1. Издать локальный акт о введении КЭДО.
Если решение о введении КЭДО принято, то издается локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение или Приказ работодателя.
В Положении (Приказе) о введении КЭДО указываются:
- информационная система (системы) для ведения электронного документооборота. Могут использоваться: Единая цифровая платформа "Работа в России" и (или) информационная система работодателя;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот.
Перечень документов работодатель определяет самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов. Документы, которые относятся к числу исключений, перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ (например, к ним относятся трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, и др.). Категории работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. К таким категориям работников можно отнести, например, офисных и дистанционных сотрудников (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Для дистанционных работников предусмотрены специальные нормы ТК РФ, регулирующие порядок взаимодействия работодателя и сотрудника, работающего удаленно (ст. 312.3 ТК РФ). Работодатель вправе обмениваться электронными документами с дистанционным работником.
Если работодатель распространил на дистанционного работника правила ведения КЭДО, то применяются все правила, включая запрет на обмен кадровыми документами, указанными в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Если на дистанционного работника эти правила не распространены, то применяются специальные нормы, которые предусматривают возможность обмена любыми электронными документами с таким сотрудником.
О том, какие документы можно перевести в электронный вид, см. статью. - срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Этот срок работодатель определяет самостоятельно. Поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено, срок может быть любым (например, работников можно уведомить за неделю или за месяц до введения КЭДО);
- сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).
ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.
2. Разработать положение о КЭДО.
Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Этот ЛНА может предусматривать:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого
подписания и ознакомления.
Такие сроки определяются работодателем (например, можно установить, что работник должен подписать документ (ознакомиться с ним) в течение 3 рабочих дней со дня получения документа); - порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе (то есть случаи, когда работодатель
и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО).
К числу исключительных случаев можно отнести, например, случаи сбоя в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО, приостановки работы этой системы и т.п. В таких случаях работодатель оформляет кадровые документы, в отношении которых ведется КЭДО, на бумажном носителе; - процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).
С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
3. Уведомить работников о введении КЭДО.
Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).
Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Работодатель вправе уведомить работника по собственному усмотрению – в бумажной или в электронной форме. При этом форма уведомления должна быть закреплена в ЛНА о введении КЭДО (п. 2 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.
В уведомлении должна содержаться информация:
- о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
- о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.
В уведомление также можно включить:
- отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;
- вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Поэтому согласие работника на переход на КЭДО, оформленное электронным документом, который подписан УКЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ.
Таким образом, согласие работника может быть оформлено бумажным документом, подписанным его собственноручной подписью, или электронным документом, подписанным УКЭП.
Если согласие работника на переход на КЭДО оформляется электронным документом, подписанным УКЭП, оно не должно направляться работодателю с использованием информационной системы работодателя или Единой цифровой платформы "Работа в России". Поскольку такое согласие должно быть получено работодателем от работника до того, как стороны начнут использовать конкретную информационную систему для ведения КЭДО.
Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:
- в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;
- в виде заявления работника, составленного в свободной форме.
Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. Следовательно, работник не может прекратить взаимодействовать с работодателем через КЭДО по собственному желанию (п. 1 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.
Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.
Таким образом, у работодателя могут появиться две категории работников – согласившиеся перейти на КЭДО и отказавшиеся от него. Поэтому работодателю придется применять КЭДО в отношении работников, согласившихся на него перейти и обычный (традиционный) документооборот на бумажных носителях – в отношении отказавшихся перейти на КЭДО.
Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.
4. Обеспечить сотрудников электронными подписями.
Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО.
Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.
Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.
Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов.
Подробнее о видах электронных подписей, применяемых для ведения КЭДО, см. статью.
Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.