Внимание
С 01.09.2025 особенности направления работников в служебные командировки будут определены Положением, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501 (далее – Положение № 501). При этом порядок оформления и оплаты командировок остается прежним при формальном изменении регулирующего нормативного правового акта. Для удобства в текущей статье одновременно будут приведены нормы старого и нового порядков.
Порядок оформления служебной командировки закреплен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Составление служебного задания и отчета о проделанной работе, а также выдача командировочного удостоверения не предусмотрены нормами Положения № 749 (Положения № 501). Однако в трудовом законодательстве нет запрета на использование этих документов, поэтому если работодатель готов их применять, он может закрепить соответствующие положения в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).
Для того чтобы направить сотрудника в служебную командировку, работодателю необходимо предпринять следующие действия.
1. Издать распоряжение (приказ) о направлении сотрудника в служебную командировку
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку составляется по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Если работодатель оформляет приказ о направлении сотрудника в командировку с использованием унифицированных форм № Т-9 и № Т-9а, то строку "Основание __________" можно оставлять пустой либо:
- указать в ней документ, на основании которого работник направляется в служебную командировку (например, служебную записку);
- указать там реквизиты служебного задания, если документ используется работодателем.
С приказом о направлении в командировку работник обязательно должен быть ознакомлен под подпись.
Если сотрудник отправляется в командировку на служебном транспорте или собственном автомобиле, работодатель должен издать соответствующее распоряжение. Сделать это можно отдельным приказом или добавив соответствующие строки в приказ о направлении работника в командировку.
2. Выдать работнику деньги под отчет
Согласно п. 10 Положения № 749 (п. 8 Положения № 501), работнику при направлении в служебную командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наём жилого помещения и на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Размеры указанных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Основанием для выдачи подотчетных сумм для сотрудника является приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Кроме того, сотрудник может составить служебную записку или смету с указанием необходимых сумм.
Если командировка по России, то денежные средства могут быть выданы сотруднику в рублях из кассы, а также перечислены на расчетный счет или банковскую карту (в том числе зарплатную) сотрудника. Это подтвердили контролирующие органы (см. письмо от 10.09.2013 Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 ).
Если сотрудник едет за границу, денежные средства могут быть выданы в иностранной валюте (п. 16 Положения № 749, п. 13 Положения № 501, пп. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). О том, можно ли в случае заграничной командировки выдать аванс в валюте из кассы, см. статью-рекомендацию.
Подробнее о командировочных расходах см. Гарантии при направлении в командировку
3. Выдать командировочное удостоверение и внести запись в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (если работодатель их использует)
Если работодатель закрепил в локальном нормативном акте обязательность заполнения командировочного удостоверения, его необходимо выдать сотруднику. При этом нужно помнить, что работник, приехавший из служебной командировки, может вернуть это удостоверение без печати организации, в которую он направлялся. Нарушения порядка оформления командировки в данном случае не будет.
Обязанность вести журнал прибывающих и убывающих в командировку, а также формы самих журналов отменены (см. постановление Правительства России от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако работодатели, которые продолжают использовать командировочные удостоверения, могут заполнять журнал выбывающих в командировку работников и журнал прибывших в командировку.
Для этого им необходимо закрепить формы таких журналов, порядок их заполнения, а также обязанность их заполнения в локальном нормативном акте.
Так, можно предусмотреть внесение в журналы следующих сведений:
- Ф. И. О. командированного работника;
- наименование организации, в которую командируется работник;
- пункт назначения.
4. Отметить период командировки в табеле учета рабочего времени
Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 табеля утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Работодатель может использовать собственную форму табеля учета рабочего времени.
Если табель ведется по унифицированной форме, то командировка в табеле отмечается кодом "К" или 06. Если командированному сотруднику установлено неполное рабочее время, то при указании соответствующего кода, не нужно указывать количество отработанных часов в командировке
Указанный код применяется также для дней, проведенных в пути, поскольку они также включаются в дни командировки. При этом количество часов, проведенных в пути не имеет значения.
Если сотрудник по договоренности с работодателем выходит на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки, то в табеле учета рабочего времени такие дни отмечаются кодом "К" или "06".
О том, как отметить в табеле сверхурочную и ночную работу в командировке, см. статью-рекомендацию.
Как отмечать в табеле учет рабочего времени работу в выходной (нерабочий праздничный) день в командировке см. статью-рекомендацию.
5. Получить от сотрудника авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному авансу
В течение трех рабочих дней после возвращения из служебной командировки сотрудник должен представить и авансовый отчет (п. 26 Положения № 749, п. 23 Положения № 501). Отчет составляется по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
Если локальным нормативным актом предусмотрено, то к авансовому отчету сотрудник должен приложить отчет о работе, выполненной в служебной командировке. Его можно составить по форме, утвержденной работодателем, или в графе 12 служебного задания (унифицированная форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
К авансовому отчету прилагаются:
- документы о найме жилого помещения – договор, иной документ гостиницы, который должен содержать все реквизиты, установленные п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, утв. постановлением Правительства России от 18.11.2020 № 1853, либо договор найма жилого помещения;
- документы о фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- документы на оплату такси – кассовый чек или чек из приложения "Мой налог" (пп. "г" п. 82 Правил перевозки, утв. постановлением Правительства России от 01.10.2020 № 1586);
- служебная записка, если:
- сотрудник едет в служебную командировку на служебном транспорте или принадлежащем ему (в том числе по доверенности) автомобиле. К служебной записке прикладываются путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
- отсутствуют проездные документы. В этом случае к служебной записке обязательно нужно приложить документы, подтверждающие проживание в месте командировки.
- отсутствуют документы, подтверждающие и проезд, и проживание
- документы об иных расходах, связанных с командировкой.
Если по окончании служебной командировки у работника остались деньги, он должен вернуть их в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Если сотрудник израсходовал больше денег, чем ему выдали, перерасход выдается ему по расходному кассовому ордеру.
Если сотрудник не вернул денежные средства, которые не были истрачены, работодатель может удержать их из заработной платы в течение месяца со дня истечения срока на окончательный расчет (ч. 2 ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Статья-рекомендация: