Дата публикации 17.02.2025

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ. Это:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 28.04.2023 № 138-ФЗ, п. 19 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением Правительства России от 23.12.2023 № 2267).

Если у гражданина отсутствует паспорт, то он может предоставить работодателю, например:

• свидетельство о рождении – для лиц, не достигших 14-летнего возраста;
• временное удостоверение личности гражданина РФ, выданное на срок оформления паспорта (п. 125 Административного регламента, утв. приказом МВД России от 16.11.2020 № 773).

Трудовая книжка

Будущий сотрудник обязан предъявить работодателю один из документов:

• трудовую книжку;
• сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-СФР, утв. приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).

Если сотрудник поступает на работу впервые, бумажная трудовая книжки не оформляется, а сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Уведомлять таких лиц о том, что бумажная трудовая книжка им не будет оформляться, не нужно (письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).

Бумажную трудовую книжку ведет основной работодатель, поэтому при поступлении на работу в порядке совместительства, сотрудник может не предоставлять трудовую книжку.

Если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка из-за ее утраты, повреждения или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. При этом в заявлении соискателя должны быть указаны причины, по которым трудовая книжка отсутствует (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Документ, подтверждающий регистрацию в сфере обязательного пенсионного страхования

Следует заметить, что при заключении трудового договора впервые такой документ оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Это может быть страховое свидетельство ("зеленая карточка"), оформленное до 29.09.2019, либо уведомление по форме АДИ-РЕГ, оформленное начиная с 29.09.2019;

Документы воинского учета

Эти документы обязаны иметь военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу.

Документами воинского учета являются (п. 8 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, п. 25 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017):

• для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (так называемое приписное свидетельство);
• для военнообязанных запаса – военный билет, персональная электронная карта (если она выдавалась) либо справка, выданная взамен военного билета, или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Таким документом может быть диплом, аттестат, удостоверение о повышении квалификации, свидетельство о профессии (должности) и т.п. Эти документы необходимы при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям

Такая справка необходима при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость либо подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Справку представляют, в частности:

• лица, претендующие на должности специалистов авиационного транспорта (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ);
• члены правления жилищного кооператива, члены ревизионной комиссии кооператива, а также главный бухгалтер (ст. 116.1 Жилищного кодекса РФ);
• лица, претендующие на должности сотрудников органов внутренних дел (п. 2 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации");
• лица, претендующие на должности сотрудников транспортной безопасности (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ "О транспортной безопасности");
• лица, претендующие на должности государственных гражданских служащих (п. 2 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации");
• лица, претендующие на должность педагогического работника (ст. 331 ТК РФ).
• лица, которые планируют работать водителями легкового такси, автобусов, трамваев, троллейбусов и подвижного состава внеуличного транспорта при осуществлении перевозок пассажиров и багажа (ст. 328.1 ТК РФ);
• частные охранники (п. 5 ч. 2 ст. 11.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации").

Получить такую справку можно обратившись в ФКУ "ГИАЦ МВД России" или информационный центр территориального органа МВД России. Административный регламент выдачи справок, а также форма справки утверждены приказом МВД России от 27.09.2019 № 660.

Справка о том, что соискатель не подвергался наказанию за потребление наркотиков

Справка предоставляется при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

Получить такую справку можно обратившись в информационный центр территориального органа МВД России или МФЦ. Административный регламент выдачи справок, а также форма справки утверждены приказом МВД России от 02.11.2020 № 746.

Дополнительные документы

Учитывая специфику работы, работодатель имеет право требовать дополнительные документы, предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства России.

Так, например, работодатель имеет право требовать:

1. Справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается по совместительству на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ).

2. Медицинское заключение о состоянии здоровья у граждан, поступающих на гражданскую службу (ст. 16 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Порядок выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений утвержден приказом Минздрава России от 14.09.2020 № 972н. Медицинское заключение оформляется в произвольной форме.

3. Личную медицинскую книжку.

Личную медицинскую книжку можно требовать, если работа связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения. Она подтверждает прохождение:

• обязательных медицинских осмотров (п. 8 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ);
• гигиенической подготовки и аттестации (п. 2 Инструкции, утв. приказом Минздрава России от 29.06.2000 № 229).

Личная медицинская книжка оформляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (п. 8 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ, приказ Минздрава России от 18.02.2022 № 90н).

4. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера:

• у граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы, включенной в перечень, установленный нормативными правовыми актами РФ (ст. 20 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
• у граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, включенных в соответствующий перечень (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).

Форма справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера утверждена Указом Президента РФ от 23.06.2014 № 460. Справка заполняется работником самостоятельно, в соответствии с Правилами представления, утв. постановлением Правительства России от 22.07.2013 № 613.

Предоставление следующих документов при приеме на работу не является обязанностью работника, вместе с тем способствует получению им установленных законом компенсаций и гарантий, это:

• справка о беременности – с целью получения беременной женщиной гарантий и компенсаций, предусмотренных ст. 254-255, 259-261 ТК РФ;
• справка о составе семьи – с целью получения гарантий, предусмотренных ст. 261, 263-264 ТК РФ;
• копия свидетельства о рождении ребенка – с целью получения гарантий и компенсаций, предусмотренных ст. 256 ТК РФ и налоговых вычетов на детей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
• справка об инвалидности и индивидуальная программа реабилитации и абилитации инвалида (ИПРА), медицинское заключение – с целью получения гарантий, предусмотренных абз. 4 ч. 1 ст. 92, абз. 4 ч. 1 ст. 94, ч. 3 ст. 115, ч. 2 ст. 128, ч. 5 ст. 96, ч. 5 ст. 99, ч. 7 ст. 113, ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Минтруд России в письме от 25.12.2024 № 14-6/ООГ-7582 пояснил, что работник-инвалид должен быть сам заинтересован в предоставлении работодателю сведений о своей инвалидности. Это необходимо для того, чтобы работник мог получить от работодателя гарантии, установленные трудовым законодательством для этой категории сотрудников.

Сертификат о вакцинации

Сертификат о вакцинации можно требовать только при приеме к работодателю, который занимается деятельностью, указанной в Перечне, утв. постановлением Правительства России от 15.07.1999 № 825. Это связано с тем, таким лицам можно отказать в приеме на работу или отстранить их от работы при отсутствии профилактических прививок (абз. 4 п. 2 ст. 5 Федерального закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ "Об иммунопрофилактике инфекционных болезней").

Другим сотрудникам нельзя отказать в приеме на работу по причине отсутствия сертификата о вакцинации.

Документы, которые работодатель не имеет права требовать

Иногда при приеме на работу работодатели требуют от соискателей документы, не предусмотренные законодательством, и отказывают в приеме из-за их отсутствия. Указанные действия являются незаконными.

Рассмотрим наиболее частные нарушения, совершаемые работодателем в этой сфере.

Документ, подтверждающий временную регистрацию

Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, не содержат требований для работодателей следить за регистрацией своих сотрудников по месту пребывания (письмо Роструда от 18.12.2008 № 6967-ТЗ).

Кроме того, не допускает ограничение прав или установление преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от места жительства, в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

По мнению Пленума Верховного Суда РФ, работодатель не вправе отказать в заключении трудового договора лицу, являющемуся гражданином РФ, из-за отсутствия у него регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя. Это связано с тем, что такие действия работодателя нарушают право граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства (ч. 1 ст. 27 Конституции РФ), а также противоречат ч. 2 ст. 64 ТК РФ (п. 11 постановления от 17.03.2004 № 2).

Таким образом, работодатель не вправе требовать документы, подтверждающие регистрацию соискателя по месту пребывания.

ИНН

Требование работодателя о предоставлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) также не соответствует закону. Это связано с тем, что указанный документ не указан в перечне ст. 65 ТК РФ. Если сотруднику присвоен ИНН, но он его не знает, работодатель может уточнить через сервис на сайте ФНС России.