Справочник кадровика

Таблица со сроками хранения документов

Дата публикации 03.08.2021

Вид документа Срок хранения Норма Перечня
Кадровые документы
Распорядительные документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, перемещении и т. д.) Приказы (распоряжения):
  • о приеме на работу;
  • о перемещении;
  • об увольнении;
  • о совмещении профессий (должностей) (временном исполнении обязанностей, увеличении объема работы, расширении зон обслуживания);
  • о совместительстве;
  • о переводах;
  • об оплате труда;
  • об аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, званий;
  • о поощрении, награждении;
  • об изменении анкетно-биографических данных (например, имени, фамилии, отчества);
  • о предоставлении всех видов отпусков работникам с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  • о направлении в командировку работников с вредными и (или) опасными условиями труда.
Перечисленные выше приказы (распоряжения) нужно хранить:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
Приказы (распоряжения):
  • о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков;
  • о предоставлении отпусков в связи с обучением (учебных отпусков);
  • о дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
  • о служебных проверках;
  • о направлении в командировку работников.
Перечисленные выше приказы (распоряжения) нужно хранить 5 лет.
Аналогичные сроки хранения применяются в отношении документов, которые являются основаниями к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, справки)		 ст. 434, примечание 1 к п. "б", "г" ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Распорядительные документы о дисциплинарных взысканиях Приказы (распоряжения) о применении дисциплинарных взысканий в виде замечания и выговора (иных предусмотренных законодательством видов взысканий, кроме взысканий в виде увольнения), а также о снятии указанных дисциплинарных взысканий – 3 года.

Приказы (распоряжения) об увольнении работников (в т. ч. по виновным основаниям, когда увольнение одновременно является дисциплинарным взысканием):
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
 п. "а", "д" ст. 434, примечание 1 к п. "б" ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Распорядительные документы о направлении работника в командировку (приказ о направлении в командировку и т. д.) и другие документы, связанные с командировками Приказы (распоряжения) о направлении в командировку работников с вредными и (или) опасными условиями труда:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
Приказы (распоряжения) о направлении в командировку остальных работников – 5 лет.
Отчеты работников о командировках – 5 лет.
Книги, журналы, карточки учета местных командировок – 1 год.		 п. "г" ст. 434, примечание 1 к п. "г" ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ст. 452, п. "з" ст. 463 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Отпуска
График отпусков 3 года ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении работникам отпусков Приказы (распоряжения):
  • о предоставлении всех видов отпусков работникам с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты.
Перечисленные выше приказы (распоряжения) нужно хранить:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
Приказы (распоряжения):
  • о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков;
  • о предоставлении отпусков в связи с обучением (учебных отпусков).
Перечисленные выше приказы (распоряжения) нужно хранить 5 лет		 п. "а", "б" ст. 434, примечание 1 к п. "б" ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об отзыве из отпуска, продлении и перенесении отпусков 5 лет п. "б" ст. 434, примечание 1 к п. "б" ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры
Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если они оформлены до 2003 года ст. 435, 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о полной материальной ответственности 5 лет после увольнения (смены) материально ответственного лица ст. 279 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Коллективный договор Постоянно.

Если коллективный договор прислали работодателю для сведения – до минования надобности		 ст. 386 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка организации 1 год после замены новыми ст. 381 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения
Положение о работе с персональными данными работников Постоянно ст. 440 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положение об оплате труда работников Постоянно ст. 294 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положение о премировании работников Постоянно ст. 294 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положение о структурном подразделении (филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации) По месту утверждения Положения – постоянно.

В структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации – до минования надобности.		 ст. 33 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги (журналы) учета
Книги (журналы) учета по кадрам Книги (журналы) учета:
  • приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;
  • личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
  • учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Перечисленные выше книги (журналы) нужно хранить:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
Книги (журналы) учета:
  • бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
  • выдачи справок о зарплате, стаже, месте работы;
  • лиц, подлежащих воинскому учету;
  • отпусков.
Перечисленные выше книги (журналы) нужно хранить 5 лет.
Книги (журналы) учета местных командировок работников – 1 год		 ст. 463 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет ст. 423 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 45 лет ст. 424 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Штатное расписание
Штатное расписание и изменения к нему
  • постоянно – по месту утверждения штатного расписания;
  • 3 года – у других работодателей (например, в организации-правопреемнике, к которой перешли на хранение документы реорганизованной организации)
 ст. 40 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года.
 ст. 42 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые книжки (дубликаты трудовых книжек)
Трудовые книжки (дубликаты), не востребованные работниками (их родственниками)
  • 50 лет после прекращения трудового договора – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет после прекращения трудового договора – если они оформлены до 2003 года
 ст. 449 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени 5 лет.
При наличии вредных или опасных условий труда:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 402 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Графики сменности
Графики сменности 5 лет.
При наличии вредных или опасных условий труда:
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 402 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором ст. 441 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Должностные инструкции работников
Должностные инструкции работников
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 443 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные карточки работников
Личные карточки работников
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 444 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела работников
Личные дела руководителей и работников организаций
  • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
  • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления и предупреждения работникам
Уведомления и предупреждения работников работодателем 3 года ст. 436 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления работников
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год ст. 451 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)
Документы о проведении специальной оценки условий труда Документы о проведении специальной оценки условий труда:
  • отчеты о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ);
  • документы к этим отчетам:
    • протоколы;
    • решения;
    • заключения;
    • перечни рабочих мест;
    • сведения;
    • данные;
    • сводные ведомости;
    • декларации соответствия;
    • карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места;
    • перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
Перечисленные выше документы по месту проведения спецоценки нужно хранить:
  • 45 лет;
  • при наличии вредных или опасных условий труда:
    • 50 лет – если документы оформлены с 2003 года;
    • 75 лет – если они оформлены до 2003 года
 ст. 407 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расчетные листки
Расчетные листки по заработной плате Расчетные листки на выдачу заработной платы нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 или 75 лет (в зависимости от даты окончания делопроизводства по этим документам) ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236