Правила внесения изменений в трудовую книжку регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.
При внесении неточных и неправильных записей в трудовую книжку их необходимо исправить (п. 12 Порядка № 320н).
Исправлять можно только собственные записи. Записи, сделанные по прежнему месту работы, исправлять нельзя, за исключением случаев, когда (абз. 2, 3 п. 30 Порядка):
- организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована (ошибка исправляется правопреемником);
- организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована (ошибка исправляется работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку);
- ИП, который произвел неправильную или неточную запись, прекратил деятельность (ошибку исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись).
Как исправить неправильную запись на титульном листе?
В отличие от остальных записей в трудовой книжке, отдельные записи на титульном листе можно зачеркивать (абз. 2 п. 7 Порядка).
При внесении изменений в титульный лист одной чертой можно зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество (при наличии), а также дату рождения. Следом записываются новые данные.
Изменения этих сведений производятся на основании (п. 7 Порядка):
- паспорта;
- свидетельства о рождении;
- свидетельства о регистрации брака;
- свидетельства о расторжении брака;
- свидетельства о перемене имени;
- и других документов, подтверждающих изменение.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо указать данные документа, на основании которого внесены изменения. Эта ссылка заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) при ее наличии (п. 7 Порядка).
При получении нового (дополнительного) образования, профессии или специальности, в титульный лист вносится дополнение без зачеркивания старой записи (п. 8 Порядка).
Если запись об образовании была внесена некорректно, то, по нашему мнению, допускается ее зачеркнуть.
Как исправить сведения о работе и о награждениях?
В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных и неправильных записей.
Внимание
Записи об увольнении и переводе, признанные недействительными в судебном порядке или комиссией по трудовым спорам, исправляются путем выдачи дубликата трудовой книжки по письменному заявлению работника (п. 30 Порядка № 320н).
Подробнее о порядке выдачи дубликата трудовой книжки в этом случае см. статью.
Если сотрудник не подал такого заявления, то по нашему мнению, допустимо исправить эту запись в порядке, описанном ниже.
Порядок № 320н не описывает последовательности и содержания записей при исправлении в трудовой книжке. Поэтому считаем допустимым применять порядок, который использовался до вступления в силу Порядка № 320н.
Ошибочные записи в трудовой книжке необходимо сначала признать недействительными, а потом внести корректную запись.
Для этого нужно:
- в графе 1 указать следующий порядковый номер записи;
- в графе 2 указать дату внесения записи;
- в графе 3 указать: "Запись за № ___ недействительна";
- графа 4 не заполняется.
Далее вносится корректная запись (при необходимости) с указанием в графе 4 приказа (распоряжения), на основании которого была произведена неточная запись.
Если ошибка была в самом приказе (распоряжении), то в графе 4 будет указан новый документ.
При внесении новой записи, в графе 2 необходимо указывать:
- если ошибочная запись не содержала ошибки в дате, то прежнюю дату (например, при исправлении должности в записи о приеме на работу, необходимо указать дату приема на работу);
- если ошибка была именно в дате, то указывается корректная дата (это может быть дата внесения записи или иная дата).
Если у работодателя меняется наименование, то об этом вносится запись отдельной строкой (п. 13 Порядка № 320н):
- графа 1 не заполняется;
- в графе 2 указывается дата внесения изменений в ЕГРЮЛ;
- в графе 3 указывается "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)";
- в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.
По нашему мнению, в аналогичном порядке должны вноситься записи при различных формах реорганизации работодателя. В этом случае в графе 4 необходимо указывать реквизиты решения о реорганизации, либо дополнительного соглашения к трудовому договору или приказа, в которых установлено правопреемство в трудовых отношениях.
Заверять записи в трудовой книжке в силу п. 36 Порядка № 320н необходимо только при увольнении сотрудника. Поэтому, по нашему мнению, исправленные записи, а также запись о переименовании работодателя отдельно заверять подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии) не нужно.