Нередко работники предоставляют работодателю свой личный автомобиль для служебных целей. В этой статье рассмотрен порядок оформления и выплаты работнику компенсации и расходов, связанных с использованием личного автомобиля в интересах работодателя.
Работодателю необходимо выбрать один из способов оформления отношений с сотрудником по использованию его автомобиля:
1. Заключение с работником договора аренды транспортного средства.
2. Заключение с работником соглашения об использовании его личного транспорта и выплате компенсации (дополнительные договоры в этом случае с ним не заключаются).
Сделать выбор поможет статья о более выгодном варианте с точки зрения налогообложения.
По договору аренды транспортного средства арендодатель (работник) предоставляет арендатору (работодателю) транспортное средство во временное владение и пользование (ст. 632, 642 ГК РФ).
Более подробно о том, как заключить такой договор, какие условия в него включить и как рассчитаться с работником по договору, читайте в статьях:
Далее рассмотрен порядок компенсации работнику использования его личного транспорта для случаев, когда договор аренды транспортного средства не заключался.
Компенсация за использование личного автомобиля и возмещение сопутствующих расходов
За использование работодателем автомобиля, принадлежащего работнику, последний может получить два вида выплат:
- компенсацию непосредственно за сам факт использования автомобиля;
- возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией (заправка, мойка, ремонт, парковка и т.д.), если эти расходы несет работник.
Работник имеет право на получение компенсации за использование, износ (амортизацию) принадлежащего ему имущества, а также расходов, связанных с его использованием, если соблюдаются следующие условия (ст. 188 ТК РФ):
- имущество работника используется с согласия или с ведома работодателя;
- имущество работника используется в интересах работодателя.
Оформить необходимые документы
Получить согласие работника на использование его автомобиля
Работодателю необходимо договориться с работником об использовании его автомобиля и получить заявление о согласии предоставить свой автомобиль работодателю. Типовой формы такого заявления нет, работодателю следует разработать ее самостоятельно.
Издать приказ о выплате компенсации и возмещении дополнительных расходов
Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).
Типовой формы приказа нет, работодателю следует разработать ее самостоятельно.
Закон не запрещает работодателю заключать с работником соглашения, регулирующие их взаимоотношения. Работодателю следует заключить с работником соглашение, в котором будут прописаны полные условия использования его автомобиля в интересах работодателя, а также размеры и порядок выплаты денежных средств за это. Форма такого соглашения законом не определена, работодатель может составить его самостоятельно.
Определить размер компенсации и расходов и выплатить их работнику
Размер выплачиваемой работнику компенсации за использование автомобиля устанавливается соглашением между работником и работодателем. При определении размера компенсации работодатель может руководствоваться нормами расходов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации вправе отнести такие расходы к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 постановления Правительства России от 08.02.2002 № 92):
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 2400 рублей в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 3000 рублей в месяц;
- для мотоциклов – 1200 рублей в месяц.
Следует учитывать следующее: если размер компенсации выше норматива, то сумму превышения нельзя учесть в расходах при исчислении налога на прибыль. Подробнее об этом читайте в статье.
Если с работником достигнута договоренность о возмещении ему дополнительных расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, порядок и размеры такого возмещения также следует зафиксировать, а именно – заключить соглашение в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Как правило, под такими расходами подразумеваются расходы на ремонт, стоянку, мойку, заправку, страхование автомобиля и т. д. При этом размеры указанных расходов должны быть подтверждены документально. Поэтому в соглашении с работником необходимо прописать порядок предоставления им соответствующих документов. Такими документами могут быть чеки, квитанции, заказ-наряды, счета и т. д.
Специалисты Минтруда России разъяснили, что возмещение расходов, связанных с использованием инструментов, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также компенсация за их использование не связаны с выплатой заработной платы, поэтому порядок осуществлениях указанных выплат целесообразно урегулировать в соглашением сторон трудового договора, выраженном в письменной форме (письмо Минтруда России от 04.10.2017 № 14-2/ООГ-7685).
Таким образом, сроки выплаты компенсации и возмещения расходов за использование автомобиля работника в служебных целях работодатель может определить по соглашению с работником. Например, в соглашении можно указать один из вариантов выплаты компенсации, а также возмещения расходов: один раз в месяц либо два раза в месяц (в дни выплаты зарплаты, установленные у работодателя).
Роструд в письме от 05.02.2025 № ПГ/00849-6-1 сообщил, что сроки возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества работника, также можно установить по соглашению сторон. Например, они могут быть зафиксированы в дополнительном соглашении к трудовому договору или в отдельном соглашении об использовании имущества, принадлежащего работнику.
Законодательством предусмотрены некоторые особенности компенсации за использование личного автомобиля для государственных гражданских служащих. Они установлены Правилами выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта, утв. постановлением Правительства России от 02.07.2013 № 563 (далее – Правила).
Государственным гражданским служащим, в должностные обязанности которых входят постоянные служебные поездки, компенсация за использование личного транспорта может устанавливаться в размере, не превышающем (п. 4 Правил).
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 2400 рублей в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 3000 рублей в месяц;
- для мотоциклов – 1200 рублей в месяц.
Чтобы получить компенсацию, государственный гражданский служащий должен подать на имя работодателя соответствующее заявление, в нем перечислить должностные обязанности, для исполнения которых он использует автомобиль, а также отметить частоту использования. К заявлению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Расходы на топливо и обслуживание автомобиля подтверждаются чеками, талонами, квитанциями и т.д. (п. 2, 5 Правил).