Дата публикации 11.09.2024

Какие работодатели обязаны утверждать Правила внутреннего трудового распорядка

Трудовой распорядок у работодателей-организаций (вне зависимости от форм собственности) и индивидуальных предпринимателей определяется Правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 189 ТК РФ).

При этом могут не утверждать Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР):

• организации и ИП, относящиеся к микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, соответствующие требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ.

Указанные категории работодателей могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. ПВТР). В этом случае условия, которые регулируются ПВТР, работодателю необходимо включить в трудовые договоры с работниками. Причем заключать такие договоры следует на основе типовой формы, утв. постановлением Правительства России от 27.08.2016 № 858.

Подробнее о применении типового трудового договора для микропредприятий и некоммерческих организаций см. статью.

Если у работодателя есть коллективный договор, то ПВТР могут быть оформлены приложением к нему. В этом случае ПВТР в составе коллективного договора регистрируются в территориальном органе по труду в течение 7 дней со дня подписания (ч. 1 ст. 50 ТК РФ).

Как оформить и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка

Работодатель может утвердить ПВТР в виде отдельного документа (независимо от наличия коллективного договора). В этом случае регистрация ПВТР в территориальном органе по труду не требуется.

ПВТР утверждаются в организации в целом, т. е. действуют во всех обособленных подразделениях, в т. ч. филиалах и представительствах юридического лица.

Сроки утверждения работодателем ПВТР трудовым законодательством не определены, но следует помнить, что этот документ запрашивается при любой проверке, проводимой трудовой инспекцией. Поскольку ПВТР – это локальный нормативный акт, который является обязательным для большинства работодателей (ч. 3, 4 ст. 189 ТК РФ), его отсутствие влечет за собой привлечение к ответственности (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

За отсутствие ПВТР работодателю может быть назначен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 руб. на организацию, от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо или ИП. Это подтверждает судебная практика (см. определение Третьего КСОЮ от 11.05.2022 № 88-8390/2022, апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 14.12.2021 № 33-25810/2021, от 18.03.2021 № 33-1681/2021).

ПВТР утверждаются в том же порядке, что и другие локальные нормативные акты работодателя (ст. 190 ТК РФ). До утверждения ПВТР их необходимо согласовать с профсоюзом, если этот орган создан у работодателя.

Подробнее о процедуре согласования ПВТР см. статью.

Работодатель издает приказ об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка, в котором указывает дату, с которой они вводятся в действие.

Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка

Всех сотрудников работодателя необходимо ознакомить с ПВТР под подпись. Вновь принимаемых работников необходимо ознакомить с ПВТР до заключения трудового договора (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если ознакомление с локальными нормативными актами (в т. ч. ПВТР) оформляется на бумажном носителе, то можно составить, например, лист ознакомления с ПВТР или оформить журнал ознакомления с локальными нормативными актами работодателя.

• Примерная форма приказа об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
• Примерная форма листа ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка

Если работодатель применяет кадровый электронный документооборот (КЭДО), он вправе ознакомить лиц, поступающих на работу, с локальными нормативными актами (в т. ч. ПВТР) в электронной форме (ч. 2 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Подробнее об ознакомлении работника с локальными нормативными актами при приеме на работу см. здесь.

Какие вопросы отражаются в Правилах внутреннего трудового распорядка

ПВТР регулируют следующие вопросы трудовых отношений у работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ):

• порядок приема на работу и увольнения работников;
• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим работы и время отдыха;
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
• иные вопросы регулирования трудовых отношений.

При разработке ПВТР необходимо учитывать специфику деятельности работодателя и особенности регулирования трудовых отношений.

Отметим, что ПВТР не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и т. д. Если условия, ухудшающие положение работников, будут содержаться в ПВТР, то они не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Если в ПВТР не будут включены обязательные условия, то это повлечет привлечение работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Этот вывод подтверждает судебная практика. Например, работодателей оштрафовали в связи с тем, что в ПВТР не были регламентированы:

• основные права сторон трудового договора (см. решение Московского городского суда от 24.12.2019 по делу № 7-16662/2019);
• ответственность сторон трудового договора (см. решения Московского городского суда от 07.02.2022 по делу № 7-1698/2022, от 03.02.2021 по делу № 7-1467/2022);
• режим работы организации (см. постановление Четвертого КСОЮ от 15.04.2021 № 16-1166/2021).

Рассмотрим подробнее структуру ПВТР.

1. Общие положения

Как правило, в разделе указывается, какие вопросы регулируются ПВТР (их перечень определен в ч. 4 ст. 189 ТК РФ), кто определяет порядок их применения, как происходит ознакомление с этим локальным нормативным актом. Если у работодателя есть сотрудники, работающие дистанционно или на дому, то для них необходимо установить правила ознакомления с ПВТР и порядок их применения. Например, дистанционных работников можно ознакомить с ПВТР путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.2, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ) или с использованием КЭДО (если он применяется у работодателя) (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Надомникам можно отправить копию ПВТР для ознакомления по почте, чтобы сотрудник после изучения документа выслал подтверждение.

2. Порядок приема на работу и увольнения работников

В этом разделе можно отразить следующую информацию:

• перечень документов, которые работник должен представить при приеме на работу;
• порядок оформления приема на работу (сведения о заполнении анкеты при приеме на работу (если она заполняется), порядок и сроки заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу (если работодатель продолжает издавать такие приказы), оформления трудовой книжки);
• виды и (или) перечень конкурсных заданий, которые выполняют соискатели перед трудоустройством. Можно урегулировать вопросы проведения собеседования с соискателями и их тестирования.
  Подробнее см. Собеседование при приеме на работу;
• продолжительность испытательного срока;
• порядок ознакомления с локальными нормативными актами при трудоустройстве;
• порядок оформления и выдачи пропусков новым сотрудникам и др.;
• порядок оформления увольнения работника (основания расторжения трудового договора, порядок выдачи документов и сдачи работником имущества работодателя при увольнении, требования к форме и содержанию приказа об увольнении).

В ПВТР может быть включено условие об ознакомлении работников со штатным расписанием. В этом случае такое ознакомление является обязательным (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Кроме того, в этот раздел можно включить порядок оформления:

• временного и постоянного перевода работников на другую работу, а также перевода к другому работодателю (ч. 1, 2 ст. 72.1 ТК РФ);
• перемещения работника (например, перемещение на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, если в его трудовом договоре подразделение не указано в качестве обязательного условия) (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

3. Права и обязанности работников

В этом разделе можно закрепить право и условия предоставления различных дополнительных гарантий сотрудникам: на образование, корпоративное питание, ДМС, оплату проезда, сотовой связи, занятий спортом, повышения квалификации и т. п.

В качестве обязанностей работодатель может закрепить все, что считает необходимым: от соблюдения трудовой дисциплины до соблюдения определенного стиля в одежде и внешнем виде (дресс-код). Например, работодатель может установить требования к внешнему виду, стилю и форме одежды сотрудников в трудовом договоре или локальном нормативном акте организации (письмо Роструда от 18.03.2021 № ПГ/04981-6-1).

Кроме того, можно включить положения, предусматривающие недопустимость грубых, резких выражений при общении с коллегами или клиентами. Если работник нарушает эти правила, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Это подтверждает в своих разъяснениях Минтруд России (см. письмо Минтруда России от 16.09.2016 № 14-2/В-888).

В этом разделе также можно предусмотреть перечень недопустимых действий работников, которые могут помешать выполнению трудовых обязанностей. Например, установить запрет на посещение различных веб-сайтов (развлекательных и т. п.), просмотр соцсетей, использование в личных целях программ, которые разрешены только для исполнения трудовых обязанностей.

Подробнее об этом см. ответ на вопрос.

Также в этом разделе работодатель может предусмотреть обязанность работников представлять справки из медицинских организаций, чтобы подтвердить прохождение диспансеризации в день (дни) освобождения от работы (ч. 5 ст. 185.1 ТК РФ). Такие условия можно включить в ПВТР или другой локальный нормативный акт работодателя (письма Минтруда России от 29.04.2021 № 14-2/ООГ-3864, Роструда от 08.05.2024 № ПГ/08378-6-1). Если это не предусмотрено ЛНА, то у работника нет такой обязанности.

4. Права и обязанности работодателя

Содержание этого раздела определяется, как правило, теми правами и обязанностями работодателя, которые следуют из норм законодательства в части условий труда, безопасности, социальной защиты (ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ). Можно указать на обязанность предоставления дополнительных гарантий, которые поименованы в правах у работников, таких как ДМС, оплата проезда, оплата сотовой связи и т. п.

5. Рабочее время и время отдыха

Этот раздел обязательно должен содержать следующие сведения (ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

• продолжительность рабочей недели (например, пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• продолжительность рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• количество смен в сутки (если у работодателя применяется сменная работа);
• порядок чередования рабочих и нерабочих дней;
• порядок введения суммированного учета рабочего времени (если такой учет применяется в организации или у ИП) (ч. 4 ст. 104 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если у работодателя применяется такой режим работы (ст. 101 ТК РФ);
• выходные дни (ст. 111 ТК РФ). Например, при пятидневной рабочей неделе выходными днями могут быть суббота и воскресенье или воскресенье и понедельник (письмо Роструда от 24.11.2020 № ПГ/52553-6-1);
• продолжительность и время предоставления перерыва для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ). Работодатель может установить работникам несколько перерывов для отдыха и питания, при этом один из них должен быть не менее 30 минут (письмо Роструда от 03.04.2023 № ПГ/05434-6-1);
• продолжительность и время предоставления специальных перерывов в работе (например, для обогревания и отдыха работников, которые трудятся на открытом воздухе в холодное время года) (ст. 109 ТК РФ).

Необходимо учитывать, что в ПВТР можно предусмотреть несколько режимов рабочего времени и времени отдыха для разных категорий работников (например, для работников различных структурных подразделений, для административного персонала и работников производства и т. п.).

В этот раздел можно также включить:

• порядок ведения учета рабочего времени (в т. ч. при суммированном учете), обязанность ведения табеля и правила его заполнения в отдельных случаях. Например, можно указать, как производятся отметки при опоздании, при работе в режиме неполного рабочего времени сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком;
• перечень должностей работников с режимом гибкого рабочего времени, если у работодателя применяется такой режим работы (ст. 102 ТК РФ);
• порядок разделения рабочего дня на части, если у работодателя применяется такое разделение (ст. 105 ТК РФ).

В отношении ежегодных отпусков в разделе ПВТР можно закрепить правила очередности отпусков, преимущественное право на выбор отпуска в любое удобное время для отдельных категорий работников. Эти категории могут определяться как законодательством (например, родители детей-инвалидов, работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет), так и самим работодателем.

Также в этом разделе желательно указать сроки подачи заявления о предоставлении отпуска, если сотрудник идет в отпуск не по графику. В данном случае срок должен быть больше трех дней до начала отпуска, поскольку сотруднику нужно успеть выплатить отпускные.

Ответственность за несвоевременную выплату отпускных наступает, даже если заявление от сотрудника поступило накануне отпуска и работодатель физически не успел произвести выплату отпускных.

В этом же разделе можно прописать:

• случаи продления ежегодного оплачиваемого отпуска или перенесения его на другой срок (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Например, работодатель может закрепить положение, согласно которому будет переносить или продлевать отпуск в случае болезни членов семьи (ребенка) в этот период (письма Минтруда России от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522, Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1);
• порядок и условия предоставления дополнительных отпусков по инициативе работодателя (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). Подробнее о предоставлении таких дополнительных отпусков см. статью;
• продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работников с ненормированным рабочим днем, в т. ч. в большем размере, чем установлено законодательством (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Отметим, что перечень нерабочих праздничных дней, установленных нормами ТК РФ, не требует дополнительного закрепления в Правилах внутреннего трудового распорядка (см. решения Московского городского суда от 20.03.2019 по делу № 7-2686/2019, от 20.03.2019 по делу № 7-2685/2019).

6. Порядок выплаты заработной платы

Даты выплаты заработной платы устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Сроки выплаты заработной платы можно указать в любом из перечисленных документов (письмо Минтруда России от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532).

Поэтому отсутствие дат выплаты зарплаты в ПВТР признается нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, если этих дат нет в трудовых договорах или коллективном договоре.

Поскольку в ч. 6 ст. 136 ТК РФ идет речь о конкретном сроке выплаты заработной платы, работодатель должен установить в ПВТР даты (конкретные числа месяца), а не период (к примеру, с 8-го по 10-е и с 23-го по 25-е). За установление периода, в который будет выплачена зарплата, работодателя ждет ответственность (подробнее см. статью-рекомендацию).

Кроме того, между датами выплат должно быть не более полумесяца, а зарплата должна быть выплачена не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Для сотрудников, принятых на работу в первой половине месяца, лучше установить отдельные сроки выплаты заработной платы для того, чтобы с даты приема на работу до первой выплаты прошло не более половины месяца.

Наряду со сроками выплаты заработной платы в данном разделе можно отразить порядок представления расчетных листков, сроки выплаты отпускных и осуществление иных выплат.

Подробнее об оформлении расчетных листков см. статью.

7. Поощрения за успехи в работе

Этот раздел, как правило, содержит перечень видов поощрений, которые могут получить сотрудники (например, присвоение почетных званий ("Заслуженный работник организации", "Ветеран завода" и др.), занесение на Доску почета, предоставление бесплатных путевок в санатории и дома отдыха и т. п.), а также порядок их объявления. Также можно установить перечень достижений (конкретный или примерный), за которые работодатель наградит сотрудника, а также порядок представления к такой награде.

8. Ответственность сторон трудового договора

В этом разделе, как правило, перечислены виды нарушений со стороны работника и работодателя, а также виды применяемой ответственности, в т. ч. материальной.

Часто ответственность работника за нарушение трудовой дисциплины и виды применяемых дисциплинарных взысканий выделяют в отдельный раздел.

В этом разделе ПВТР можно конкретизировать порядок применения и снятия дисциплинарных взысканий исходя из общих правил, установленных ст. 193–194 ТК РФ.

В целях привлечения работников к дисциплинарной ответственности нельзя устанавливать в ПВТР или другом локальном нормативном акте работодателя и применять дисциплинарные взыскания, не предусмотренные трудовым законодательством (ч. 4 ст. 192 ТК РФ). К их числу, в частности, относятся:

• штрафы (за опоздание на работу, прогул и т. п.);

• перевод на нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу;

• лишение премии, если оно оформляется как дисциплинарное взыскание;

• строгий выговор и т. п.

Подробнее об этом см. статью.

9. Заключительные положения

Этот раздел, как правило, содержит порядок утверждения и изменения ПВТР.

• Примерная форма правил внутреннего трудового распорядка (включая лист ознакомления)

Обращаем ваше внимание, что представленные правила являются типовым образцом и служат основой для разработки работодателем собственной формы с учетом специфики деятельности.