Под переводом на другую работу, в частности, понимается изменение трудовой функции работника (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
В свою очередь, трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы (ст. 15 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, изменение сотруднику должности оформляется как перевод на другую работу.
Оформление перевода на другую должность
1. Получить согласие работника
Согласие сотрудника должно быть выражено в письменном виде.
Приказ о переводе может быть зарегистрирован в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.
2. Составить дополнительное соглашение к трудовому договору
Соглашение заключается сторонами в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). В нем следует указать:
- наименование и реквизиты работодателя;
- ФИО и другие данные сотрудника;
- реквизиты трудового договора, в который вносятся изменения;
- непосредственно сами изменения – перевод на другую должность;
- дату вступления в силу дополнительного соглашения.
Соглашение составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. На экземпляре работодателя также должна стоять дополнительная отметка с подписью сотрудника о том, что последний получил свой экземпляр дополнительного соглашения.
3. Издать приказ о переводе на другую должность
Работодатель может издать приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 или Т-5а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно разработанной форме. С этим приказом необходимо ознакомить сотрудника под подпись.
Приказ о переводе может быть зарегистрирован в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.
4. Внести изменения в бумажную трудовую книжку
Запись в бумажную трудовую книжку вносится, если сотрудник не выбрал ведение данных о трудовой деятельности в порядке, установленном ст. 66.1 ТК РФ. В трудовую книжку вносится запись только о постоянном переводе на другую должность (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Порядком, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).
Пример
| N записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной
ответственностью "Магнит" (ООО "Магнит") |
|||||
| 5 | 12 | 02 | 2020 | Принята в юридический отдел на должность юриста | Приказ от 12.02.2020 № 8 |
| 6 | 15 | 01 | 2024 | Переведена на должность старшего юриста | Приказ от 15.01.2024 № 5 |
5. Внести запись об изменении должности в личную карточку работника
С 1 сентября 2021 года оформление личной карточки больше необязательно (см. статью).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций,
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Если работодатель продолжит использовать унифицированную форму личной карточки, то запись о постоянном переводе на другую должность необходимо внести в раздел III.
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанной самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
6. Сделать отметку в лицевом счете об изменении должности работника
Лицевые счета предназначены для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.
Если работодатель пользуется унифицированными формами, то лицевые счета ведет по форме № Т-54 (при ручной обработке данных) или № Т-54а (при автоматизированной), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Можно разработать собственную форму учета начислений.
В применяемой форме работодатель должен сделать отметку об изменении должности сотрудника.
7. Представить в СФР сведения о переводе работника
Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки переведенного на другую должность сотрудника, работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его постоянном переводе по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
Сведения в СФР нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором издан приказ (распоряжение) о постоянном переводе (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
При переводе сотрудника нужно заполнить и представить:
- титульный лист ЕФС-1;
- подраздел 1 раздела 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1.
Это следует из п. 4, 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.