Приобретение работодателем трудовых книжек
Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утвержден приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н (далее – Порядок № 55н).
Изготавливает бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку АО "ГОЗНАК" (далее – изготовитель) (п. 3 Порядка № 55н).
Обеспечивать работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее вправе только организации и индивидуальные предприниматели (далее – распространители) (п. 5 Порядка № 55н). С перечнем распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей можно ознакомиться на сайте Московской печатной фабрики.
Приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них работодатели могут у изготовителя или распространителей (п. 6 Порядка № 55н).
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок). Действует этот Порядок с 01.09.2021 по 01.09.2027.
При оформлении трудовой книжки или вкладыша в нее работодатели вправе взимать с работников плату за них. Это право дает п. 41 Порядка, в соответствии с которым ответственное лицо ежемесячно должно передавать сведения в бухгалтерию о суммах, полученных за оформление (письмо Минтруда России от 29.09.2021 № 14-6/ООГ-9251). Оплата может быть внесена сотрудником (на расчетный счет или в кассу), а также удержана из заработной платы сотрудника.
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 45 Порядка).
Учет трудовых книжек
Работодатель обязан вести учет трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатель самостоятельно утверждает формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 39, 40 Порядка).
Приказ об утверждении форм книг (журналов) по учету бланков трудовых книжек, вкладышей в них и самих трудовых книжек работодатель издает в произвольной форме. Что касается форм, то их можно разработать самостоятельно, а можно использовать формы книг, которые были утверждены постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В последнем случае приказом руководителя организации (ИП) нужно утвердить их в качестве применяемых.
Согласно абз. 2 п. 40 Порядка в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо указывать данные серии и номера трудовых книжек (вкладышей):
- принятых у сотрудников при поступлении на работу;
- выданных сотрудникам вновь.
Иные сведения включаются только по желанию работодателя. Дополнительно можно указать, например:
- Ф.И.О. работника;
- дату приема на работу/выдачи трудовой книжки или вкладыша;
- суммы, полученные от работников за бланки;
- дату выдачи трудовой книжки при увольнении.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются все операции получения и выдачи бланков с указанием их серии и номера.
В настоящее время указанные документы можно вести исключительно в бумажном виде, поскольку есть требование о том, что они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации (при наличии) (п. 40 Порядка).
Порядок не требует опломбировывать книги (журналы) учета трудовых книжек и бланков трудовых книжек.
Если указанные книги (журналы) в организации или у ИП отсутствуют, то трудовая инспекция может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:
- для должностных лиц и ИП – от 1 000 до 5 000 рублей.
- для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
Бланки трудовых книжек выдаются сотруднику кадровой службы (отдела кадров), ответственному за ведение трудовых книжек, на основании письменной заявки (п. 41 Порядка).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (абз. 2 п. 41 Порядка).
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Форма такого акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме (абз. 2 п. 41 Порядка).
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся так же, как и бланки строгой отчетности (п. 41 Порядка).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, в частности, своим приказом (распоряжением) должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Порядка).
Как правило, ответственным назначают одного из работников отдела кадров (например, специалиста по кадрам). Если отдела кадров у работодателя нет, ответственным можно назначить любого другого сотрудника (например, бухгалтера).
Соответствующие изменения необходимо внести и в его должностную инструкцию. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей можно только работника организации (индивидуального предпринимателя), поскольку издавать приказы (распоряжения) в отношении граждан, не являющихся работниками организации (ИП), работодатель не вправе.
Порядком не установлены условия хранения бланков трудовых книжек и вкладышей, а также трудовых книжек работников. Работодатель должен обеспечить их сохранность любыми доступными способами (письмо Минтруда России от 14.08.2023 № 14-6/ООГ-5304). Например, работодатель может в локальном нормативном акте установить, что бланки трудовых книжек и вкладышей, а также трудовые книжки работников (вкладыши в них) хранятся в сейфах или металлических шкафах. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них в сейфе обеспечит сохранность этих документов.
Трудовая книжка выдается работнику:
- в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления в случае необходимости представить ее в Социальный фонд России (CФР) в целях обязательного социального страхования (для назначения пенсии) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 34 Порядка);
- в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, абз. 3 п. 36 Порядка);
- в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (о ведении электронной трудовой книжки). Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка).
Подробнее см. Выдача трудовой книжки на руки сотруднику.
Сроки хранения трудовых книжек указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В частности, трудовые книжки должны храниться у работодателя до востребования работником, а невостребованные работником – в течение 50 – 75 лет (ст. 449 Перечня).
Статьи-рекомендации: