Работодатель не обязан утверждать такой локальный нормативный акт, как Положение о командировках. Однако отдельный документ позволит избежать различных толкований законодательства и разрешить все спорные ситуации.
оложение о служебных командировках утверждается в том же порядке, что и остальные локальные нормативные акты. До утверждения его необходимо согласовать с профсоюзом, если этот орган создан у работодателя (ч. 5 ст. 135 ТК РФ).
Подробнее с процедурой согласования можно ознакомиться в статье: Локальные нормативные акты и кадровые документы.
До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под подпись с Положением о командировках (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Подробнее см. Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами при приеме на работу
Какие вопросы отражаются в Положении о командировках?
1. Общие положения
Поскольку порядок направления работников в командировки установлен постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501 (далее – Положение № 501), то в Положении о командировках работодателю необходимо закрепить только те моменты, которые на законодательном уровне не определены. Например, относятся ли к командировкам различные поездки дистанционных и надомных сотрудников, в том числе поездки в офис работодателя. Возможно, следует установить критерии признания поездки командировкой либо однодневной поездкой.
2. Порядок оформления командировок
При направлении в командировку сотрудника не обязательно составлять командировочное удостоверение и задание на командировку. Однако организация может закрепить возможность и порядок применения этих документов в Положении о командировках.
Поскольку в Положении № 501 порядок изменения сроков командировки не установлен, в локальном нормативном акте лучше установить порядок продления или сокращения командировки и основания для этих событий.
Обязательно в Положении о командировках следует установить порядок определения срока командировки и его подтверждения в целях начисления суточных.
Относительно сроков работодателю целесообразно прописать порядок привлечения сотрудников к работе в выходной день в командировке.
Подробнее об этом см. статью.
3. Гарантии и компенсации при направлении в командировку
Размер возмещаемых расходов и порядок их подтверждения разный у различных работодателей (ст. 168 ТК РФ). Кроме того, нормы расходов могут отличаться даже для отдельных должностей (п. 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Поэтому в Положении о командировках необходимо закрепить:
- какой вид транспорта оплачивается при следовании в командировку и каким категориям сотрудников;
- в каком случае сотрудник может полететь на самолете;
- примерные нормы расходов на проживание, в том числе по категориям сотрудников, если допустима вариативность;
- пользование услугами повышенной комфортности для отдельных должностей;
- порядок использования для поездок служебного транспорта и услуг такси;
- документы, которые работодатель принимает в качестве подтверждающих по произведенным расходам.
Кроме того, в Положении о командировках обязательно нужно закрепить размер суточных, в том числе если он разный для разных должностей. Именно эта стоимость будет учитываться в расходах организации.
В этом же разделе или отдельно можно установить гарантии при направлении в командировку за границу – от размера суточных до оплаты проживания, которые могут различаться в зависимости от страны следования.
4. Выдача подотчетных сумм и предоставление отчета о командировке
Этот раздел также важен и для работника и для работодателя.
В нем необходимо закрепить:
- в какие сроки и каким способом выдаются денежные средства;
- и порядок предоставления отчета по ним после возвращения.
Обращаем ваше внимание, что указанное Положение является типовым образцом и служит основой для разработки работодателем собственного положения с учетом специфики деятельности и производимых выплат.