Учебные отпуска предоставляются:
- сотрудникам, поступающим в ВУЗы или совмещающим работу с обучением в них (ст. 173 ТК РФ);
- сотрудникам, совмещающим работу с получением высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ);
- работникам, поступающим в учреждениях среднего профессионального образования или обучающимся в них (ст. 174 ТК РФ);
- работникам, получающим основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).
Учебные отпуска бывают как с сохранением среднего заработка, так и без его сохранения.
Продолжительность этих отпусков установлена ст.ст. 173-176 ТК РФ.
Порядок оформления учебного отпуска
1. Получить от сотрудника заявление на отпуск
Работник должен написать заявление о предоставлении учебного отпуска в произвольной форме. В этом заявлении должны быть указаны вид отпуска, его продолжительность и даты его начала и окончания.
К заявлению должна быть приложена справка-вызов из учебного заведения. Форма справки-вызова для студентов ВУЗов и учащихся образовательных организаций среднего профессионального образования утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368.
Обратите внимание, что предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове, даже если об этом просит сам работник, не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства (письмо Роструда от 12.09.2013 № 697-6-1).
При отсутствии справки-вызова работодатель не вправе предоставить работнику учебный отпуск (письмо Минтруда России от 28.10.2020 № 14-2/ООГ-16409).
2. Издать приказ о предоставлении отпуска
Приказ издается по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
Если заполняется форма № Т-6, то в учебный отпуск отражается в разделе "Б".
3. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись
Работник ставит подпись об ознакомлении в самом приказе, а также указывает дату, в которую с этим приказом ознакомлен.
4. Внести сведения в личную карточку работника
С 1 сентября 2021 года оформление личной карточки больше необязательно (см. статью).
Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций,
- форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.
Если работодатель продолжает вести личные карточки по унифицированной форме, то в личной карточке необходимо заполнить раздел "Отпуск".
В графе 1 указывается вид отпуска – "Учебный отпуск". Графы 2 и 3 не заполняются. В графе 4 указывается количество дней отпуска, а в графах 5 и 6 – начало и конец учебного отпуска соответственно (в соответствии со справкой-вызовом).
Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанной самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
5. Оформить табель учета рабочего времени
Унифицированные формы этого табеля № Т-12 и № Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
В зависимости от вида отпуска в табеле нужно проставить соответствующий буквенный или цифровой код. Указанные коды приведены в форме № Т-12.
Если предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка, то проставляются коды "У" или "11". Если же без сохранения средней зарплаты, то "УД" или "13".
Работодатель может разработать собственную форму табеля учета рабочего времени и условные обозначения для него, утвердив их приказом.
6. Составить записку-расчет
Указанная записка составляется, только если работнику предоставляется отпуск с сохранением среднего заработка.
Она оформляется по унифицированной форме № Т-60, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
7. Рассчитать и выплатить отпускные
Расчет и выплата отпускных производится только при отпуске с сохранением среднего заработка. При этом Порядок расчета среднего дневного заработка для оплаты отпуска прописан в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Подробнее см. Как рассчитать среднюю заработную плату
Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). О том, в какой день работодатель должен выплатить отпускные, см. статью-рекомендацию.