В соответствии с требованиями законодательства некоторые документы выдаются увольняемому работнику в обязательном порядке, а некоторые – только если сотрудник подал заявление об их выдаче.
Выдаваемые работнику копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Чтобы заверить такой документ, достаточно проставить в нем отметку с надписью "Верно", подпись и расшифровку подписи, заверившего документ лица, а также дату проставления отметки. Пример оформления заверительной надписи приведен в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обязательные документы предоставляются независимо от причины увольнения. Они выдаются при окончательном расчете с сотрудником.
К таким документам относятся:
- расчетный листок по форме, утвержденной работодателем, при этом в листке должны быть сведения о выплатах, начисленных ко дню увольнения (оплата по окладу (тарифной ставке), доплаты, надбавки и т. п.), об удержаниях из зарплаты, общей сумме зарплаты к выплате (ч. 1, 2 ст. 136, ст. 140 ТК РФ, письмо Роструда от 26.03.2025 № ПГ/04545-6-1);
- бумажная трудовая книжка (если работодатель продолжает ее ведение) либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утв. приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н (если работодатель в отношении работника формирует информацию о трудовой деятельности в электронном виде), за период работы у конкретного работодателя (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
- сведения персонифицированного учета, а именно (п.
2, 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ,
далее – Закон № 27-ФЗ):
- подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Выдается только тем работникам, в отношении которых ранее подавался;
- подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1;
- подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1.
- раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам по сотруднику, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (п. 8, 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ);
- оригиналы всех документов, которые сотрудник предоставлял работодателю во время работы, например личная медицинская книжка (письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32).
Период, за который необходимо предоставить персонифицированные сведения, законом не установлен. Полагаем, что их целесообразнее предоставить за период с начала года, в котором увольняется сотрудник.
По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать другие документы, связанные с работой. Например:
- справку о среднем заработке за последние три месяца работы по форме, утв. приказом Минтруда России от 27.11.2024 № 637н (представляется в службу занятости населения для назначения пособия по безработице);
- справку о заработной плате в свободной форме (она может понадобиться для предъявления в государственные органы, органы социальной защиты, в банк для получения кредита, в консульство для получения визы и т. п.);
- копию приказа о приеме на работу (если работодатель не отказался от издания таких приказов);
- копию приказа об увольнении;
- справку о доходах и суммах НДФЛ по форме, утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Работодатель также обязан выдавать документы, связанные с работой, либо их копии уволенным работникам. Следовательно, работодатель не вправе отказать бывшему работнику в выдаче документов, связанных с работой, в связи с тем, что трудовые отношения с ним прекращены. Этот вывод подтверждает судебная практика (см. определения Верховного Суда РФ от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9, Девятого КСОЮ от 03.10.2024 № 88-8165/2024).
Напомним о том, что с 01.01.2023 справка о сумме заработка по форме, утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н, не выдается увольняемому лицу (пп. "б" п. 7 ст. 9, ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).