1. Составить служебную записку
Служебная записка составляется в произвольной форме на имя руководителя организации руководителем подразделения, в котором трудится работник (иным лицом, которое принимает такие решения).
В служебной записке указывается обоснование необходимости отзыва сотрудника.
2. Направить сотруднику уведомление об отзыве из отпуска
Уведомление направляется в письменном виде (в бумажной или электронной форме) почтовым отправлением либо по электронной почте от имени работодателя.
Перед отправкой такого уведомления целесообразно созвониться с работником и уточнить у него, может ли он приступить к работе.
Напомним, что отказ сотрудника прервать свой отпуск нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).
3. Получить от сотрудника согласие на досрочный выход на работу
Согласие обязательно должно быть письменным (написанным от руки или в электронном виде). Согласие также может быть выражено в виде подписи сотрудника на уведомлении об отзыве из отпуска с указанием статуса "Согласен".
4. Издать приказ об отзыве из отпуска
В приказе должны быть отражены дата досрочного выхода, порядок пересчета отпускных, а также период, на который переносится отпуск.
Таким образом, отзывая сотрудника из отпуска, работодатель должен понимать, на какой срок будет перенесен отпуск.
5. Пересчитать отпускные
Дни работы при отзыве из отпуска подлежат оплате по окладу, а не на основании среднего заработка. При отзыве работника из отпуска организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы НДФЛ (письмо ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).
При этом ст. 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель может произвести удержание. Отпускные, которые оказались излишне выплаченными в связи с отзывом сотрудника из отпуска, в нем не поименованы. Следовательно, удержать эти выплаты работодатель может только по заявлению работника.
Если работодатель, произведя перерасчет без заявления сотрудника, выплатит зарплату меньше на сумму излишне выплаченных отпускных, работник сможет в судебном порядке взыскать эту сумму (см. определение Верховного суда Республики Хакасия от 12.05.2011 по делу № 33-10512011, апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 27.03.2018 по делу № 33-1535/2018).
Если отпускные с сотрудника не были удержаны при отзыве, то, по нашему мнению, при предоставлении неиспользованных дней отпуска работодатель не обязан их оплачивать еще раз.
6. Заполнить табель учета рабочего времени
Дни, в течение которых работник находился в отпуске до того, как был отозван, следует отразить в табеле буквенным обозначением "ОТ" или цифровым обозначением "09". Дни, в течение которых сотрудник работал после отзыва из отпуска, отражаются в табеле буквенным обозначением "Я" или цифровым обозначением "01".