Дата публикации 09.02.2026

Если принято решение изменить условие трудового договора с внешнего совместительства на основное место работы, то при наличии в трудовой книжке работника записи о работе по совместительству необходимо сделать следующее.

1. Заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору

Для оформления перевода сотрудника с работы по совместительству на основную работу следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о работе по совместительству (письмо Роструда от 30.10.2024 № ПГ/21099-6-1).

В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо изменить условие о работе по совместительству на условие о работе на основном месте, а также другие условия (о режиме рабочего времени и времени отдыха, об оплате труда работника) в связи с тем, что работа станет основной (ст. 72 ТК РФ). Также в дополнительном соглашении нужно указать дату, с которой работник (бывший совместитель) начинает работать у работодателя по основному месту работы.

• Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору

2. Издать и зарегистрировать приказ о переводе работника на основное место работы

Как следует из указаний Минтруда России в письме от 25.03.2020 № 14-2/В-308, при заключении дополнительного соглашения о том, что работа стала для сотрудника основной, оформляется кадровое мероприятие в виде перевода с работы по совместительству на основную работу.

О переводе издается приказ в свободной форме.

• Примерная форма приказа о переводе совместителя на основную работу

Приказ о переводе может быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.

3. Внести запись в трудовую книжку

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок).

В соответствии с п. 4 Порядка в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. В соответствии с п. 9 Порядка все записи о выполняемой работе (переводе на другую постоянную работу, квалификации и т.д) вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении – в день увольнения.

Правила внесения записи о приеме на работу регулируются п. 10 Порядка.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении трудового договора. Такое правило установлено п. 11 Порядка.

С учетом этих правил, в случае если запись о работе по совместительству внесена в трудовую книжку прежним работодателем по основному месту, записи вносятся в следующем порядке:

• после записи об увольнении с предыдущего места работы в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование работодателя и сокращенное (при наличии);
• в графе 1 – порядковый номер записи;
• в графе 2 – текущая дата;
• в графу 3 вносится запись о переводе на основное место работы (о том, что для сотрудника работа стала основной);
• в графу 4 вносятся реквизиты приказа (распоряжения) работодателя о переводе на основное место работы.

4. Передать в СФР сведения о трудовой деятельности работника (по форме ЕФС-1)

Если с внешним совместителем заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа стала основной, то в форме СЗВ-ТД необходимо отразить кадровое мероприятие в виде перевода с работы по совместительству на основную работу ("ПЕРЕВОД"). Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 25.03.2020 № 14-2/В-308 применительно к подаче формы СЗВ-ТД.

В настоящее время сведения о трудовой деятельности работников представляются в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. При этом подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 по сути заменили собой форму СЗВ-ТД. Поэтому принцип заполнения формы ЕФС-1 такой же.

В связи с этим считаем, что выводами, которые содержатся в письме Минтруда России от 25.03.2020 № 14-2/В-308, работодатели могут руководствоваться и сейчас при подаче формы ЕФС-1.

Таким образом, при переводе внешнего совместителя на основную работу работодателю необходимо представить в СФР сведения по форме ЕФС-1, указав кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД" (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Сведения в СФР нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором издан приказ о переводе совместителя на основную работу (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

5. Внести сведения в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка).

Работодатель может использовать собственную форму книги (журнала), либо форму, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя нужно утвердить эту форму в качестве применяемой.

6. Внести изменения в личную карточку сотрудника

Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).

Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма № Т-2 – для работников коммерческих организаций;
• форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Если работодатель продолжает вести унифицированную форму личной карточки, то в ней в разделе 3 необходимо отразить перевод сотрудника на основное место работы.

7. Поставить сотрудника на воинский учет, если это не сделано в момент приема его на работу по внешнему совместительству

Порядок отправки необходимых уведомлений описан в статье Воинский учет у работодателя.