Учебные отпуска предоставляются:
- сотрудникам, поступающим в ВУЗы или совмещающим работу с обучением в них (ст. 173 ТК РФ);
- сотрудникам, совмещающим работу с получением высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ);
- работникам, поступающим в учреждениях среднего профессионального образования или обучающимся в них (ст. 174 ТК РФ);
- работникам, получающим основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).
Учебные отпуска бывают как с сохранением среднего заработка, так и без его сохранения.
Продолжительность этих отпусков установлена ст.ст. 173-176 ТК РФ.
Порядок оформления учебного отпуска
1. Получить от сотрудника заявление на отпуск
Работник должен написать заявление о предоставлении учебного отпуска в произвольной форме. В этом заявлении должны быть указаны вид отпуска, его продолжительность и даты его начала и окончания.
К заявлению должна быть приложена справка-вызов из учебного заведения. Форма справки-вызова для студентов ВУЗов и учащихся образовательных организаций среднего профессионального образования утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368.
Обратите внимание, что предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове, даже если об этом просит сам работник, не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства (письмо Роструда от 12.09.2013 № 697-6-1).
При отсутствии справки-вызова работодатель не вправе предоставить работнику учебный отпуск (письмо Минтруда России от 28.10.2020 № 14-2/ООГ-16409).
2. Издать приказ о предоставлении отпуска
Приказ издается по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
Если заполняется форма № Т-6, то в учебный отпуск отражается в разделе "Б".
3. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись
Работник ставит подпись об ознакомлении в самом приказе, а также указывает дату, в которую с этим приказом ознакомлен.
4. Внести сведения в личную карточку работника
С 1 сентября 2021 года оформление личной карточки больше необязательно (см. статью).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций,
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Если работодатель продолжает вести личные карточки по унифицированной форме, то в личной карточке необходимо заполнить раздел "Отпуск".
В графе 1 указывается вид отпуска – "Учебный отпуск". Графы 2 и 3 не заполняются. В графе 4 указывается количество дней отпуска, а в графах 5 и 6 – начало и конец учебного отпуска соответственно (в соответствии со справкой-вызовом).
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанной самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
5. Оформить табель учета рабочего времени
Унифицированные формы этого табеля № Т-12 и № Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
В зависимости от вида отпуска в табеле нужно проставить соответствующий буквенный или цифровой код. Указанные коды приведены в форме № Т-12.
Если предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка, то проставляются коды "У" или "11". Если же без сохранения средней зарплаты, то "УД" или "13".
Работодатель может разработать собственную форму табеля учета рабочего времени и условные обозначения для него, утвердив их приказом.
6. Составить записку-расчет
Указанная записка составляется, только если работнику предоставляется отпуск с сохранением среднего заработка.
Она оформляется по унифицированной форме № Т-60, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
7. Рассчитать и выплатить отпускные
Расчет и выплата отпускных производится только при отпуске с сохранением среднего заработка.
С 01.09.2025 средний заработок будет исчисляться в соответствии с Положением, утв. постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540. При этом в части расчета отпускных нормы не меняются. Иными словами, порядок расчета отпускных остается прежним при формальном изменении регулирующего нормативного правового акта.
Подробнее см. Как рассчитать среднюю заработную плату
Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). О том, в какой день работодатель должен выплатить отпускные, см. статью-рекомендацию.