Дата публикации 23.10.2025

Порядок оформления иностранного работника отличается от приема на работу российского гражданина. Рассмотрим его поэтапно.

1. Убедиться, что иностранный работник прибыл в порядке, не требующем получения визы

В основном в безвизовом порядке на территорию РФ въезжают граждане республик бывшего СССР.

Перечень стран, для граждан которых установлен безвизовый порядок, приведен в письме МИД России от 27.04.2012 № 19261/кд.

Кроме того, на сайте МИД России можно проверить, установлен ли для страны иностранного гражданина безвизовый въезд на территорию РФ. Проверить эту информацию можно по ссылке.

2. Получить от иностранного работника патент

Для безвизового иностранца документом, подтверждающим его право на труд в РФ, является патент (п. 1 ст. 13.3 Федерального закона № 115-ФЗ, далее – Закон № 115-ФЗ). Патент иностранец оформляет сам в территориальном органе МВД России, его форма утверждена приказом МВД России от 02.11.2021 № 805.

Иностранец должен представить работодателю патент при приеме на работу вместе с остальными документами (ст. 65 и ст. 327.3 ТК РФ). Убедиться в том, что патент действующий, поможет электронный сервис, предоставляемый МВД России.

Максимальный срок действия патента составляет 12 месяцев. При этом иностранец может переоформить патент неограниченное количество раз, не выезжая с территории РФ.

По общему правилу безвизовые иностранцы могут работать только в том субъекте РФ, где им выдан патент (п. 4.2 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

С 1 сентября 2025 года безвизовые иностранцы могут работать по одному патенту в двух субъектах РФ при соблюдении определенных условий. Подробнее об этом см. в статье.

3. Получить от иностранного работника документы, необходимые для заключения трудового договора

Наряду с патентом "безвизовый" иностранный работник должен представить работодателю следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 1 ст. 10 Закона № 115-ФЗ);
• трудовую книжку. Поскольку "безвизовые" работники в основном прибывают из республик бывшего СССР, необходимо иметь в виду следующее.
  На территории РФ применяются несколько форм трудовых книжек, в частности:
  • трудовая книжка образца 1938 года, введенная в действие постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 № 1320;
  • трудовая книжка образца 1973 года, введенная постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 (отменено постановлением Правительства России от 03.02.2020 № 80);
  • трудовая книжка образца 2003 года, введенная постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225;
  • с 1 января 2023 года действует новый бланк трудовой книжки, установленный Приложением № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
  Если иностранный работник предоставит работодателю трудовую книжку старого образца, то следует заполнять ее.
  Подробнее об оформлении иностранным работникам трудовой книжки см. статью-рекомендацию;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования ("зеленая карточка"), оформленное до 29.09.2019, либо уведомление по форме АДИ-РЕГ, оформленное начиная с 29.09.2019.
  Иностранные граждане получают СНИЛС самостоятельно или через работодателя (ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
  Для оформления СНИЛС иностранному гражданину (лицу без гражданства) необходимо иметь документ, удостоверяющий личность (паспорт).
  Если документ, удостоверяющий личность, заполнен на иностранном языке, необходимо представить его нотариально заверенный перевод.
  Зарегистрироваться в системе персонифицированного учета иностранный гражданин может через своего работодателя либо самостоятельно в любом территориальном органе Социального фонда России (СФР).
  При личном обращении в территориальный орган СФР регистрация в системе персонифицированного учета осуществляется в режиме реального времени. Иностранному гражданину выдаётся уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, где в числе прочих сведений указан СНИЛС.
  Если СНИЛС оформляется через работодателя, то подается заявление в произвольной форме и анкета зарегистрированного лица по форме АДВ-1, утв. приказом СФР от 30.10.2023 № 2153.
  После приема на работу иностранного сотрудника работодатель должен предоставить в территориальный орган Социального фонда России (СФР) сведения по форме ЕФС-1 (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). При отсутствии у иностранца СНИЛС работодатель не сможет подать форму ЕФС-1, поскольку СНИЛС необходимо указать в этой форме. Поэтому следует дождаться получения иностранцем СНИЛС, а затем принимать его в штат и подавать форму ЕФС-1;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний.
  Документ об образовании, выданный учебным заведением иностранного государства, должен пройти процедуру признания и установления эквивалентности (ст. 107 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ). Проходить процедуру признания не требуется, если образование, полученное иностранным работником, подпадает под действие международных договоров (ч. 3 ст. 107 Закона № 273-ФЗ).  Перечень таких договоров представлен на сайте ФГБУ "Росаккредагентство".
  Распоряжением Правительства России от 30.01.2023 № 186-р утвержден Перечень иностранных образовательных организаций, которые выдают документы об образовании и (или) о квалификации, признаваемые в РФ. Документы об образовании, полученные в этих учреждениях, дополнительной процедуры признания не требуют.

Иностранному работнику не требуется представлять работодателю документы воинского учета, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (ч. 3 ст. 327.3 ТК РФ).

Не обязан иностранный работник представлять работодателю и ИНН.

Иностранный гражданин может самостоятельно получить в налоговых органах ИНН и представить его работодателю. Для получения ИНН иностранцу нужно подать в ИФНС заявление о постановке на учет в налоговом органе, а также предъявить паспорт иностранного гражданина, отрывную часть бланка уведомления о прибытии с отметкой органа миграционного учета или миграционную карту с отметкой органа миграционного учета о регистрации по месту временного пребывания.

Указанные документы иностранец может представить в ИФНС лично, направить по почте заказным письмом или передать в электронном виде.

На основании представленных документов ИФНС в течение 5 рабочих дней со дня получения документов ставит иностранца на учет и выдает ему свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе.

Отсутствие ИНН не является основанием для неудержания с зарплаты иностранного работника НДФЛ (см. письмо Минфина России от 18.01.2008 № 03-04-06-01/9). Кроме того, безвизовые иностранцы при получении патента платят авансовые платежи по НДФЛ в бюджет, а работодатель может уменьшить на эти платежи исчисленный с их зарплаты налог, если получит уведомление от налоговой инспекции (подробнее об этом см. в статье).

Кроме того, отсутствие у иностранного работника ИНН не является основанием для отказа ему в приеме на работу (ч. 1 ст. 64 и ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

4. Ознакомить работника с локальными нормативными актами

До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить "безвизового" иностранца под подпись с коллективным договором (при наличии) и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Подробнее см.: Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами при приеме на работу.

5. Оформить трудовой договор

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Работник должен поставить подтверждающую подпись о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя.

Если сотрудник был фактически допущен к работе, то работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Подробнее см. Трудовой договор.

Напомним, что в трудовом договоре с безвизовым иностранным работником необходимо указать сведения о выданном ему патенте (ч. 1 ст. 327.2 ТК РФ). Из письма Роструда от 28.02.2025 № ПГ/02276-6-1 следует, что сведения о патенте – это его реквизиты (серия и номер патента, дата его выдачи). Также полагаем, что можно указать наименование территориального органа МВД России, выдавшего патент.

Трудовой договор с безвизовым иностранцем заключается на неопределенный срок.

• Примерная форма трудового договора с иностранцем, прибывшим в безвизовом порядке

Обратите внимание, заработную плату иностранному работнику необходимо выплачивать только в безналичном порядке. Подробнее см. статью.

Работодатель может выплачивать заработную плату иностранцам в натуральной форме. Такие выплаты не подпадают под определение валютных операций и не могут квалифицироваться как незаконные валютные операции. При этом факт получения нерезидентами дохода в натуральной форме должен быть документально подтвержден (письмо ФНС России от 21.04.2025 № ШЮ-4-17/4062@).

6. Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу

Издавать приказ о приеме на работу не обязательно, поскольку трудовые отношения оформляет трудовой договор.

Однако работодатель по-прежнему может издавать приказ о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Если работодатель использует унифицированные формы, то приказы издаются по формам, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно по формам  № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников).

7. Подать в СФР сведения о приеме работника на работу

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки на принимаемого на работу сотрудника, работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Сведения в СФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). В настоящее время основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Таким образом, при приеме на работу в качестве документа-основания необходимо указывать трудовой договор. Поэтому считаем, что в обоих случаях (когда работодатель издает приказы о приеме на работу или отказался от издания таких приказов) срок представления формы ЕФС-1 необходимо определять с учетом даты заключения трудового договора.

При приеме на работу сотрудника нужно заполнить и представить:

• титульный лист ЕФС-1;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Это следует из п. 4, 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

8. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку

Запись о приеме на работу необходимо внести в бумажную трудовую книжку работника (если она ведется). Записи в трудовую книжку иностранного сотрудника вносятся в соответствии с Порядком, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).

Подробнее см.: Порядок заполнения трудовой книжки.

9. Внести сведения в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка № 320н).

Работодатель может использовать собственную форму книги (журнала), либо форму, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя нужно утвердить эту форму в качестве применяемой.

10. Оформить личную карточку работника

Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).

Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма № Т-2 предназначена для сотрудников коммерческих организаций;
• форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную и утвержденную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

11. Уведомить территориальный орган МВД России о заключении трудового договора с иностранным гражданином

После того как с безвизовым иностранным гражданином будет заключен трудовой договор, необходимо уведомить об этом территориальный орган МВД России по месту выполнения работы иностранцем. Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора (п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ).

Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином оформляется и представляется в территориальный орган МВД России по форме, приведенной в приложении № 7 к приказу МВД России от 30.07.2020 № 536.

С 1 сентября 2025 года безвизовые иностранные сотрудники могут работать по одному патенту в двух субъектах РФ (в г. Москве и Московской области, а также в г. Санкт-Петербурге и Ленинградской области). Подробнее об этом читайте здесь.

Если с 1 сентября 2025 года иностранный работник трудится на территории двух субъектов РФ, то подавать уведомление нужно в каждом субъекте РФ, в котором иностранный работник ведет трудовую деятельность. При этом в пункте 3.4 уведомления необходимо указывать все места осуществления трудовой деятельности.

Если работодатель ранее уже подавал уведомление в одном субъекте РФ и сотрудник начинает работать в другом субъекте РФ, то нужно уведомить территориальный орган МВД России во втором субъекте РФ в течение 3 рабочих дней со дня начала работы сотрудника в этом регионе (абз. 2 п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ, п. 2 Порядка уведомления, утв. приказом МВД России от 30.07.2020 № 536).

Подробнее о представлении уведомления см.: Трудовые отношения с иностранными гражданами.

12. Поставить временно пребывающего "безвизового" гражданина на миграционный учет

Иностранные граждане подлежат постановке на миграционный учет (ст. 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ, далее – Закон № 109-ФЗ).

Подробнее о миграционном учете временно пребывающих граждан см. статью.

13. Проверить, отправил ли "безвизовый" иностранец в территориальный орган МВД России уведомление и копию трудового договора

В течение 2 месяцев со дня выдачи патента "безвизовый" иностранец, принятый на работу, должен представить в территориальный орган МВД России уведомление об осуществлении трудовой деятельности по форме, утв. приказом МВД России от 05.09.2023 № 655. К уведомлению необходимо приложить копию трудового договора, заключенного с работодателем (п. 7 ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ).

Отметим, что у работодателя нет обязанности контролировать отправку работником уведомления и копии трудового договора в территориальный орган МВД России. Однако сделать это все-таки стоит, поскольку в противном случае патент иностранного работника будет аннулирован (пп. 4 п. 22 ст. 13.3 Закона № 115-ФЗ). При аннулировании патента, выданного иностранному работнику, работодатель обязан его уволить по п. 2 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ. Если не уволить иностранного работника по указанному основанию, работодателю грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Подробнее о порядке увольнения иностранца см. статью.

Иностранный гражданин должен представить уведомление одним из следующих способов:

• лично в территориальный орган МВД России;
• по почте письмом с уведомлением о вручении;
• в форме электронного документа через портал Госуслуг.

Если иностранный работник представил в территориальный орган МВД России уведомление лично, рекомендуем запросить у него копию справки, подтверждающей прием уведомления территориальным органом МВД России.

Если иностранный работник отправил уведомление по почте, рекомендуем запросить у него копию уведомления о вручении. При отправке уведомления в электронной форме работодатель может попросить у работника переслать или распечатать электронное сообщение о приеме уведомления.

Эти правила действуют при соблюдении 2 условий:

• с момента выдачи патента не прошло 2 месяцев;
• это первое место работы иностранца.

Если с момента получения патента прошло более 2 месяцев, то необходимо проверить, работал ли сотрудник и отправлял ли он уведомление и копию трудового договора в территориальный орган МВД России. Если этого не произошло, то патент иностранца аннулирован, а значит, заключать с ним трудовой договор нельзя.

Убедиться в том, что патент действующий, поможет электронный сервис, предоставляемый МВД России.