Если принято решение изменить условие трудового договора с внешнего совместительства на основное место работы, то при отсутствии в трудовой книжке работника записи о работе по совместительству необходимо сделать следующее.
1. Заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору
Для оформления перевода сотрудника с работы по совместительству на основную работу следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о работе по совместительству (письмо Роструда от 30.10.2024 № ПГ/21099-6-1).
В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо изменить условие о работе по совместительству на условие о работе на основном месте, а также другие условия (о режиме рабочего времени и времени отдыха, об оплате труда работника) в связи с тем, что работа станет основной (ст. 72 ТК РФ). Также в дополнительном соглашении нужно указать дату, с которой работник (бывший совместитель) начинает работать у работодателя по основному месту работы.
2. Издать и зарегистрировать приказ о переводе работника на основное место работы
Как следует из указания Минтруда России в письме от 25.03.2020 № 14-2/В-308, при заключении дополнительного соглашения о том, что работа стала для сотрудника основной, оформляется кадровое мероприятие в виде перевода с работы по совместительству на основную работу.
О переводе издается приказ в свободной форме.
Приказ о переводе может быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.
3. Внести запись в трудовую книжку
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).
В соответствии с п. 4 Порядка № 320н в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. В соответствии с п. 9 Порядка № 320н все записи о выполняемой работе (переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. д.) вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения.
Правила внесения записи о приеме на работу регулируются п. 10 Порядка № 320н.
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении трудового договора. Такое правило установлено п. 11 Порядка № 320н.
При этом, если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству.
С учетом этих правил, в случае если запись о работе по совместительству не внесена в трудовую книжку прежним работодателем по основному месту, записи в бумажную трудовую книжку можно вносить следующим образом.
В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование работодателя и сокращенное (при наличии).
Далее вносится запись о приеме на работу по совместительству (поскольку Порядок № 320н позволяет вносить запись о приеме на работу по совместительству работодателю по совместительству, а также позволяет вносить записи блоками):
- в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 – дата приема на работу по совместительству;
- в графе 3 – запись о приеме на работу по совместительству;
- в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме по совместительству либо дата и номер трудового договора (если прием был после 22.11.2021, см. комментарий).
Затем вносится запись о переводе на основное место работы в соответствии с рекомендациями Минтруда России, содержащимися в письме от 25.03.2020 № 14-2/В-308:
- в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 – дата перевода на основное место (с которой работа по совместительству стала основной);
- в графе 3 – запись о переводе на основное место работы (о том, что работа по совместительству стала основной);
- в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о принятии на основное место работы.
Внимание
В трудовом законодательстве отсутствуют правила заполнения графы 3 трудовой книжки и указания формулировки записи в случае, когда бывший совместитель становится основным работником. Считаем допустимым делать запись о переводе с соответствующей подачей формы ЕФС-1 после перевода. Одновременно хотим отметить, что ответственность за некорректное внесение записи в трудовую книжку законодательством не установлена при условии, что не нарушаются права работника. Независимо от формулировки записи о переводе на основное место, права работника не нарушаются.
Пример
N |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
число |
месяц |
год |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
|
|
|
Общество с ограниченной ответственностью "Омега" |
|
5 |
29 |
12 |
2018 |
Принят в техническую службу на должность слесаря-электрика по совместительству |
Приказ от 21.12.2018 № 445 |
6 |
20 |
01 |
2025 |
Работа по должности слесаря-электрика в технической службе является основной работой |
Приказ от 20.01.2025 № 15 |
4. Передать в СФР сведения о трудовой деятельности работника (по форме ЕФС-1)
Если с внешним совместителем заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа стала основной, то в форме СЗВ-ТД необходимо отразить кадровое мероприятие в виде перевода с работы по совместительству на основную работу ("ПЕРЕВОД"). Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 25.03.2020 № 14-2/В-308 применительно к подаче формы СЗВ-ТД.
В настоящее время сведения о трудовой деятельности работников представляются в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 . При этом подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 по сути заменили собой форму СЗВ-ТД. Поэтому принцип заполнения формы ЕФС-1 такой же.
В связи с этим считаем, что выводами, которые содержатся в письме Минтруда России от 25.03.2020 № 14-2/В-308, работодатели могут руководствоваться и сейчас при подаче формы ЕФС-1.
Таким образом, при переводе внешнего совместителя на основную работу работодателю необходимо представить в СФР сведения по форме ЕФС-1, указав кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД" (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
Сведения в СФР нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором издан приказ о переводе совместителя на основную работу (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
5. Внести сведения в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка № 320н).
Работодатель может использовать собственную форму книги (журнала), либо форму, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя нужно утвердить эту форму в качестве применяемой.
6. Внести изменения в личную карточку сотрудника
Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 – для сотрудников коммерческих организаций;
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Если работодатель продолжает вести унифицированную форму личной карточки, то в ней в разделе 3 необходимо отразить перевод сотрудника на основное место работы.
7. Поставить сотрудника на воинский учет, если это не сделано в момент приема его на работу по внешнему совместительству
Порядок отправки необходимых уведомлений описан в статье: Организация воинского учета у работодателя