Работодатель должен выбрать информационную систему, которая будет применяться для ведения КЭДО (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ). Эту систему (системы) необходимо указать в локальном нормативном акте (ЛНА) о введении КЭДО, например, в Положении или Приказе работодателя (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Для ведения КЭДО могут использоваться следующие информационные системы:
- Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России". Доступ к ней можно получить, в том числе и через Единый портал государственных и муниципальных услуг;
- информационная система работодателя. Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем).
Расходы на создание и эксплуатацию этой информационной системы несет работодатель.
Минтруд России в письме от 14.03.2025 № 14-6/ООГ-1329 высказал мнение, что обязанность обеспечить взаимодействие информационной системы работодателя с Госуслугами возникает, только если соблюдаются все условия (ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ):
- работник подписывает электронные кадровые документы простой электронной подписью;
- работник в качестве способа получения документов, связанных с работой, в своем заявлении указал получение этих документов на Госуслуги.
В остальных случаях обеспечение интеграции информационной системы работодателя и Госуслуг является правом, а не обязанностью работодателя.
Правила взаимодействия информационной системы работодателя, которая обеспечивает подписание и хранение электронного документа и фиксирует факт его получения сторонами трудовых отношений, и ФГИС "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" утверждены постановлением Правительства России от 01.07.2022 № 1192.