Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С

См. также

Возмещение расходов при использовании личного автомобиля работнику

Компенсация за использование личного транспорта для служебных поездок

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником его должностных обязанностей, в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, а именно статьей 188 ТК РФ (письмо Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).

При этом организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке), так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях (организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы работника, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях (ГСМ, ремонт и т.д.).

В письме от 05.12.2017 № 03-04-06/80616 Минфин России пришел к выводу, что расходы, понесенные сотрудником при использовании транспортного средства, не являющегося его собственностью, но используемого им на законных основаниях с ведома и в интересах работодателя, также подлежат компенсации в соответствии со статьей 188 ТК РФ. Поэтому такая компенсация должна освобождаться от НДФЛ на общих основаниях в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

Кроме того, постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 установлены нормы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Указанные нормы применяются в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Начисление компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок: