Составление плана работы по воинскому учету и бронированию граждан
Для ведения воинского учета нужно составить план работы по организации воинского учета граждан (далее – План). В него следует включить все мероприятия по воинскому учету, которые нужно выполнить в течение года, а затем напротив каждого мероприятия проставлять отметку о проведении мероприятия. Форма Плана приведена в Приложении № 17 к Методическим рекомендациям.
Прежде чем подписать План у руководителя организации, следует согласовать его с военкоматом, в котором стоит на учете организация-работодатель. О том, каким образом происходит согласование Плана, лучше уточнить в военкомате. Поскольку в Методических рекомендациях не прописан порядок действий, процедура согласования может отличаться в зависимости от региона и военкомата.
После согласования План подписывается руководителем отдела кадров, лицом, ответственным за ведение воинского учета, а также утверждается руководителем организации.
План составляется на календарный год и согласовывается с военкоматом ежегодно до начала очередного календарного года (это целесообразно сделать до 31 декабря) (п. 37, 39 Методических рекомендаций). Отметим, что точные сроки представления Плана на согласование не установлены. Поэтому рекомендуем уточнить их в своем военкомате.
Если в течение года в утвержденный План вносятся изменения, их целесообразно согласовывать с военкоматом (письмо Минобороны России от 02.11.2024 № 315/2/4190).
Оформление карточек работников, подлежащих воинскому учету (Форма № 10)
Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, регламентирующая ведение воинского учета в организации, утверждена приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 (далее – Инструкция).
Воинский учет работников-призывников и военнообязанных ведется на основании специальной карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации, по Форме № 10, которая приведена в Приложении № 22 к Инструкции (далее – Карточка) (п. 31 Инструкции). Такую Карточку нужно оформить на каждого сотрудника, который подлежит воинскому учету.
Размер бланка Карточки – 210 × 297 мм. На лицевой стороне отражаются личные данные работника, а на оборотной – информация о воинском учете, приемах, переводах и увольнениях, а также дополнительные сведения. Вести такую Карточку необходимо одновременно в бумажном и электронном форматах (п. 32 Инструкции).
Что нужно для заполнения Карточки работника, подлежащего воинскому учету
Для заполнения Карточки работодателю понадобятся (п. 32 Инструкции):
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников;
- военный билет офицера запаса (военный билет; временное удостоверение, выданное взамен военного билета офицера запаса; временное удостоверение, выданное взамен военного билета; справка, выданная взамен военного билета) – для военнообязанных.
Кроме того, для заполнения Карточки у сотрудника следует уточнить сведения об образовании, месте работы, должности, месте жительства или пребывания на срок более 3 месяцев, семейном положении, а также другие необходимые для заполнения Карточки сведения (п. 32 Инструкции).
Как оформить и заполнить Карточку работника, подлежащего воинскому учету
Карточки формируются и ведутся одновременно в электронном и бумажном виде. Вносить изменения в базу данных электронных Карточек, а также распечатывать их вправе только работник, который ведет воинский учет в организации (п. 32 Инструкции).
Бумажную Карточку следует заполнять шариковой ручкой (чернилами черного, фиолетового или синего цвета). Почерк должен быть четким, разборчивым, без помарок и неустановленных сокращений. Записи о семейном положении, адресе места жительства (места пребывания), в т. ч. фактического, номере телефона вносятся в Карточку карандашом. Карточку можно сформировать в электронном виде, а затем распечатать (п. 33 Инструкции).
Поля Карточки "Сверка с документами воинского учета" и "Сверка с военным комиссариатом" заполняются сверху вниз простым карандашом. Дата сверки проставляется в формате ЧЧ.ММ.ГГ, затем работник организации ставит подпись (например, 24.02.22 Петрова) (п. 33 Инструкции).
Заполнение раздела I "Общие сведения"
Пункты 1–10 заполняются на основании данных паспорта гражданина РФ, удостоверения личности военнослужащего, документа воинского учета и других подтверждающих документов (п. 33 Инструкции).
В пункте 3 "Место рождения" указывается место рождения работника, на которого заполняется Карточка. В нем указываются: село (деревня, аул, кишлак, рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, край, республика. Записи следует вносить в именительном падеже. В них можно использовать разрешенные сокращения (п. 33 Инструкции).
В пункте 10 "Водительское удостоверение" необходимо указать сведения о водительском удостоверении работника, подлежащего воинскому учету: серию и номер удостоверения, дату его выдачи, а также категории транспортных средств, которыми вправе управлять сотрудник (п. 28 Инструкции). Этот пункт заполняется при наличии у сотрудника водительского удостоверения.
Заполнение раздела II "Сведения о воинском учете"
Порядок заполнения этого раздела зависит от статуса лица, на которого заполняется Карточка. Порядок заполнения прописан в п. 33 Инструкции.
Заполнение раздела II Карточки в отношении офицеров запаса
П. 1 заполнять не нужно.
П. 2 заполняется в соответствии с п.п. 6 и 14 военного билета офицера запаса.
П. 3 заполняется в соответствии с п. 8 военного билета офицера запаса. Наименование профиля следует вносить без сокращений (например, "командный").
П. 4 заполняется в соответствии с п. 7 военного билета офицера запаса. В него вносится полное кодовое обозначение военно-учетной специальности (ВУС) (шесть цифр), например, "021101".
П. 5 заполняется на основании записи в п. 17 военного билета офицера запаса. Категория годности записывается буквами:
- "А" (годен к военной службе);
- "Б" (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
- "В" (ограниченно годен к военной службе);
- "Г" (временно не годен к военной службе);
- "Д" (не годен к военной службе).
Если в п. 17 военного билета офицера запаса нет записей, в п. 5 Карточки проставляется категория годности к военной службе "А".
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете, в соответствии с п. 25 военного билета офицера запаса.
В п. 7 нужно заполнить реквизиты:
- "1) общем" – при наличии мобилизационного предписания и штампа о его вручении в п. 18 военного билета офицера запаса. Номер команды (партии) указывается в соответствии с записью в мобилизационном предписании и в строке "в команду № ___ " штампа о вручении мобилизационного предписания;
- "2) специальном" – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации, военного положения и на военное время. Здесь проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу в периоды мобилизации, военного положения и в военное время, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом или дата и исходящий номер списка граждан, пребывающих в запасе, обучающихся в образовательных организациях и имеющих право на отсрочку от призыва в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.
Если оснований для заполнения реквизитов "1) общем" и "2) специальном" нет, то следует подчеркнуть реквизит "1) общем". Все записи в п. 7 нужно вносить простым карандашом.
Заполнение раздела II Карточки в отношении солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса
П. 1 заполняется на основании п. 23 военного билета или п. 9 справки, выданной взамен военного билета. Проставляется цифра 1 или 2.
П. 2 заполняется на основании п. 20 военного билета.
П. 3 заполняется в соответствии с п. 25 военного билета или п. 11 справки, выданной взамен военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским знанием без сокращения, например, "солдаты", "матросы" и т. д.
П. 4 заполняется в соответствии с графой "Полное кадровое обозначение ВУС" п. 26 военного билета или п. 12 справки, выданной взамен военного билета. Записывается полное кадровое обозначение ВУС (6 цифр и буква), например "113194А".
П. 5 заполняется на основании записей в реквизите "Категория годности к военной службе" п.п. 6, 7 и 9 или в п. 30 военного билета либо п. 6 справки, выданной взамен военного билета. Категория годности записывается буквами:
- "А" (годен к военной службе);
- "Б" (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
- "В" (ограниченно годен к военной службе);
- "Г" (временно не годен к военной службе);
- "Д" (не годен к военной службе).
Если в п. 30 военного билета или п. 6 выданной взамен него справки нет записей, то в п. 5 Карточки проставляется категория годности к военной службе "А".
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Пункт заполняется на основании раздела IX военного билета или раздела VII справки, выданной взамен военного билета.
В п. 7 нужно заполнить реквизиты:
- "1) общем" – при наличии мобилизационного предписания и штампа о его вручении в разделе VII военного билета или разделе VI справки, выданной взамен военного билета. Номер команды (партии) указывается в соответствии с записью в мобилизационном предписании и в строке "в команду № ___ " штампа о вручении мобилизационного предписания;
- "2) специальном" – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации, военного положения и на военное время. Здесь проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу в периоды мобилизации, военного положения и в военное время, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом или дата и исходящий номер списка граждан, пребывающих в запасе, обучающихся в образовательных организациях и имеющих право на отсрочку от призыва в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.
Если оснований для заполнения реквизитов "1) общем" и "2) специальном" нет, следует подчеркнуть реквизит "1) общем". Все записи в п. 7 вносятся простым карандашом.
Заполнение раздела II Карточки в отношении призывников
П.п. 1, 3, 4 и 7 Карточки не заполняются.
В п. 2 делается запись "Подлежит призыву".
П. 5 заполняется на основании записи о решении комиссии по постановке граждан на воинский учет на стр. 1 удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Категория годности записывается буквами:
- "А" (годен к военной службе);
- "Б" (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
- "В" (ограниченно годен к военной службе);
- "Г" (временно не годен к военной службе);
- "Д" (не годен к военной службе).
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Эта информация указана в разделе I удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение раздела III "Дополнительные сведения"
В этом разделе Карточки следует указать следующую информацию о работнике (п. 33 Инструкции):
- принадлежность к казачеству;
- наложение административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету;
- наличие допуска контрольных органов;
- прохождение военных сборов (всех видов) во время работы в организации;
- наличие заключенного контракта на пребывание в резерве;
- другие сведения по вопросам воинского учета.
Заполнение раздела IV "Сведения о приеме и увольнении (переводе)"
Графы 1 "Дата и номер приказа (распоряжения)" и 2 "Наименование должности, на которую принят (переведен) или с которой уволен" заполняются на основании соответствующих данных кадрового учета.
Графа 3 "В какой военный комиссариат направлены сведения" заполняется в соответствии с отметкой в п. 6 раздела II Карточки (записи должны быть идентичными).
В графе 4 "Дата и исходящий номер сведений гражданина" ставится отметка о направлении сведений о работнике, подлежащем воинскому учету, в военкомат, в котором он состоит на учете.
Заполнив все графы Карточки в соответствии с приведенными выше требованиями, сотрудник, ответственный за ведение воинского учета, указывает свою должность в соответствующей графе, ставит подпись и приводит расшифровку подписи. Работник, на которого оформляется Карточка, также должен проставить в ней свою подпись. Завершается оформление карточки проставлением даты ее оформления в соответствующем поле.
Ведение картотеки карточек работников, подлежащих воинскому учету
Для хранения Карточек в организации необходимо организовать картотеку, которая включает следующие разделы (п. 34 Инструкции):
- первый раздел – карточки офицеров запаса;
- второй раздел – карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
- третий раздел – карточки военнообязанных запаса женского пола;
- четвертый раздел – карточки призывников.
Картотека строится в алфавитном порядке.
Если на воинском учете в организации состоит более 500 сотрудников, то Карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении таких предписаний, помещаются в пятый раздел картотеки. В пятом разделе картотеки Карточки размещаются по номерам команд (партий) на основании данных пункта 7 Карточки, а внутри команд (партий) – в алфавитном порядке (п. 35 Инструкции).
Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления. После сверки они уничтожаются с составлением акта об уничтожении (абз. 3 п. 35 Инструкции).
Карточки сотрудников, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, который обеспечивает удобство работы с ними, на усмотрение сотрудника (сотрудников), ответственного (-ых) за воинский учет в организации (абз. 4 п. 35 Инструкции).
Военные комиссары субъектов РФ имеют право устанавливать другой порядок построения пятого раздела картотеки (абз. 5 п. 35 Инструкции).
Ведение журнала проверок воинского учета
Военкоматы и органы местного самоуправления проверяют ведение воинского учета в организациях с численностью работающих (учащихся) граждан свыше 500 человек ежегодно, а в остальных – не реже 1 раза в 3 года.
Дату начала проверки военный комиссариат (орган местного самоуправления) сообщает руководителю организации не позднее 31 декабря года, предшествующего году проверки. В Инструкции не указан способ сообщения, поэтому военный комиссариат может это сделать как письменно, так и устно (по телефону) (п. 57 Инструкции).
В организации должен быть журнал проверок воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. В нем отражаются результаты соответствующих проверок.
Журнал ведется по форме, утв. в Приложении № 29 к Инструкции. Журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результат проверки может также отображаться в акте, составляемом по результатам окончания проверки. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (п. 62 Инструкции).
Оформление служебного делопроизводства
Документы по ведению воинского учета следует распределять по отдельным папкам (делам). Например, в одной папке могут храниться документы и их копии, представляемые работниками при приеме на работу, в другой – картотека личных карточек военнообязанных работников, в третьей – журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе и т. д.
Ведение номенклатуры дел по воинскому учету
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков отдельных дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Если в организации уже ведется номенклатура дел, то номенклатуру по воинскому учету можно включить в нее, если нет – оформить в виде отдельного документа.
Для разработки номенклатуры дел по воинскому учету можно использовать форму, приведенную в Приложении № 25 к п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Хранение документов воинского учета
Документы воинского учета необходимо хранить в архиве организации. Сроки хранения зависят от вида документов и приведены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень). Этот документ устанавливает следующие сроки хранения:
- 5 лет – для планов, перечней должностей, списков, отчетов, сведений, переписки по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (п. 457 Перечня);
- 5 лет – для карточек, расписок, листков, повесток (после снятия военнообязанного с воинского учета эти документы хранятся в течение 1 года) (п. 458 Перечня);
- 5 лет – для журналов проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (п. 459 Перечня);
- 5 лет – для книг, журналов, карточек учета и баз данных лиц, подлежащих воинскому учету (п. 463 Перечня).
Кроме того, следующие сроки хранения отдельных видов документов закреплены в Инструкции:
- 1 год – для списков граждан, пребывающих в запасе, которые составляются для сверки учетных сведений карточек военнообязанных лиц с данными, имеющимися у военкоматов (п. 36 Инструкции);
- 5 лет – для результатов проверок военкоматов и органов местного самоуправления ведения воинского учета в организациях с численностью работников более 500 человек (п.п. 57 и 58 Инструкции).