На практике встречаются случаи, когда у работодателя отсутствует инструмент и другое имущество (например, техника), необходимые для выполнения работником его трудовых обязанностей (далее – инструмент), однако такой инструмент имеется у самого работника. В этом случае покупать инструмент не обязательно – можно договориться с работником о том, что он будет использовать свой инструмент, получая от работодателя денежную компенсацию. Законодательно такая возможность закреплена в ст. 188 ТК РФ.
Следует помнить, что за использование личного инструмента работник вправе рассчитывать на два вида выплат:
- компенсацию непосредственно за сам факт использования инструмента;
- возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией (например, приобретение топлива, расходных материалов (сменных лезвий, мешков и т.д.), заточку, чистку, профилактику и др.).
Работник имеет право на получение компенсации и на возмещение расходов, если соблюдаются следующие условия (ст. 188 ТК РФ):
- имущество работника используется с согласия или с ведома работодателя;
- имущество работника используется в интересах работодателя.
Для оформления и выплаты компенсации и возмещения расходов работнику за износ инструмента необходимо сделать следующее.
Получить согласие работника на использование принадлежащего ему инструмента в интересах работодателя
Работодателю необходимо договориться с работником об использовании его инструмента. Согласие работника на использование инструмента можно получить как устно, так и письменно. Во втором случае работник пишет на имя работодателя соответствующее заявление. Типовой формы такого заявления нет, работодателю следует разработать ее самостоятельно.
Определить размер компенсации и расходов и зафиксировать их в письменном соглашении
Размер выплачиваемой работнику компенсации (возмещения расходов) за использование инструмента законом не определен, и устанавливается соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Размер компенсации может определяться пропорционально износу инструмента. Степень износа инструмента устанавливается, как правило, в процентном отношении к полезному сроку использования (нормальному сроку изнашивания). Срок полезного использования основных средств определяется в соответствии с постановлением Правительства России от 01.01.2002 № 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".
По условиям соглашения между работником и работодателем может быть компенсирована полная стоимость имущества или расходы на ремонт, в случае если инструмент (имущество) стал не пригоден для дальнейшего использования.
В соглашении можно установить и иной порядок определения размера и условий выплаты компенсации работнику. Так, например, можно установить, что определенная компенсация выплачивается за каждый час фактической эксплуатации инструмента или, например, за рабочий день, в течение которого он использовался.
О том, как платить компенсацию за использование личного имущества сотрудника, работающего удаленно, вы можете узнать здесь.
Что касается расходов, связанных с эксплуатацией инструмента, под ними, как правило, подразумеваются расходы работника на ремонт, обслуживание, мойку, чистку, заправку, заточку и т.д., а также на приобретение сопутствующих и расходных материалов, без которых эксплуатация невозможна (например, топлива для заправки газонокосилки, сменных лезвий для пилы и т.д.). Факт несения и размер дополнительных расходов, связанных с эксплуатацией инструмента, должны быть подтверждены документально. По этой причине в соглашении с работником необходимо прописать порядок предоставления им документов, подтверждающих расходы. Такими документами могут быть чеки, квитанции, заказ-наряды, счета и т.д.
Заключать отдельное соглашение о компенсации работнику износа его инструмента необязательно. Это можно сделать также путем внесения изменений в условия трудового договора. Главное, чтобы такие условия были оформлены письменно. В противном случае они недействительны. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь.
Специалисты Минтруда России разъяснили, что возмещение расходов, связанных с использованием инструментов, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также компенсация за их использование не связаны с выплатой заработной платы, поэтому порядок осуществлениях указанных выплат целесообразно урегулировать в соглашением сторон трудового договора, выраженном в письменной форме (письмо Минтруда России от 04.10.2017 № 14-2/ООГ-7685).
Таким образом, сроки выплаты компенсации и возмещения расходов за использование автомобиля работника в служебных целях работодатель может определить по соглашению с работником. Например, в соглашении можно указать один из вариантов выплаты компенсации, а также возмещения расходов: один раз в месяц либо два раза в месяц (в дни выплаты зарплаты, установленные у работодателя).
Роструд в письме от 05.02.2025 № ПГ/00849-6-1 сообщил, что сроки возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества работника, также можно установить по соглашению сторон. Например, они могут быть зафиксированы в дополнительном соглашении к трудовому договору или в отдельном соглашении об использовании имущества, принадлежащего работнику.
Издать приказ о выплате компенсации и возмещении дополнительных расходов
Основанием для выплаты работнику компенсации за использование его инструмента и возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается обязанность работодателя осуществлять такие выплаты, а также их размеры или порядок определения их размеров.
Типовой формы приказа нет, работодателю следует разработать ее самостоятельно.
Во избежание претензий со стороны контролирующих органов относительно обоснованности понесенных в связи с выплатой компенсации и возмещения стоимости износа инструментов, рекомендуем оформить и иметь в наличии документы, подтверждающие:
- проведение расчета компенсации и возмещения расходов;
- фактическое использование имущества в интересах работодателя;
- произведенные работником расходы, которые возмещаются работодателем (чеки, квитанции и т.д.).