Работодатель должен оплачивать или компенсировать работникам расходы на оплату услуг сотовой связи, если они используют ее в служебных целях (ст. 164 ТК РФ).
Разберемся, как оплатить расходы на использование работниками мобильной связи в служебных целях.
Существуют 2 варианта заключения договора с оператором для использования мобильной связи в служебных целях:
- работодатель заключает договор с оператором мобильной связи. В этом случае расчеты за оказанные услуги связи осуществляются непосредственно между работодателем и оператором, т. е. первый перечисляет плату за услуги на счет второго;
- работник самостоятельно заключает договор с оператором мобильной связи. В этом случае работник оплачивает услуги связи, а работодатель компенсирует ему затраты.
Подробнее оба случая рассмотрены в статьях:
- Оплата услуг корпоративной связи мобильному оператору
- Компенсация работникам затрат на мобильную связь в служебных целях
Оплата услуг корпоративной связи мобильному оператору
Работодатель, который решил оплачивать корпоративную мобильную связь путем заключения договора с оператором, должен предпринять следующие шаги.
1. Определить порядок использования и оплаты мобильной связи в служебных целях
Порядок использования и оплаты мобильной связи у работодателя можно закрепить в отдельном локальном нормативном акте (например, в Положении о служебной мобильной связи, Положении о правилах использования корпоративной мобильной связи и т.д.) либо в Правилах внутреннего трудового распорядка. Документ нужно утвердить соответствующим приказом руководителя, а также необходимо ознакомить с ним под подпись всех работников, которых он касается.
В этом документе следует закрепить:
- перечень причин, по которым работникам необходимо использовать мобильную связь для служебных целей;
- перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь для исполнения должностных обязанностей;
- лимиты расходов на мобильную связь в зависимости от должности или региона работы;
- порядок действий в случае превышения сотрудником установленных лимитов;
- порядок использования корпоративной рабочей связи (в какое время она может использоваться, на какие номера можно совершать звонки, возможность или невозможность использования корпоративной сим-карты в личных целях и т. д.);
- порядок выдачи работнику и возвращения им работодателю корпоративной сим-карты;
- порядок учета расходов на корпоративную связь (с какой периодичностью ведется такой учет, какими документами подтверждаются расходы, какой сотрудник несет ответственность за осуществление такого учета и т. д.).
Образец Положения об использовании сотовой связи (см. здесь)
2. Заключить с сотрудником соглашение о предоставлении корпоративной сим-карты
В трудовой договор с работником следует включить условие об обязанности работодателя предоставить ему корпоративную сим-карту, а также следует прописать лимиты на ее использование. Формулировка может быть следующей:
"Работодатель обязуется предоставить Работнику корпоративную сим-карту для использования в служебных целях.
Лимит, в пределах которого Работодатель оплачивает используемую Работником корпоративную сим-карту в служебных целях, составляет 1 500 руб. в течение календарного месяца.".
Такое условие можно включить в текст трудового договора как при его заключении, так и позднее, заключив с работником соответствующее дополнительное соглашение.
Необходимость использования мобильного телефона в служебных целях следует зафиксировать также в должностной инструкции работника. Это нужно для подтверждения экономической обоснованности затрат на связь в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).
3. Издать приказ об использовании корпоративной мобильной связи
В тексте приказа необходимо закрепить решение руководителя организации-работодателя о заключении договора об оказании услуг мобильной связи, определить перечень должностей, занимая которые, сотрудники будут вправе использовать корпоративную связь, а также (при необходимости) определить лимиты, которые сотрудники должны соблюдать при использовании корпоративной мобильной связью (например, ограничение по сумме расходов, времени разговоров, использованию интернет-трафика, использованию мобильной связи в роуминге и т. д.).
Если предельный размер расходов на мобильную связь на каждого работника прописан в трудовых договорах, в приказе следует сделать ссылку на соответствующий пункт договора (письма Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217 и УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).
В текст приказа также можно добавить распоряжение о выплате оператору мобильной связи стоимости оказанных им услуг после подтверждения размеров расходов.
Образец приказа об использовании корпоративной мобильной связи (см. здесь)
4. Заключить договор с оператором о предоставлении услуг корпоративной мобильной связи
Если принято решение заключить договор с оператором о предоставлении услуг корпоративной мобильной связи самостоятельно, необходимо учитывать требования Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ (далее – Закон № 126-ФЗ).
Из Закона № 126-ФЗ следует, что приобрести сим-карты для использования их сотрудниками организации или ИП в служебных целях можно у оператора, подписав с ним соответствующий договор, либо через интернет одним из способов (ст. 44 Закона № 126-ФЗ):
- с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
- с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- с использованием простой электронной подписи, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
После приобретения у оператора связи сим-карт можно раздать их сотрудникам, которые будут использоваться ими в служебных целях. Однако прежде чем начать их использовать, необходимо раскрыть информацию о себе и о сотрудниках, которые будут пользоваться мобильной связью. Сделать это нужно в Единой системе идентификации и аутентификации абонентов (ЕСИА), которая интегрирована с единым порталом Госуслуг.
Для этого необходимо:
1. Зарегистрировать учетную запись работодателя на Госуслугах.
Сведения о корпоративной связи вносятся в учетную запись работодателя (организации или ИП) на Госуслугах уполномоченным на это сотрудником. Для этого он должен быть наделен полномочиями руководителя или администратора на Госуслугах. Кроме того, это может сделать сотрудник, которому работодатель выдал соответствующую доверенность. Он также должен быть добавлен в личный кабинет организации или ИП.
2. Зарегистрировать номера сотрудников.
Чтобы внести сведения о корпоративных номерах и сотрудниках на портале Госуслуг, работодателю следует воспользоваться соответствующей услугой. Сведения можно передать по каждому номеру отдельно или общим файлом с данными по всем сотрудникам. Каких-либо ограничений по количеству корпоративных номеров для одной организации или ИП не установлено.
Перечень сведений, которые нужно передать в ЕСИА, а также правила их внесения закреплены в постановлении Правительства России от 31.05.2021 № 844 (далее – Правила). Из постановления следует, что в ЕСИА нужно внести:
- абонентский номер, выделенный оператором связи;
- ИНН абонента;
- наименование юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя – владельца пользовательского оборудования;
- наименование и ОГРН оператора связи, оказывающего абоненту услуги связи;
- адрес абонента (в случае нестационарного размещения пользовательского оборудования) или фактический адрес установки пользовательского оборудования;
- вид и наименование пользовательского оборудования абонента;
- идентификатор пользовательского оборудования.
Эти сведения нужно внести в ЕСИА сразу же после заключения договора об оказании услуг мобильной связи с оператором, но до начала оказания таких услуг (не позднее 3 рабочих дней до планируемой даты начала оказания услуг связи, если иной срок не определен договором с оператором мобильной связи).
Помимо перечисленных выше сведений, в ЕСИА необходимо внести также сведения обо всех работниках, которые будут пользоваться корпоративной мобильной связью (письмо Минцифры России от 02.11.2021 № П24-2-070-49831).
Сведения подаются по каждому оператору связи, с которым заключен договор. До начала оказания услуг мобильной связи оператор проверит эти сведения. При обнаружении ошибок он сообщит об этом работодателю, предоставив срок для их исправления. Если сведения не будут поданы, оператор расторгнет договор об оказании услуг связи. В случае изменения представленных ранее данных их необходимо скорректировать в ЕСИА в течение 3 рабочих дней со дня изменения (п.п. 3 и 5 Правил).
У работников, данные которых будут передаваться в ЕСИА, нужно получить согласие на обработку персональных данных (если такое согласие не было оформлено ранее).
Кроме того, нужно оповестить сотрудников, которые будут пользоваться корпоративной мобильной связью, о передаче их данных, необходимости зарегистрироваться в ЕСИА и подтвердить факт получения корпоративной сим-карты.
3. Активировать корпоративные сим-карты.
Чтобы использовать корпоративный номер, сотрудник должен подтвердить на Госуслугах, что номер принадлежит ему. Существуют два способа сделать это:
- ответить на запрос об активации сим-карты. Он придет в личный кабинет после того, как организация или ИП передаст сведения оператору связи;
- внести сведения о корпоративном номере через услугу активации корпоративной сим-карты.
Номер будет подтвержден, если работодатель передал оператору связи данные по сим-карте. После активации зарегистрированный номер телефона появится в личном кабинете сотрудника, и его можно будет использовать.
Ознакомиться с порядком передачи сведений о корпоративных сим-картах в ЕСИА, в т. ч. с видеоинструкциями по этой процедуре, можно на портале Госуслуг.
5. Получить документы, подтверждающие размер расходов на мобильную связь
Закон не содержит четких правил определения размера затрат сотрудников на мобильную связь в служебных целях. Для признания расходов на мобильную связь достаточно следующих документов:
- договора с оператором связи;
- счета за оказанные услуги;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.
Тем не менее на практике УФНС и Минфин России придерживаются мнения, что расходы следует подтверждать также детализацией звонков, предоставленной оператором связи (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/37, от 19.01.2009 № 03-03-07/2). Детализированный отчет оператора связи может понадобиться не только для подтверждения расходов при уплате налога на прибыль, но и в целях исчисления НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 28.08.2007 № 28-17/1269).
Детализацию звонков и трафика, а также счета за оказанные услуги нужно получать непосредственно у оператора мобильной связи.
Договор с мобильным оператором об оказании услуг связи необходимо хранить у работодателя (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 20.09.2006 № 20-12/83834.2).
6. Оплатить мобильную связь оператору сотовой связи
Оплата услуг мобильной связи в служебных целях осуществляется с соблюдением сроков и порядка, закрепленных в договоре об оказании услуг связи с оператором связи. Например, оплата может осуществляться на основании составляемого оператором связи акта по итогам каждого месяца и выставляемого им счета.
Компенсация работникам затрат на мобильную связь в служебных целях
Работодатель, который решил оплачивать корпоративную мобильную связь путем компенсации работникам их затрат на использование мобильной связи в служебных целях, должен сделать следующее.
1. Определить порядок использования и оплаты мобильной связи в служебных целях
Порядок использования и оплаты мобильной связи у работодателя можно закрепить в отдельном локальном нормативном акте (например, в Положении о служебной мобильной связи, Положении о правилах использование корпоративной мобильной связью и т. д.) либо в Правилах внутреннего трудового распорядка. Документ нужно утвердить соответствующим приказом руководителя, а также ознакомить с ним под подпись всех работников, которых он касается.
В этом документе следует закрепить:
- перечень причин, по которым работникам необходимо использовать мобильную связь для служебных целей;
- перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь для исполнения должностных обязанностей;
- лимиты расходов на мобильную связь;
- порядок действий в случае превышения сотрудником установленных лимитов;
- порядок использования корпоративной рабочей связи (в какое время она может использоваться, на какие номера можно совершать звонки, возможность или невозможность использования корпоративной сим-карты в личных целях и т. д.);
- порядок выдачи работнику и возвращения им работодателю корпоративной сим-карты;
- порядок учета расходов на корпоративную связь (с какой периодичностью ведется такой учет, какими документами подтверждаются расходы, какой сотрудник несет ответственность за осуществление такого учета и т. д.).
Образец Положения об использовании сотовой связи (см. здесь)
2. Заключить с работником соглашение о компенсации затрат на мобильную связь
В трудовой договор с работником следует включить условие, регламентирующее порядок выплаты ему компенсации за понесенные расходы на связь в служебных целях. В частности, в нем следует прописать лимиты, в пределах которых работодатель обязан компенсировать расходы, порядок и сроки выплат, а также перечень документов, которыми работник будет подтверждать понесенные им расходы на связь, и обязанность работника предоставлять такие документы работодателю в установленные сроки. Все это можно прописать в Положении об использовании корпоративной мобильной связи, а в трудовом договоре указать, что работник ознакомлен с его содержимым и согласен с ним.
Сроки выплаты работнику компенсации за использование им мобильной связи в служебных целях целесообразно также прописать в его трудовом договоре. Удобнее всего осуществлять такие выплаты одновременно с выплатой заработной платы (аванса).
Необходимость использовать мобильный телефон в служебных целях следует зафиксировать в должностной инструкции работника. Это нужно для подтверждения экономической обоснованности затрат на связь в целях подтверждения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Формулировка может быть следующей:
"Работник использует мобильную связь в служебных целях с целью обеспечения эффективного выполнения своих обязанностей, а именно:
- привлечения новых клиентов;
- обсуждения условий договора с потенциальными контрагентами;
- коммуникации с государственными органами по вопросам ведения хозяйственной деятельности".
3. Получить от работника копию договора с мобильным оператором
Копия договора об оказании услуг мобильной связи, который работник заключил с оператором мобильной связи, нужна для последующего обоснования расходов на компенсацию работнику его затрат.
Копию может заверить сотрудник, ответственный за оплату мобильной связи (бухгалтер, сотрудник отдела компенсаций, HR-менеджер и т. д.).
4. Получить документы, подтверждающие размер расходов на мобильную связь
Закон не содержит правил определения размера затрат сотрудников на мобильную связь в служебных целях. Обычно для признания расходов на мобильную связь достаточно следующих документов:
- договора работника с оператором связи;
- счета за оказанные услуги;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.
Помимо указанных документов, рекомендуем также получать от работника детализацию звонков по окончании каждого расчетного периода (например, каждый месяц). С помощью детализированного отчета можно установить, сколько звонков работник совершил в служебных целях и какова была продолжительность этих звонков. На основе этой информации можно рассчитать затраты сотрудника на служебные переговоры в течение месяца. Детализацию работник должен запрашивать у оператора самостоятельно, а затем передавать ее работодателю.
Детализированный отчет оператора связи может понадобиться для подтверждения расходов при уплате налога на прибыль, а также в целях исчисления НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 № 28-17/1269).
5. Оформить и оплатить расходы на мобильную связь
Оплата услуг мобильной связи или выплата работникам компенсации затрат на услуги мобильной связи в служебных целях осуществляется на основании распоряжения руководителя. Сроки выплат зависят от условий, закрепленных в локальных нормативных актах работодателя и соглашениях с работниками.
Распоряжение (приказ) о выплате работникам компенсации за использование мобильной связи в служебных целях следует издавать перед каждой такой выплатой. Например, если компенсация выплачивается в день выплаты заработной платы, то приказ следует издать накануне дня выплаты.
Образец приказа о выплате компенсации за использование мобильной связи в служебных целях (см. здесь)