Локальные нормативные акты – это документы, которые работодатель принимает в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством.
При приеме на работу работника нужно обязательно ознакомить с коллективным договором (при наличии) и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
К таким локальным нормативным актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
- Положение об оплате труда работников (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
- Положение о премировании работников (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
- Правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда (абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ, определение Конституционного Суда РФ от 20.03.2007 № 217-О-О);
- должностная инструкция, если она есть (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0);
- локальные нормативные акты, с которыми необходимо ознакомить в силу требований коллективного договора или иных внутренних документов. Их перечень определяется обычно спецификой деятельности работодателя или работника.
С остальными документами знакомить соискателя работодатель не обязан.
Ознакомить соискателя с локальными нормативными актами необходимо под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если работодатель не применяет кадровый электронный документооборот (КЭДО), то ознакомление с локальными нормативными актами оформляется на бумажном носителе. В случае, когда работодатель применяет КЭДО и соискатель согласился на него, то ознакомление проводится в электронной форме.
Должностная инструкция
При приеме на работу сотрудника нужно ознакомить с должностной инструкцией. Это документ, который определяет трудовую функцию работника, его задачи и обязанности, а также ответственность перед работодателем. Однако если все трудовые обязанности прописаны в трудовом договоре, то должностную инструкцию отдельно составлять не нужно.
Если же нет, то рекомендуем разработать такой документ. При этом важно помнить, что обязанности, установленные в трудовом договоре, не должны отличаться от обязанностей, указанных в должностной инструкции.
Порядок составления должностной инструкции законодательно не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
О том, как разработать должностную инструкцию, см. статью.
Образцы должностных инструкций представлены здесь.
Подтверждение ознакомления с локальными нормативными актами (не применяется КЭДО)
Подтверждением того, что лицо, поступающее на работу, ознакомилось с локальным нормативным актом, является отметка об ознакомлении, содержащая подпись работника и дату. Ознакомление с ЛНА может быть оформлено следующими способами:
- проставление отметки об ознакомлении с документом в самом документе. Например, работник может проставить подпись и дату ознакомления с должностной инструкцией в конце текста должностной инструкции. Такой вариант оформления предпочтителен в том случае, если с данным документом предполагается знакомить небольшое количество работников;
Пример
С должностной инструкцией ознакомлен(а): Петров/Петров В.Е. "20" марта 2024 года.
- оформление листа ознакомления в качестве приложения к локальному нормативному акту;
- оформление листа ознакомления для каждого работника, который прилагается к трудовому договору;
- оформление журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя.
Подтверждение ознакомления с локальными нормативными актами (применяется КЭДО)
Если работодатель применяет кадровый электронный документооборот (КЭДО), он вправе ознакомить лиц, поступающих на работу с локальными нормативными актами в электронной форме (ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ). Для ознакомления с ЛНА используется цифровая платформа "Работа в России" или информационная система работодателя.
При ознакомлении лица, поступающего на работу, с ЛНА в электронной форме, им может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись, простая электронная подпись (ч. 5, 7 ст. 22.3 ТК РФ).
Если у поступающего на работу нет электронной подписи, работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника с ЛНА под подпись на бумажном носителе или обеспечить получение им электронной подписи для ознакомления в электронной форме (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).