Трудовой кодекс РФ не содержит определения подарка. Обычно под подарком понимается какая-либо ценная вещь.
Выдача подарка производится по усмотрению работодателя, поскольку в силу ст. 22 ТК РФ поощрение работника за добросовестный эффективный труд является правом работодателя.
При этом трудовое законодательство не содержит каких-либо указаний и ограничений в отношении размеров и способов выдачи подарков.
Как установить возможность поощрения работников в виде подарка
Работодатель на свое усмотрение решает, какого сотрудника, за что, в каком размере и виде поощрить.
Если подарок носит разовый характер, то его выдачу отдельно нигде устанавливать не нужно. Достаточно оформить документы, указанные ниже.
Если же подарки выдаются постоянно, например, к праздничным датам, то их выдачу необходимо закрепить в локальном нормативном акте, например, в коллективном договоре, положении о поощрении или в правилах внутреннего трудового распорядка.
При этом в указанном акте должны быть четко регламентированы вопросы поощрения:
- виды поощрений, используемые у работодателя;
- применение одновременно нескольких видов поощрений;
- условия, при выполнении которых сотрудник поощряется;
- размер поощрений или алгоритм определения этого размера (необходим для выплаты премий и награждения подарками);
- лицо, которое может назначать поощрения.
Стоимость подарка, НДФЛ, взносы
Стоимость подарка, который работодатель может вручить сотруднику в качестве поощрения, никак не регламентируется. То есть работодатель вправе подарить сотруднику вещь любой стоимости.
Однако стоит помнить, что доходы в виде подарка не облагаются НДФЛ, только если их стоимость меньше 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Таким образом, если работодатель подарит сотруднику вещь, которая стоит более 4 000 руб., то у него возникнет обязанность налогового агента по НДФЛ.
Подробнее об обязанностях налогового агента см. Справочник "НДФЛ".
Если подарок передан работнику по договору дарения в письменной форме, объекта обложения страховыми взносами не возникает (п. 4 ст. 420 НК РФ, письмо Минфина России от 20.01.2017 № 03-15-06/2437).
Какими документами оформить выдачу подарка
При поощрении работника подарком необходимо издать приказ (распоряжение) о поощрении.
Формы таких приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это приказ (распоряжение):
- по форме № Т-11 (издается при поощрении одного работника);
- по форме № Т-11а (издается при поощрении нескольких работников).
Они составляются на основании представления (служебной записки) руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В этой записке руководитель указывает причины, в связи с которыми считает необходимым поощрить работника. Эти причины потом вписываются в приказ в строку "мотив поощрения".
При оформлении приказа необходимо заполнить все его реквизиты. Однако если оформляются все виды поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), то из приказа по форме № Т-11 можно исключить реквизит "В сумме" (Указания по заполнению вышеназванных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
По нашему мнению, при поощрении работника подарком целесообразнее этот реквизит не исключать, а прописать в нем стоимость подарка.
Приказ о поощрении подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Кроме того, его подписывает и работник, так как с приказом он должен быть ознакомлен под подпись.
На основании приказа рекомендуем заключить с работником письменный договор дарения. Как отмечалось выше, это даст работодателю право не облагать страховыми взносами стоимость подарка.
Запись о передаче работнику подарка нужно внести в личную карточку работника, а также в раздел "Сведения о награждениях" его трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
Статьи-рекомендации: