Отпуск по уходу за ребенком предоставляется по заявлению сотрудника, который фактически будет осуществлять уход за ребенком.
Указанный отпуск (его часть) может быть также использован (ч. 2 ст. 256 ТК РФ):
- отцом ребенка;
- бабушкой;
- дедушкой;
- другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.
Законодательством предусмотрено предоставление отпуска до достижения ребенком возраста 3 лет (ч. 1 ст. 256 ТК РФ). В ТК РФ отсутствует отпуск до 1,5 лет. При этом в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком выплачивается пособие до достижения ребенком 1,5 лет. Но это не означает, что сотруднику предоставляется два отпуска: один оплачиваемый, другой нет. Это один общий отпуск. Таким образом, от сотрудника не нужно требовать два заявления: на отпуск до 1,5 лет и на отпуск до 3 лет. Достаточно одного заявления на отпуск до 3 лет.
Однако указанный отпуск сотрудник вправе использовать полностью или частично. Другими словами, сотрудник может пойти в отпуск как на все 3 года, так и на любой другой период времени, не превышающий 3 лет, например, на 1,5 года или на 1 год.
В отпуск по уходу за ребенком женщина может уйти сразу после отпуска по беременности и родам либо в любой другой момент, в том числе позже (т. е. после отпуска по беременности и родам выйти на работу, а потом уйти в отпуск по уходу за ребенком). Иному лицу отпуск по уходу можно предоставить сразу после окончания отпуска по беременности и родам матери или рождения ребенка, если она отпуск по беременности и родам не использовала.
Если работница устроилась на новое место работы, то отпуск по уходу за ребенком может быть предоставлен ей сразу после трудоустройства к новому работодателю. При этом обязанность отработать на новом месте работы какой-либо период времени перед отпуском трудовым законодательством не предусмотрена (письмо Минтруда России от 14.11.2023 № 14-6/ООГ-7072).
Сотрудник, который находится в отпуск по уходу за ребенком и работает неполное рабочее время, имеет право на получение пособия по уходу за ребенком. С 1 января 2024 года при выходе на работу из отпуска по уходу за ребенком на полное рабочее время право на получение пособия также сохраняется (ч. 3 ст. 256 ТК РФ).
Продление отпуска по уходу за ребенком после достижения им возраста 3 лет трудовым законодательством не предусмотрено. При этом отсутствие сотрудника на работе после окончания отпуска по уходу за ребенком можно оформить, предоставив другой вид отпуска (например, отпуск без сохранения заработной платы или дополнительный отпуск) (письмо Минтруда России от 13.08.2024 № 14-6/ООГ-4858).
Для предоставления отпуска необходимо сделать следующее.
1. Получить от сотрудника заявление на отпуск по уходу за ребенком
Заявление составляется в произвольной форме. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих рождение или усыновление ребенка (свидетельство о рождении или усыновлении).
В законодательстве нет ответа на вопрос, положено ли пособие по уходу за ребенком, если работник не уходит в отпуск по уходу за ребенком. Полагаем, что для назначения пособия по уходу за ребенком, в СФР целесообразно направлять заявление на отпуск по уходу вместе с заявлением о получении пособия от работника.
2. Представить сведения о страховом стаже
С 2024 года при представлении работником заявления на отпуск по уходу за ребенком, работодатель обязан представить в СФР сведения о страховом стаже с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" по форме, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (далее – Порядок № 2281).
СФР на своем сайте сообщил о том, что в указанном случае отчетность нужно представить не позднее трех рабочих дней с даты, когда работник подал заявление о предоставлении указанных отпусков.
При подаче Сведений о страховом стаже с типом "Назначение выплат по ОСС" графа "Период работы" заполняется в 2 строки:
- в первой в графе 2 указывается начало текущего года, а в графе 3 – дата, предшествующая дню начала отпуска по уходу за ребенком или отпуска по беременности и родам;
- во второй – в графе 2 указывается первый день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска), при этом в графе 7 "Дополнительные сведения" указывается один из кодов: "ДЕКРЕТ" или "ДЕТИ" ("ДЕТИПРЛ").
3. Издать приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
Составить приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком можно по самостоятельно разработанной форме или по форме № Т-6, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
При издании приказа по унифицированной форме необходимо заполнить строку "Б" (ежегодный, дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, без сохранения и другие)", где нужно указать "отпуск по уходу за ребенком".
При этом строка "за период работы" не заполняется (можно проставить прочерк).
В строке "на _______ календарных дней" необходимо указать количество дней, указанных в заявлении на предоставление отпуска.
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет заканчивается в день, когда ребенку сотрудника исполнится 3 года, т.е. первым рабочим днем для такого сотрудника будет день, следующий за днем исполнения 3 лет.
Сотрудник должен поставить подпись об ознакомлении в самом приказе, а также указать дату ознакомления с этим приказом.
Если после отпуска по беременности и родам сотрудница берет ежегодный отпуск либо планирует использовать ежегодный отпуск после отпуска по уходу, рекомендуем издать отдельные приказы на предоставление каждого вида отпуска.
4. Внести изменения в личную карточку сотрудника
С 01.09.2021 оформление личной карточки больше необязательно (см. статью).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 – для коммерческих организаций;
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Если работодатель продолжает вести личные карточки по унифицированной форме, то в личной карточке необходимо заполнить раздел "Отпуск".
В графе 1 указывается вид отпуска – "Отпуск по уходу за ребенком". Графы 2 и 3 не заполняются. В графе 4 указывается количество дней отпуска по уходу за ребенком, а в графах 5 и 6 – начало и конец отпуска, соответственно.
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанной самостоятельно (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
5. Заполнить табель рабочего времени
Работодатель может использовать унифицированные формы табеля рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или утвердить собственные.
При использовании унифицированных форм дни отпуска по уходу за ребенком в табеле отмечаются кодом "ОЖ" или "15". Если сотрудник будет работать неполное рабочее время в отпуске по уходу за ребенком, то, по нашему мнению, необходимо в табеле указывать два кода – "Я" (или "01"), а также "ОЖ" (или "15").