Работодатель вправе направлять сотрудникам расчетные листки посредством кадрового электронного документооборота (если у него ведется КЭДО) либо рассылать расчетные листки в электронном виде (если такой порядок закреплен, например, в локальном нормативном акте работодателя, далее – ЛНА).
Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка.
Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листка c учетом мнения представительного органа работников (при его наличии). Подробнее об этом см. здесь.
В письме Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 высказано мнение о том, что расчетные листки в электронной форме работодатели могут рассылать работникам, только если у них ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако в Трудовом кодексе РФ нет запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.
Трудовым законодательством не установлен порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы (в т. ч. при ее перечислении на банковскую карту). Порядок извещения работников (направления им расчетных листков) работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в ЛНА либо в трудовом или коллективном договоре (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письма Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1).
При этом выдавать сотрудникам расчетные листки именно в бумажном виде необязательно. Работодатель вправе направлять их работникам в электронном виде (например, рассылать по электронной почте).
Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Например, судьи не признают нарушением рассылку расчетных листков по электронной почте (см. определение Шестого КСОЮ от от 15.05.2025 № 88-6614/2025, апелляционные определения Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/2017, Самарского областного суда от 21.05.2015 № 33-5328/2015, определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).
Если у работодателя введен КЭДО и расчетные листки включены в перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, то работодатель может рассылать работникам расчетные листки через информационную систему, применяемую для КЭДО (письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). При переходе на кадровый электронный документооборот работники дают согласие на ведение КЭДО.
Работодатели, которые не перешли на КЭДО, вправе извещать работников о составных частях заработной платы в электронном виде, если такой способ предусмотрен в ЛНА, трудовом или коллективном договоре. Так, работодатель вправе установить в ЛНА, что работникам направляются расчетные листки в электронном виде по электронной почте. Для получения расчетного листка работнику следует написать заявление с указанием адреса своей электронной почты, на который будет отправлен расчетный листок. Такие условия можно прописать, например, в Положении об оплате труда или другом ЛНА.
Работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
По нашему мнению, если работодатель в ЛНА установил порядок рассылки расчетных листков в электронном виде, то он вправе применять такой порядок. Подключение к КЭДО при этом не обязательно.
Если ЛНА предусматривает рассылку работникам расчетных листков по электронной почте, то использование журнала учета выдачи расчетных листков не требуется. При направлении расчетного листка в электронной форме факт его получения может подтвердить уведомление о прочтении, направленное работником по электронной почте на адрес, с которого был отправлен расчетный листок.