Дата публикации 14.01.2026

1. Предоставление работником заявления о приеме на работу

Это необязательный этап для большей части работодателей. Нормы трудового законодательства не предусматривают предоставления сотрудником работодателю заявления о приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Поэтому при поступлении сотрудника на работу в коммерческую организацию такое заявление не требуется (письмо Роструда от 28.03.2024 № ПГ/04565-6-1). Работодатель может только попросить гражданина написать заявление о приеме на работу.

Вместе с тем предоставление такого заявления обязательно при поступлении на государственную и муниципальную службу (ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). Установленной формы заявления о приеме на работу нет. Поэтому оно может быть составлено в свободной форме. В заявлении о приеме на работу сотруднику следует указать, что он просит принять его на работу по срочному трудовому договору.

Законодательство не обязывает работодателя регистрировать поступившие письменные заявления работников о приеме на работу. Но и запрета вести журнал регистрации заявлений нет. Заявления о приеме на работу по делам, законченным до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а после этой даты – 50 лет. По истечении обязательного срока заявления могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами

До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под подпись с коллективным договором (при наличии) и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Подробнее см. Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами при приеме на работу

3. Оформление срочного трудового договора

Срочный трудовой договор оформляется по общим правилам. В него обязательно включаются сведения и условия, предусмотренные ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ. Кроме того, в договоре могут быть прописаны и дополнительные условия, указанные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ. При этом необходимо учитывать следующие особенности.

Трудовой договор на определенный срок заключается по основаниям, указанным в ч. 1 или ч. 2 ст. 59 ТК РФ.

Поэтому в срочном трудовом договоре обязательно указываются (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ):

1. Обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения договора на определенный срок в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом.
2. Срок (период) его действия.

Срок действия в трудовом договоре может быть определен:

1. Конкретными датами начала и окончания действия договора.

2. Конкретной датой начала действия договора и указанием периода времени.

3. Конкретной датой начала действия договора и указанием на определенное событие, прекращающее действие договора.

4. Указанием периода, на который заключен трудовой договор, и определенного события, прекращающего действие договора.

или

или

Из письма Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 следует, что отдельный срочный трудовой договор работодатель должен заключить с сотрудником на время исполнения обязанностей каждого отсутствующего работника. Таким образом, для замещения нескольких сотрудников, которые уходят в отпуск друг за другом, нельзя заключить с работником один срочный трудовой договор.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Работник должен поставить подтверждающую подпись о получении своего экземпляра на экземпляре работодателя.

Ставить подписи работнику и работодателю на каждой странице трудового договора не обязательно. В ТК РФ нет таких требований (письмо Роструда от 08.10.2021 № ПГ/29938-6-1).

Вместе с тем если текст трудового договора в экземплярах работника и работодателя разный (например, в них указаны разные условия оплаты труда работника), то возможно возникновение трудового спора между сторонами. Это подтверждает судебная практика (см. определение Второго КСОЮ от 10.08.2021 по делу № 88-18147/2021).

Работодателю целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка), что стороны будут подписывать трудовой договор на каждой странице.

Применять факсимиле для подписания трудового договора нельзя. Подписывать трудовой договор можно собственноручной подписью или электронной подписью (если у работодателя применяется кадровый электронный документооборот). Такой вывод следует из письма Минтруда России от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863.

Если сотрудник был фактически допущен к работе, то работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Подробнее см. Трудовой договор

4. Регистрация трудового договора

Эта процедура не является обязательной и не регламентирована законодательством. Работодатель может регистрировать договоры, например, в Книге (журнале) регистрации трудовых договоров.

• Примерная форма книги регистрации трудовых договоров (дополнительных соглашений)

5. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

Издавать приказ о приеме на работу не обязательно, поскольку трудовые отношения оформляет трудовой договор.

Однако работодатель по-прежнему может издавать приказ о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Если работодатель использует унифицированные формы, то приказы издаются по формам, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно по формам № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников).

В приказе указываются следующие сведения:

• наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
• дата и номер приказа;
• дата, с которой сотрудник принят на работу, а также дата окончания срока действия срочного трудового договора или определенное событие, прекращающее действие договора (например, выход основного сотрудника (Ф. И. О.) на работу (п. 2 письма Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191);
• Ф. И. О. работника и табельный номер;
• наименование структурного подразделения;
• должность (специальность, профессия), на которую принимается работник;
• характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
• размер оклада и надбавок;
• срок испытания (указывается, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу);
• основание для издания приказа (трудовой договор);
• информация о руководителе организации;
• подпись работника об ознакомлении с приказом и дата такого ознакомления.

• Пример заполнения приказа о приеме на работу по форме № Т-1

Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу работодатель должен не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника. И в этот же срок ознакомить с ним работника под подпись. Работодатель вправе закрепить указанные сроки в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) (ст. 8, 189 ТК РФ). Такие разъяснения приведены в письме Роструда от 12.04.2024 № ПГ/06177-6-1.

6. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме на работу

Приказ о приеме на работу может быть зарегистрирован в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.

• Примерная форма журнала регистрации приказов

7. Передача в СФР сведений о трудовой деятельности работника (по форме ЕФС-1)

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки принимаемого на работу сотрудника, работодатель обязан представить в Социальный фонд России (СФР) сведения о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Сведения в СФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). В настоящее время основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Таким образом, при приеме на работу в качестве документа-основания необходимо указывать трудовой договор. Поэтому считаем, что в обоих случаях (когда работодатель издает приказы о приеме на работу или отказался от издания таких приказов) срок представления формы ЕФС-1 необходимо определять с учетом даты заключения трудового договора.

При приеме на работу сотрудника нужно заполнить и представить:

• титульный лист формы ЕФС-1;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Это следует из п. 4, 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (далее – Порядок).

При заполнении графы 5 формы ЕФС-1 нужно обязательно указать трудовую функцию и код, который соответствует сроку трудового договора, заключенного с работником (п. 45 Порядка). В этой графе проставляется одно из значений:

• "0.1" – срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• "0.2" – срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Подробнее о заполнении графы 5 формы ЕФС-1 в ситуации, когда неизвестен срок срочного трудового договора с лицом, замещающим основного работника, см. в ответе.

8. Внесение записи о приеме на работу в бумажную трудовую книжку

В трудовой книжке не нужно указывать, что трудовой договор с работником носит срочный характер (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1).

Бумажную трудовую книжку соискатель представляет, если не выбрал ведение данных о трудовой деятельности в порядке, установленном ст. 66.1 ТК РФ. Если ранее мест работы у сотрудника не было (т. е. он поступает на работу впервые), то формирование сведений о его трудовой деятельности производится в электронном виде (по правилам ст. 66.1 ТК РФ). Бумажная трудовая книжка в этом случае не оформляется. Уведомлять такого работника о том, что бумажная книжка на него не будет заведена, не нужно (письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).

Подробнее см. Предоставление соискателем документов при приеме на работу.

Запись необходимо внести в трудовую книжку каждого работника, проработавшего у работодателя свыше 5 рабочих дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Порядком, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).

Пункт 10 Порядка № 320н устанавливает, что в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Если работодатель продолжает издавать приказы о приеме на работу, то в графу 4 трудовой книжки он может внести данные приказа. Если же от приказов работодатель отказался, то в этой графе можно указать номер и дату трудового договора (см. письмо Минтруда России от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862).

Подробнее см. Порядок заполнения трудовой книжки

9. Внесение сведений в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка № 320н).

Работодатель может использовать собственную форму книги (журнала), либо форму, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя нужно утвердить эту форму в качестве применяемой.

10. Оформление личной карточки работника

Оформлять личную карточку работника не обязательно. Однако работодатель может по своему усмотрению оформить на работника личную карточку (письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).

Работодатель, который продолжает вести личные карточки, может использовать унифицированную форму личной карточки, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций;
• форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

Также работодатель может использовать форму личной карточки, разработанную самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

11. Оформление личного дела работника

Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела не обязательно.

Однако если коммерческая организация решит вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в локальном нормативном акте (например, в Положении о ведении личных дел работников).

В личные дела работников могут помещаться следующие документы:

• анкета, автобиография, резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка (если ведется).

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку ("дело"). В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.

Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал, что в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный п. 2 ст. 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

12. Оформление документов военнообязанных работников

Все организации независимо от форм собственности обязаны вести воинский учет. Порядок ведения этого учета в организациях определен в Положении о воинском учете, утвержденном постановлением Правительства России от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение).

Так, воинскому учету подлежат все граждане России. Исключение составляют лишь (п. 15 Положения):

• освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";
• проходящие военную службу;
• женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
• постоянно проживающие за пределами России;
• имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки РФ и ФСБ России.

Помимо стандартного набора документов, при приеме на работу лица, подлежащие воинскому учету, обязательно должны представить (п. 28 Положения):

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (так называемое приписное свидетельство), – для призывников;
• военный билет, персональную электронную карту (если она выдавалась), временное удостоверение, выданное взамен военного билета, или справка взамен военного билета, – для военнообязанных запаса.

Сведения о приеме на работу военнообязанных работников организация обязана сообщить в военкомат по месту жительства или месту пребывания граждан или в органы местного самоуправления (в случае отсутствия военкомата), т. е. по месту их учета (письмо Минобороны России от 06.10.2023 № 207/6/3665). Сделать это необходимо в течение 5 календарных дней с даты приема на работу (пп. "а" п. 32 Положения).

Уведомить военкомат о приеме на работу военнообязанного работника необходимо по форме, приведенной в приложении № 2 к Положению.