6. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу
Если трудовая книжка принятого на удаленную работу сотрудника ведется в бумажном виде, вносить в нее запись о приеме на удаленную работу работодатель не обязан. Но по желанию работника запись в трудовую книжку может быть внесена. Изъявить такое желание он может путем направления работодателю соответствующего заявления либо лично, либо по почте заказным письмом с уведомлением, а также направить работодателю оригинал трудовой книжки по почте с уведомлением.
При поступлении такого заявления следует внести в трудовую книжку запись о приеме на работу в обычном порядке (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если работник поступает на работу впервые или ранее он уже работал, но отказался от ведения бумажной трудовой книжки, заполнять ее не нужно. Достаточно представить в СФР сведения о трудовой деятельности работника по форме ЕФС-1.