Пример
Сотруднику, работающему в организации в течение нескольких лет, предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 23 июня по 6 июля 2025 года включительно. Расчетный период (12 месяцев подряд: с 01.06.2024 по 31.05.2025) сотрудник отработал не полностью:
- находился в командировке с 09.12.2024 по 13.12.2024;
- болел с 13.01.2025 по 17.01.2025 и с 10.03.2025 по 14.03.2025.
За период нахождения в командировке и за время болезни сотрудник получал средний заработок. Эти дни и эти выплаты исключаются из расчета среднего заработка (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – Положение № 922).
Заработная плата сотрудника в месяцах, отработанных полностью, составила 50 000 руб. в месяц.
За декабрь 2024 года зарплата сотрудника составила 38 095,24 руб. (50 000 /21 × 16), за январь 2025 года – 35 294,12 руб. (50 000 / 17 × 12), за март 2025 года – 38 095,24 руб. (50 000 / 21 × 16).
Отпускные начислены и выплачены сотруднику 19.06.2025.
Для расчета отпускных необходимо произвести следующие действия:
- Определить доход сотрудника за расчетный период.
- Рассчитать среднедневной заработок.
- Определить количество календарных дней отпуска.
- Рассчитать сумму отпускных.
- Отразить сумму отпускных в учете.
Определение дохода сотрудника за расчетный период
В течение года сотруднику начисляли заработную плату в размере 50 000 руб. в месяц. Доход составил: 50 000 руб. × 9 + 38 095,24 руб. + 35 294,12 руб. + 38 095,24 руб. = 561 484,6 руб.
Расчет среднего дневного заработка
Если сотрудник отработал расчетный период не полностью, то сумму фактически начисленной заработной платы за расчетный период (за вычетом исключаемых сумм) необходимо разделить на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней, умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах (абз. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922). Среднемесячное число календарных дней составляет 29,3 дня.
Подсчет количества календарных дней в полностью отработанных месяцах: 29,3 × 9 = 263,70 календарных дней.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Подсчет количества календарных дней в неполных календарных месяцах:
- декабрь 2024 года: 29,3 / 31 × 26 = 24,57 календарных дня;
- январь 2025 года: 29,3 / 31 × 26 = 24,57 календарных дня;
- март 2025 года: 29,3 / 31 × 26 = 24,57 календарных дня.
Расчет среднего дневного заработка.
561 484,6 руб. / (263,7 + 24,57 +24,57 +24,57) = 561 484,6 руб. / 337,41 = 1 664,1 руб.
Определение количества календарных дней отпуска
Сотруднику предоставлен очередной отпуск с 23.06.2025 по 06.07.2025 Продолжительность отпуска составляет 14 календарных дней.
Расчет суммы отпускных
Для расчета суммы отпускных средний дневной заработок умножаем на количество календарных дней отпуска.
1 664,1 руб. × 14 = 23 297,4 руб.
Отражение отпускных в учете
Сумма отпускных выплачивается сотруднику в срок не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поскольку сотрудник уходит в отпуск с 23 июня, отпускные начисляются и выплачиваются не позднее 19.06.2025.
НДФЛ с сумм отпускных удерживается при их фактической выплате сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если отпуск попадает на 2 месяца, то отпускные за будущий месяц являются доходом того месяца, в котором они фактически выплачены. Следовательно, НДФЛ со всей суммы отпускных необходимо удержать 19.06.2025, а перечислить в бюджет не позднее 30.06.2025 (п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
По вопросу о порядке учета этих расходов в виде отпускных за отпуск, который приходится на 2 месяца в целях начисления налога на прибыль (единовременно или пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц) существуют 2 точки зрения (подробнее см: статью). По нашему мнению, расходы в виде отпускных допустимо учитывать единовременно в полной сумме в месяце начисления. Сумма отпускных включается в состав расходов днем начисления отпускных, т.е. 19.06.2025.
Страховые взносы исчисляются по итогам каждого месяца исходя из всех выплат, начисленных нарастающим итогом, и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (п. 1 ст. 431 НК РФ). Таким образом, сумма страховых взносов подлежит исчислению 30.06.2025 с учетом всех начисленных сумм. Согласно п. 3 ст. 431 НК РФ сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца. Таким образом, страховые взносы с начисленных отпускных подлежат уплате не позднее 28 июля 2025 года. При этом расходы в виде налогов и страховых взносов учитываются в расходах на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
| № п/п | Дата | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 19.06.2025 | Начислена сумма отпускных | счет учета расходов | 70 | 23 297,4 | 23 297,4 |
| 2 | 19.06.2025 | Удержан НДФЛ с суммы отпускных | 70 | 68.01 | 3 028 | |
| 3 | 19.06.2025 | Выплачены отпускные | 70 | 50 (51) | 20 269,4 | |
| 4 | 30.06.2025 | Исчислена сумма страховых взносов со всей суммы отпускных с учетом применяемого тарифа | Счет учета расходов | 69 | Сумма страховых взносов со всей суммы отпускных с учетом применяемого тарифа |