Дата публикации 20.01.2025

Иностранцы, постоянно проживающие в РФ, по своему миграционному статусу максимально приближены к гражданам РФ. Поэтому порядок оформления с ними трудовых отношений практически не отличается от порядка, установленного для российских граждан.

Рассмотрим пошагово процедуру кадрового оформления постоянно проживающего в РФ иностранного работника.

1. Убедиться, что иностранный работник имеет статус постоянно проживающего в РФ

Документом, свидетельствующим о статусе постоянно проживающего на территории РФ иностранца, является вид на жительство (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 25.07.2022 № 115-ФЗ, далее – № 115-ФЗ). Вместе с видом на жительство у иностранного гражданина следует запросить паспорт. Вид на жительство оформляется по форме, утв. приказом МВД России от 03.06.2020 № 399.

2. Получить документы для приема на работу постоянно проживающего иностранца

Для приема на работу иностранца, постоянно проживающего на территории РФ, ни работодателю, ни работнику не нужно получать разрешения или иные разрешительные документы (пп. 1 п. 4 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Иностранный работник при трудоустройстве представляет следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 1 ст. 10 Закона № 115-ФЗ);
• трудовую книжку. Если иностранный работник, постоянно проживающий на территории РФ, приехал из республик бывшего СССР или другой страны, необходимо иметь в виду следующее. На территории РФ применяются несколько форм трудовых книжек, в частности:
  • трудовая книжка образца 1938 года, введенная в действие постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 № 1320;
  • трудовая книжка образца 1973 года, введенная постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 (отменено постановлением Правительства России от 03.02.2020 № 80);
  • трудовая книжка образца 2003 года, введенная постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225;
  • с 1 января 2023 года действует новый бланк трудовой книжки, установленный Приложением № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
  Если иностранный работник предъявит работодателю трудовую книжку старого образца, следует заполнять ее.
  Подробнее об оформлении иностранным работникам трудовой книжки см. статью-рекомендацию;
• вид на жительство в РФ (ст. 327.3 ТК РФ);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ("зеленая карточка"), оформленное до 29.09.2019, либо уведомление по форме АДИ-РЕГ, оформленное начиная с 29.09.2019.
  Иностранные граждане получают СНИЛС самостоятельно или через работодателя (ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
  Для оформления СНИЛС иностранному гражданину (лицу без гражданства) необходимо иметь документ, удостоверяющий личность (паспорт).
  Если документ, удостоверяющий личность, заполнен на иностранном языке, необходимо представить его нотариально заверенный перевод.
  Зарегистрироваться в системе персонифицированного учета иностранный гражданин может через своего работодателя либо самостоятельно в любом территориальном органе Социального фонда России (СФР).
  При личном обращении в территориальный орган СФР такая регистрация осуществляется в режиме реального времени. Иностранному гражданину выдается уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, где в числе прочих сведений указан СНИЛС.
  Если СНИЛС оформляется через работодателя, то подается заявление в произвольной форме и анкета зарегистрированного лица по форме АДВ-1, утв. приказом СФР от 30.10.2023 № 2153.
  После приема на работу иностранного сотрудника работодатель должен предоставить в территориальный орган Социального фонда России (СФР) сведения по форме ЕФС-1 (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). При отсутствии у иностранца СНИЛС работодатель не сможет подать форму ЕФС-1, поскольку СНИЛС необходимо указать в этой форме. Поэтому следует дождаться получения иностранцем СНИЛС, а затем принимать его в штат и подавать форму ЕФС-1;
• документ об образовании и (или) о квалификации или документ о наличии специальных знаний. Документ об образовании, выданный учебным заведением иностранного государства, должен пройти процедуру признания и установления эквивалентности (ст. 107 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ). Проходить процедуру признания не требуется, если образование, полученное иностранным работником, подпадает под действие международных договоров (ч. 3 ст. 107 Закона № 273-ФЗ). Перечень таких международных договоров представлен на сайте ФГБУ "Росаккредагентство".
  Распоряжением Правительства России от 30.01.2023 № 186-р утвержден Перечень иностранных образовательных организаций, которые выдают документы об образовании и (или) о квалификации, признаваемые в РФ. Документы об образовании, полученные в этих учреждениях, дополнительной процедуры признания не требуют.

Иностранный работник не должен представлять работодателю документы воинского учета, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (ч. 3 ст. 327.3 ТК РФ).

У работодателя нет обязанности требовать у такого работника и ИНН. При этом отсутствие ИНН не является основанием для неудержания с зарплаты иностранного работника НДФЛ (письмо Минфина России от 18.01.2008 № 03-04-06-01/9).

Иностранный гражданин может самостоятельно получить в налоговых органах ИНН и представить его работодателю. Для получения ИНН иностранцу нужно подать в ИФНС заявление о постановке на учет в налоговом органе, а также предъявить вид на жительство иностранного гражданина с отметкой о регистрации по месту жительства в РФ.

Указанные документы иностранец может представить в ИФНС лично, направить по почте заказным письмом или передать в электронном виде.

На основании представленных документов ИФНС в течение 5 рабочих дней со дня получения документов ставит иностранца на учет и выдает ему свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе.

Подробнее см.: Предоставление соискателем документов при приеме на работу.

3. Ознакомить работника с локальными нормативными актами

До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить иностранца под подпись с коллективным договором (при наличии) и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Подробнее см.: Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами при приеме на работу.

4. Оформить трудовой договор

Трудовой договор составляется в письменной форме в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Работник должен поставить подтверждающую подпись о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя.

Если сотрудник был фактически допущен к работе, то работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Подробнее см.: Трудовой договор.

В трудовом договоре с постоянно проживающим на территории РФ иностранным гражданином должны указываться реквизиты вида на жительство (абз. 4 ч. 1 ст. 327.2 ТК РФ).

Трудовой договор с постоянно проживающим иностранцем заключается на неопределенный срок.

5. Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу

Издавать приказ о приеме на работу не обязательно, поскольку трудовые отношения оформляет трудовой договор.

Однако работодатель по-прежнему может издавать приказ о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Если работодатель использует унифицированные формы, то приказы издаются по формам, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно по формам  № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников).

6. Подать в СФР сведения о приеме работника на работу

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки на принимаемого на работу сотрудника, работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сведения в СФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). В настоящее время основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Таким образом, при приеме на работу в качестве документа-основания необходимо указывать трудовой договор. Поэтому считаем, что в обоих случаях (когда работодатель издает приказы о приеме на работу или отказался от издания таких приказов) срок представления формы ЕФС-1 необходимо определять с учетом даты заключения трудового договора.

При приеме на работу сотрудника нужно заполнить и представить:

• титульный лист ЕФС-1;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Это следует из п. 4, 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

7. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку

Запись о приеме на работу необходимо внести в бумажную трудовую книжку работника (если она ведется). Записи в трудовую книжку иностранного сотрудника вносятся в соответствии с Порядком, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).

Подробнее см.: Порядок заполнения трудовой книжки.

8. Внести сведения в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка № 320н).

Работодатель может использовать собственную форму книги (журнала), либо форму, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя нужно утвердить эту форму в качестве применяемой.

9. Оформить личную карточку работника

Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).

Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма № Т-2 предназначена для сотрудников коммерческих организаций;
• форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную и утвержденную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

10. Уведомить территориальный орган МВД России о заключении трудового договора с иностранным гражданином

После того как с постоянно проживающим иностранным гражданином будет заключен трудовой договор, необходимо уведомить об этом территориальный орган МВД России по месту выполнения работы иностранцем. Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней с даты оформления договора (ч. 8 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ).

Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином оформляется и представляется в территориальный орган МВД России по форме, приведенной в приложении № 7 к приказу МВД России от 30.07.2020 № 536.

Подробнее о представлении уведомления см.: Трудовые отношения с иностранными гражданами.

11. Поставить постоянно проживающего гражданина на миграционный учет

Иностранные граждане подлежат постановке на миграционный учет (ст. 20 Федерального закона от 18.06.2006 № 109-ФЗ, далее – Закон № 109-ФЗ).

У постоянно проживающего на территории РФ иностранного гражданина есть место жительства, т.е. место постоянного проживания в помещении на основании права собственности, аренды и т.п. В противном случае он не получит вид на жительство. Уведомление о месте жительства такой гражданин подает самостоятельно (ч. 2 ст. 7 и ч. 1 ст. 14 Закона № 109-ФЗ). Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня прибытия (ч. 3 ст. 20 Закона № 109-ФЗ).

Если постоянно проживающий иностранный работник будет находиться в месте, отличном от места его проживания, уведомление подает работодатель (принимающая сторона). Сделать это нужно в течение 1 рабочего дня следующего за днем прибытия (п. 1 и п. 3 ч. 3 ст. 20 Закона № 109-ФЗ).

Подробнее о миграционном учете постоянно проживающих граждан см. статью.