На работников, которые впервые поступают на работу, работодатели ведут только электронные трудовые книжки (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). При этом уведомлять сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется, работодатель не обязан (письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).
Другие работники вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – электронная или бумажная трудовая книжка (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?
В электронной трудовой книжке содержатся те же сведения, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
Как работнику получить сведения из трудовой книжки?
Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):
- у последнего работодателя;
- по запросу в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ;
- в личном кабинете на сайте СФР или портала Госуслуг.
Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.
При трудоустройстве работник, трудовая книжка которого ведется в электронном виде представляет работодателю форму СТД-Р, утв. Минтруда России от 10.11.2022 № 713н (далее – Приказ № 713н).
Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку
Работники, желающие перейти на электронную трудовую книжку (даже если ранее они выбирали бумажную трудовую книжку), должны обратиться к работодателю с письменным заявлением (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
После получения от работника такого заявления работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление было подано менее чем за три рабочих дня до увольнения работника, трудовую книжку нужно выдать ему не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок).
Перед выдачей трудовой книжки работнику нужно сделать в ней запись о переходе на электронную трудовую книжку и заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии).
Заполнять трудовую книжку нужно следующим образом (абз. 2 п. 35 Порядка):
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику;
- в графе 3 делается запись "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации";
- в графе 4 указывается заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.
Пример заполнения трудовой книжки:
N |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
число |
месяц |
год |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
|
|
|
Акционерное общество "Магнит" |
|
5 |
07 |
10 |
2019 |
Принята в юридический отдел на должность юриста |
Приказ от 07.10.2019 № 358 |
6 |
02 |
04 |
2024 |
Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации |
Заявление от 02.04.2024 |
|
|
|
|
Специалист по кадрам Перова М.И. Перова |
|
|
|
|
|
Печать* |
|
* Проставляется при наличии у работодателя печати
Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки могут сделать это в любое время. К таким работникам относятся:
- работники, которые о состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том
числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными актами;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Сведения о работниках
В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны представлять в СФР сведения о трудовой деятельности работников по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281
Помимо подачи сведений в Социальный фонд России, на работодателя также возложена обязанность предоставлять сведения о трудовой деятельности самому работнику. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме (не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления), а также при увольнении (в день увольнения). Это предусмотрено ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Кроме того, работник может запросить сведения о трудовой деятельности в СФР.
Формы сведений и порядок их заполнения утверждены приказом Приказом № 713н. Согласно приказу сведения заполняются:
- работодателем – по форме СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу № 713н);
- территориальным органом СФР – по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу № 713н).