Дата публикации 18.06.2025

Для расчета отпускных необходимо произвести следующие действия.

• Определить доход сотрудника за расчетный период
• Рассчитать средний дневной заработок
• Определить количество календарных дней отпуска
• Рассчитать сумму отпускных
• Рассчитать сумму доплаты после индексации
• Отразить сумму отпускных в учете

Определение дохода сотрудника за расчетный период

В течение года сотруднику начисляли заработную плату (оклад) в размере 40 000 руб. в месяц. Следовательно, за 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу начала отпуска (с октября 2024 года по сентябрь 2025 года включительно), сотруднику суммарно была начислена заработная плата в размере 480 000 руб.

Обращаем внимание, что на дату выплаты отпускных заработная плата за сентябрь еще может быть не начислена. В примере сделано допущение, что месяц отработан полностью, и в расчет взят полная оплата труда за сентябрь. Работодатель может посчитать отпускные с учетом фактически начисленных сумм за сентябрь по день выплаты отпускных. В этом случае, по окончании месяца необходимо произвести перерасчет. Подробнее см. пример.

Расчет среднего дневного заработка

Если сотрудник отработал полностью все месяцы расчетного периода (12 месяцев), то для определения среднего дневного заработка сумму заработной платы, начисленную за расчетный период, нужно разделить на 12 и на 29,3 (абз. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922, далее – Положение № 922).

480 000 руб. /12 / 29,3 = 1 365,19 руб.

Определение количества календарных дней отпуска

Сотруднику предоставлен очередной отпуск с 02.10.2025 по 31.10.2025. Продолжительность отпуска составляет 30 календарных дней.

Расчет суммы отпускных

Для расчета суммы отпускных средний дневной заработок умножаем на количество календарных дней отпуска.

1 365,19 руб. × 30 = 40 955,70 руб.

Расчет суммы отпускных с учетом индексации

Поскольку повышение заработной платы произошло после окончания расчетного периода, но до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период (абз. 3 п. 16 Положения № 922).

В соответствии с письмом Минтруда России от 18.08.2015 № 14-1/В-623 необходимо индексировать сумму среднего заработка, который исчислен за расчетный период.

Коэффициент индексации, на который увеличился оклад, составляет 1,15 (46 000 руб. / 40 000 руб.).

Поскольку на момент повышения заработной платы отпускные уже выплачены, то необходимо рассчитать сумму доплаты. Средний заработок с учетом индексации составляет 47,099,06 руб. (40 955,70 руб. × 1,15).

Сумма доплаты составит 6 143,36 руб. (47,099,06 руб. − 40 955,70 руб.).

Законодательство не содержит указания сроков доплаты отпускных при индексации среднего заработка на данных условиях. По нашему мнению, перечислить доплату необходимо не позднее даты следующей выплаты заработной платы (например, 10.10.2025). Но работодатель может установить и иной срок.

Отражение отпускных в учете

Сумма отпускных выплачивается сотруднику в срок не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поскольку сотрудник уходит в отпуск со 02.10.2025, отпускные начисляются и выплачиваются не позднее 26.09.2025 (можно выплатить раньше).

НДФЛ с сумм отпускных удерживается при их фактической выплате сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если отпуск попадает на 2 месяца, то отпускные за будущий месяц являются доходом того месяца, в котором они фактически выплачены. Следовательно, НДФЛ нужно удержать 26.09.2025, а перечислить в бюджет не позднее 06.10.2025 (п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 7 ст. 6.1 НК РФ). НДФЛ с доплаты отпуска удерживается также в день выплат. Срок перечисления налога в бюджет будет зависеть от даты удержания. Если отпускные будут выплачены до 22.10.2025, то уплатить его в бюджет необходимо не позднее 28.10.2025.

Сумма отпускных включается в состав расходов днем начисления отпускных: 26.09.2025, а сумма доплаты - датой начисления доплаты.

Страховые взносы исчисляются по итогам каждого месяца исходя из всех выплат, начисленных нарастающим итогом, и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (п. 1 ст. 431 НК РФ). Таким образом, сумма страховых взносов подлежит исчислению 30.09.2025 с учетом всех начисленных сумм. Согласно п. 3 ст. 431 НК РФ сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца. Таким образом, страховые взносы с начисленных отпускных подлежат уплате не позднее 28 октября 2025 года. При этом расходы в виде налогов и страховых взносов учитываются в расходах на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумма страховых взносов с доплаты учитывается в расходах в месяце выплаты.

В учете операции необходимо отразить следующим образом.

№ п/п	Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ
1	26.09.2025	Начислена сумма отпускных	Счет учета расходов	70	40 955,7	40 955,7
2	26.09.2025	Удержан НДФЛ с суммы отпускных	70	68.01	5 324
3	26.09.2025	Выплачены отпускные	70	50 (51)	35 631,7
4	30.09.2025	Начислены страховые взносы на отпускные	Счет учета расходов	69	Сумма страховых взносов с учетом применяемого тарифа
5	10.10.2025	Начислена сумма доплаты отпускных с учетом индексации	Счет учета расходов	70	6 143,36	6 143,36
6	10.10.2025	Удержан НДФЛ с суммы доплаты	70	68.01	798
7	10.10.2025	Выплачена доплата	70	50 (51)	5 345,36
8	31.10.2025	Начислены страховые взносы на сумму доплаты	Счет учета расходов	69	Сумма страховых взносов с доплаты с учетом применяемого тарифа