Работник не обязан писать заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, если идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков. В иных случаях необходимо писать заявление.
Обоснуем ответ.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзной организации за 2 недели до наступления календарного года. Этот график обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Такие правила содержит ст. 123 ТК РФ.
Таким образом, если в организации имеется график отпусков и работник будет отдыхать в указанные в нем дни, то он не обязан как-либо оповещать работодателя или согласовывать с ним отпуск дополнительно, а значит, не должен писать заявление.
При этом трудовое законодательство не запрещает переносить отпуск по просьбе работника на иные даты, чем в графике отпусков, при согласии на это работодателя. Предоставление отпуска вне графика является предоставлением работнику части отпуска, указанной в его заявлении (см. письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/12040-6-1, от 20.06.2022 № ПГ/16003-6-1, ГИТ в г. Москве от 24.01.2024 № ПГ/29654/10-2762-ОБ/1426).
Таким образом, заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска работник подает, если:
- график отпусков в организации не составлен (обратите внимание на то, что несоставление графика может стать причиной наложения штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ);
- на момент составления графика отпусков сотрудник еще не работал у данного работодателя (т.е. отпуск предоставляется за первый год работы);
- график отпусков составлен, но работник желает отдохнуть в дни, не указанные в графике.
Форма заявления на отпуск законодательством не установлена, при этом текст заявления должен содержать данные о периоде, на который предоставляется отпуск (письмо Роструда от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1).
Сроки написания заявления законодательство не содержит, следовательно, сотрудник может написать заявление в любое время.
Срок подачи заявления на ежегодный отпуск целесообразно установить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении об отпусках). Работодателю необходимо установить этот срок с учетом своей обязанности по выплате отпускных. Напомним, перечислить отпускные необходимо в день, после которого остается 3 дня до отпуска. За несвоевременную выплату отпускных работодателю грозит штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., для ИП – от 1 000 до 5 000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.). С учетом этого рекомендуем установить срок подачи заявления не менее чем за 4 календарных или рабочих дня до начала планируемого отпуска.
На основании заявления работника работодатель вправе издать приказ, затем внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника (если она ведется).
Уходя в отпуск не по графику без письменного заявления работник рискует быть уволенным за прогул на основании пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Обращаем внимание, что в письме от 16.05.2024 № 14-6/ООГ-3001 Минтруд России указал, что заявление о предоставлении отпуска сотрудник должен подать только при переносе отпуска в связи с болезнью. В иных случаях подача заявления на отпуск не требуется. Вероятно, этим ведомство предлагает каждый раз, когда в отпуск сотрудник планирует идти не по графику, вносить изменения в график, и на его основании предоставлять отпуск. Однако считаем, что работник может подать заявление на предоставление отпуска в оговоренных выше случаях, на основании которого работодатель внесет изменения в график отпусков.
Отметим, что в ряде случаев ТК РФ прямо предусматривает, что отпуск предоставляется при наличии заявления работника. Подробнее о таких отпусках читайте в статьях: