Дата публикации 10.12.2024

Какие работодатели обязаны утверждать график отпусков

График отпусков обязаны составлять и утверждать работодатели-организации (вне зависимости от форм собственности) и индивидуальные предприниматели для регулирования процесса предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам (ч. 1 ст. 123 ТК РФ, письмо Минтруда России от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659). При этом могут не утверждать график отпусков:

• организации и ИП, относящиеся к микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, соответствующие требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ.

Указанные категории работодателей могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в т. ч. графика отпусков. В этом случае условия, которые регулируются ЛНА, работодателю необходимо включить в трудовые договоры с работниками. Причем заключать такие договоры следует на основе типовой формы, утв. постановлением Правительства России от 27.08.2016 № 858. Подробнее о применении типового трудового договора для микропредприятий и некоммерческих организаций см. статью.

Микропредприятия и некоммерческие организации, отказавшиеся от издания локальных нормативных актов, вправе не утверждать график отпусков, устанавливая их даты в письменном соглашении между работником и работодателем (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). В этом случае нужно указать соответствующее условие в п. 22 типовой формы трудового договора, утв. постановлением Правительства России от 27.08.2016 № 858.

Вновь созданная организация может не утверждать график отпусков на текущий год. Такое мнение высказал Минтруд России в письме от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470. При этом специалисты ГИТ г. Москвы рекомендуют организации, которая создана в текущем году, утвердить график отпусков и дополнять его по мере приема на работу сотрудников (см. письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

По какой форме составлять график отпусков

График отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации (сотрудникам ИП) на календарный год по месяцам.

Отметим, что обязательной формы графика отпусков нет. Работодатель может составить график отпусков по унифицированной форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

В трудовом законодательстве не урегулирован вопрос о необходимости определения графиком отпусков точных дат начала и окончания ежегодных отпусков.

Подробнее о том, нужно ли указывать в графике отпусков даты начала и окончания отпуска, см. статью-рекомендацию.

Когда работодатели обязаны утвердить график отпусков

График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Порядок исчисления сроков регулируется ст. 14 ТК РФ. В ней закреплено, что срок, исчисляемый неделями, истекает в соответствующее число последней недели срока. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

График отпусков на следующий год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года. Утвердить его можно и раньше, поскольку в ТК РФ нет запрета на утверждение графика отпусков заранее. Если 17 декабря приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Это подтвердил Минтруд России в письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Следовательно, к этой дате должен быть завершен процесс составления и согласования графика отпусков.

За отсутствие графика отпусков или нарушение срока его утверждения предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:

• для должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Этот вывод подтверждает судебная практика (см. постановления Восьмого КСОЮ от 19.10.2023 № 16-5472/2023, от 26.02.2020 № 16-1023/2020, решения Забайкальского краевого суда от 05.12.2022 по делу № 7-21-552/2022, 12-20/2022, Московского городского суда от 26.10.2020 по делу № 7-11385/2020, от 08.10.2020 по делу № 7-11363/2020).

Кроме того, Верховный Суд РФ разъяснил, что несоблюдение работодателем срока утверждения графика отпусков относится к нарушениям, за которые установлена ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (п. 7 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.12.2021 № 45).

Отпуска каких работников следует включать в график отпусков

График отпусков – это сводный документ, в котором отражаются сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках работников всех структурных подразделений организации (сотрудников ИП) на определенный календарный год. В график включаются те отпуска, которые будут предоставляться в этом году. Это могут быть отпуска за текущий и следующий рабочие годы.

Ежегодные отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться в графике (письма Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1, от 08.06.2007 № 1921-6). Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 календарных дней.

Также в график отпусков необходимо включать ежегодные дополнительные отпуска, в т. ч. те, которые потом будут заменены денежной компенсацией. Это следует из норм ст. 123 ТК РФ.

В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, которые на момент его утверждения состоят в трудовых отношениях с организацией, в том числе:

• дистанционных работников на постоянной основе;
• совместителей;
• работников, с которыми планируется расторгнуть трудовые договоры;
• сотрудников на испытательном сроке, у которых право на отпуск возникнет позже.

Это следует из разъяснений трудовых ведомств (см. письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321, Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1, от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом внутренние совместители будут указаны в графике отпусков дважды, поскольку в форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, предусмотрено указание должности и структурного подразделения. Что касается внешних совместителей, то либо они предоставят справку с основного места работы (выписку из графика отпусков) о дате отпуска там, либо работодателю необходимо самому запросить такие сведения у работодателя по основному месту работы. Это следует из норм ст. 286 ТК РФ.

Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, подлежат включению в график отпусков, если они планируют выйти на работу в следующем календарном году. В то же время отпуска, на которые имеют право женщины до и после отпуска по беременности и родам, а также лица после отпуска по уходу за ребенком, нужно включать в график, но при условии, что работник выразил желание его использовать.

Мобилизованных сотрудников, с которыми работодатель приостановил действие заключенных трудовых договоров, не нужно включать в график отпусков на следующий год (письмо Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1).

При составлении графика отпусков работодатель не обязан учитывать пожелания работников по датам предоставления отпусков (см. письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1, определение Первого КСОЮ от 23.01.2024 по делу № 88-2601/2024). Таким образом, работодатель не обязан в общем случае согласовывать даты начала и окончания отпусков работников для составления графика.

Включать ежегодные отпуска этих работников в график отпусков также необходимо, но обязательно нужно учесть их мнение по конкретным датам отпусков. При этом такие работники даже при составленном графике могут использовать отпуск в любое удобное для них время (т. е. пойти в отпуск не по графику). Для этого они должны подать заявление работодателю (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Разделение отпуска на части при формировании графика отпусков

Разделение ежегодного отпуска на части может предусматриваться в графике отпусков только по соглашению между работником и работодателем (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск на части без согласия работника, поскольку это нарушает его право на предоставление неделимого ежегодного оплачиваемого отпуска.

Следовательно, если сотрудник не выразил желания использовать отпуск по частям или стороны не договорились о разделении ежегодного отпуска на части, то сотруднику необходимо предоставить отпуск полностью (см. письма Минтруда России от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853, Роструда от 08.10.2024 № ПГ/19878-6-1, определения Первого КСОЮ от 23.01.2024 по делу № 88-2601/2024, Девятого КСОЮ от 21.03.2024 № 88-1009/2024 по делу № 2-41/2023, Седьмого КСОЮ от 02.05.2023 по делу № 88-7640/2023, 2-5884/2022).

В этом случае в графике отпусков указывается полная продолжительность ежегодного отпуска, полагающегося работнику, без деления на части (например, 28 календарных дней или 30 календарных дней для инвалидов), а также даты начала и окончания отпуска.

Если сторонами достигнуто соглашение о разделении ежегодного отпуска на части, то это также следует отразить в графике отпусков. Например, в графике указываются все части отпуска, включая их продолжительность, а также даты их начала и окончания. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. По соглашению с работником вторая и последующие части отпуска могут быть любой продолжительности (письма Минтруда России от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477, Роструда от 10.01.2024 № ПГ/28100-6-1).

Порядок оформления соглашения между работником и работодателем о разделении отпуска на части трудовым законодательством не установлен. Он может определяться ЛНА работодателя (ст. 8 ТК РФ). По мнению Роструда, согласие на разделение отпуска работник может выразить в письменном заявлении, в соответствующей отметке в графике отпусков или в приказе работодателя о разделении отпуска (письмо Роструда от 08.10.2024 № ПГ/19878-6-1).

В трудовом законодательстве нет запрета на объединение или разделение дней ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков. Если стороны договорились о разделении отпуска на части, то работник может взять дополнительный отпуск отдельно от основного (письмо Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19708-6-1). В такой ситуации в график отпусков необходимо внести количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно от основного отпуска (например, 28 календарных дней (основной отпуск) и 7 календарных дней (допотпуск за вредные условия труда).

Включение в график отпусков работников, принятых после его утверждения

Сотрудников, которые трудоустроены после составления графика отпусков, нужно включить в график путем внесения дополнений (при полном соблюдении общей процедуры утверждения графика отпусков) (см. письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Порядок утверждения графика отпусков

1. Издать приказ о разработке графика отпусков (при необходимости)

Издание этого приказа не является обязательным, поэтому вопрос о необходимости его оформления работодатель решает по своему усмотрению.

Приказ о разработке графика отпусков работодатель может издать в свободной форме. В этом приказе содержится поручение конкретному сотруднику или руководителю структурного подразделения (например, отдела кадров) разработать график отпусков с учетом пожеланий сотрудников (учет мнения которых является обязательным) и требований законодательства.

2. Составить проект графика и обоснование

Проект графика отпусков должен быть представлен выборному органу первичной профсоюзной организации, если таковой есть у работодателя. Если профсоюза нет, то принять ЛНА работодатель может самостоятельно.

Кроме того, к проекту необходимо приложить обоснование. Это требование закреплено в ч. 1 ст. 372 ТК РФ для всех документов, которые отправляются на согласование в профсоюз. В отношении графика отпусков требование об учете мнения профсоюзной организации установлено ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

При этом учитывать мнение иных представительных органов, которые не являются профсоюзами (например, совета трудового коллектива, объединения работников и т. п.), при утверждении графика отпусков работодатель не обязан (письмо ГИТ в г. Москве от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964).

3. Получить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Профсоюз должен рассмотреть проект графика отпусков в течение 5 рабочих дней со дня его получения, после чего направить работодателю мотивированное мнение в письменной форме (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).

Подробнее о порядке учета мнения профсоюза при принятии ЛНА см. статью.

4. Утвердить график приказом и ознакомить с ним сотрудников

Составленный график отпусков утверждает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Например, полномочия по утверждению графика отпусков могут быть возложены на заместителя генерального директора по управлению персоналом или на директора по персоналу.

Приказ об утверждении графика отпусков работодатель может издать в свободной форме.

• Примерная форма приказа об утверждении графика отпусков

Вопрос о том, нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков, не решен в законодательстве, поскольку график отпусков имеет двойственную природу (подробнее см. статью-рекомендацию). По нашему мнению, работодателю целесообразно ознакомить сотрудников с этим документом, например, путем составления листа ознакомления с графиком отпусков, в котором распишутся все работники.