Согласно ст. 13 Закона № 255-ФЗ назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком осуществляются СФР (первые три дня периода временной нетрудоспособности работодатель начисляет и оплачиваем сам).
Постановление Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 утверждены правила получения отделениями СФР сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (далее – Правила). По Правилам взаимодействие работодателя с СФР в части передачи документов и сведений для расчета и выплаты пособий осуществляется через систему социального электронного документооборота СЭДО. СЭДО – это бесплатный сервис. Подключиться к нему можно и через программы 1С.
Листки нетрудоспособности с 1 января 2022 года для назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам оформляются в основном в электронном виде (ч. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). На бумажном носителе больничные листы продолжат выдавать только тем гражданам, сведения о которых составляют государственную (иную охраняемую законом) тайну, а также лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. По ним порядок представления сведений в СФР для назначения пособий другой (ч. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, Особенности порядка назначения и выплаты страхового обеспечения указанным категориям застрахованных лиц прописаны в приказе Минтруда России от 29.10.2021 № 777н).
1. После идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства у соответствующего страхователя от СФР работодателю поступает информация об открытии электронного больничного (далее – ЭЛН) с помощью СЭДО, а также в Личный кабинет физлица на портале государственных и муниципальных услуг и в Личный кабинет получателя услуг СФР (https://lk.fss.ru/recipient/ - вход с логином и паролем от портала Госуслуг). Также от СФР работодателю будет поступать информация о продлении, закрытии, аннулировании ЭЛН, о направлении физлица на медико-социальную экспертизу, о дополнении ЭЛН сведениями о проведении медико-социальной экспертизы, о назначении, выплате пособия и сумме пособия, а также об отказе в назначении пособия.
2. После того как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от фонда вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия (не позднее 3 рабочих дней с даты закрытия больничного). Запрос содержит блок сведений, которые есть у фонда (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе, сведения о зарплате и иных выплат за расчетный период, о количестве календарных дней, приходящихся на период приостановления трудового договора или прохождения гражданской службы) и блок сведений, который работодатель должен отправить на запрос. Работодатель проверяет сведения, которые прислал фонд, и формирует ответ, содержащий подтвержденные сведения фонда, недостающие сведения и скорректированные сведения от фонда либо информацию об отсутствии необходимости выплаты и ее причину.
3. Работодатель в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН по запросу фонда (п. 22 Правил) отправляет сведения необходимые для назначения и выплаты пособия в СФР, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Сведения, которые может запросить фонд для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, содержатся в пп. "а" п. 22 Правил, а для пособия по беременности и родам – пп. "б" п. 22 Правил.
Обратите внимание, что иногда период временной нетрудоспособности по болезни бывает менее четырех дней. Первые три дня периода временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем за счет собственных средств. Поэтому в этом случае фонд не будет присылать запрос о предоставлении сведений для расчета пособия, а только уведомит работодателя об открытии и закрытии больничного листа. Поэтому рекомендуем периодически в течение дня проверять информацию, поступающую от СФР.
Пособие при рождении ребенка СФР выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Работодатель только может в целях назначения пособия получить запрос из фонда о недостающих сведениях для выплаты пособия (п. 31 Правил). Передать сведения работодатель в фонд должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса (п. 32 Правил). Где трудоустроены родители СФР уточняет сам. Если окажется, что трудоустроены оба родителя, то запрос от фонда придет к тому работодателю, где работает мама. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получит он и, соответственно, запрос от СФР поступит к работодателю этого родителя. Если оба родителя безработные, пособие выплатит орган соцзащиты.
Для назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком работник должен предоставить работодателю одновременно (п. 34 Правил):
Справку с места работы второго супруга о том, что указанное пособие ему не назначено, предоставлять сотрудник не должен. СФР эту информацию уточняет сам. Но, на практике иногда фонд запрашивает данные о наличии справки.
В течение трех рабочих дней с даты подачи сотрудником указанных документов работодатель обязан направить в отделение фонда сведения, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 35 Правил):
а) сведения о дате начала и дате окончания отпуска по уходу за ребенком;
б) сведения о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде на основании заявления застрахованного лица;
в) сведения о продолжительности рабочего времени застрахованного лица, если на момент наступления страхового случая застрахованное лицо работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня).
После получения сведений фонд направит работодателю запрос на предоставление дополнительных сведений, необходимых для назначения пособия. Сведения, которые может запросить фонд перечислены в п. 36 Правил. У работодателя на отправку сведений по запросу есть три дня со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
Если сотрудник в период получения ежемесячного пособия утратит право на него, работодатель должен уведомить об этом фонд в срок не позднее трех рабочих дней с даты, когда ему стало известно о таком факте (п. 43 Правил). Уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком представляется по форме, утвержденной приказом СФР от 22.04.2024 № 643 (приложение № 6).
С 1 января 2024 года работодателю не нужно в 3-дневный срок направлять в СФР уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в случае начала (возобновления) его работы на условиях полного рабочего дня.
Если сведения (или документы) работодатель подаст не в полном объеме, СФР в течение 5 рабочих дней с даты их получения направит работодателю извещение о предоставлении недостающих данных (приложение № 2 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643). Получение извещения нужно подтвердить. Срок для этого – 3 рабочих дня со дня получения извещения. Если указанные действия работодатель не выполнит, фонд направит извещение заказным письмом. Оно будет считаться полученным по истечении 6 рабочих дней с даты отправления (абз. 3, 4 п. 10 Правил). В течение 5 рабочих дней с даты получения извещения необходимо предоставить недостающие сведения (абз. 5 п. 10 Правил).
Также если фонд обнаружит нарушения в сведениях, переданных работодателем в целях заполнения ЭЛН, в течение 5 рабочих дней с даты закрытия больничного листа фонд направит извещение с указанием перечня необходимых исправлений (приложение № 3 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643). Внести исправления в ЭЛН работодатель должен не позднее 5 рабочих дней со дня получения извещения (п. 11 Правил).
Если на дату назначения пособий сотрудник не написал заявление о замене лет (года) расчетного периода, а фонд в число запрашиваемых сведений не включил такое заявление, работник вправе сделать это после получения пособий от фонда. Сведения о замене лет (года) работодателю потребуется передать в фонд не позднее 5 рабочих дней со дня получения от физлица заявления о такой замене (приложение № 5 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643) (п. 14, 22 Правил).
В случае если заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде представлено застрахованным лицом после назначения или выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, то согласно ч. 1 ст. 14 № 255-ФЗ производится перерасчет назначенного пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения застрахованного лица с таким заявлением.
Фонд назначит и выплатит пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня представления работодателем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия. А единовременное пособие при рождении ребенка в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления сведений о государственной регистрации рождения, которые передает фонду ЗАГС (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Получить пособия застрахованное лицо вправе различными способами. Фонд может перечислить суммы на банковский счет застрахованного, указанный в сведениях о застрахованном лице (можно указать счет, операции по которому осуществляются с использованием карты "Мир", или счет, не предусматривающий использования платежных карт), через почту, а также через "иную организацию".
При трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности застрахованное лицо представляет работодателю сведения о себе, необходимые для выплаты пособий (приложение № 1 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643) (п. 6 Правил). Сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа по выбору застрахованного лица. Кроме того, застрахованное лицо обязано своевременно извещать работодателя об изменении сведений. Сведения о застрахованном лице, полученные работодателем (в том числе которые изменились) передаются в фонд в срок не позднее трех рабочих дней со дня их получения.
Так так за первые три дня нетрудоспособности пособие назначается и выплачивается работодателем, то он признается налоговым агентом, а значит исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ. С сумм пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачивает СФР, НДФЛ исчисляет, удерживает и перечисляет фонд. Налоговые вычеты (стандартные, социальные и т. д) при выплате пособий фонд не учитывает.
Уплата страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний осуществляется в полном объеме без уменьшения на сумму расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по соответствующему виду обязательного социального страхования (в том числе без уменьшения на сумму расходов на выплату пособий, которые возмещаются фондом).
СФР производит удержания по исполнительным листам, если в исполнительном документе прописано, что удержание производит фонд. Для этого необходимо связаться со своим территориальным фондом и уточнить порядок представления им исполнительных документов.
В разделе 2 формы ЕФС-1 (раздел 2) и расчете по страховым взносам данные о пособиях выплачиваемые за счет средств СФР не отражаются, так как сумма уплаты страховых взносов не уменьшается на сумму расходов по ним. В расчете по страховым взносам отражаются только расходы, понесенные работодателем за первые три дня периода нетрудоспособности.
При заполнении раздела 2 формы ЕФС-1 и расчета по страховым взносам нужно учесть, что суммы пособий на погребение не облагаются страховыми взносами, поэтому их следует отражать в отчетах в соответствующих строках как суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ). В разделе 3 расчета по страховым взносам сумма пособия отражается только в общей сумме выплат по сотруднику (строка 140). Если выплата пособия на погребение произведена не сотруднику организации, а иному лицу, взявшему на себя обязанность по погребению умершего сотрудника, то пособие не отражается в разделе 2 формы ЕФС-1 и в расчете по страховым взносам (т. к. выплата осуществляется в пользу физического лица, не состоящего в трудовых отношениях с организацией).
При заполнении раздела 2 формы ЕФС-1 и расчета по страховым взносам нужно учесть также, что оплата четырех дополнительных дней для ухода за детьми-инвалидами облагается страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420, ст. 422 НК РФ, п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125, ч. 17 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ), поэтому суммы оплаты отражаются наряду с иными облагаемыми выплатами в соответствующих строках расчета. В разделе 3 сумма выплаты отражается в строке 140 и 150, а страховые взносы в строке 170.
Территориальные фонды обязаны выдавать физическим лицам справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ): справки о доходах и суммах налога физического лица в отношении пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) либо справки о суммах выплаченных фондом пособий (например, о суммах пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком). Как получить справки см. на сайте СФР.
Согласно ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ:
Подробнее об ответственности и санкциям смотрите здесь.
Социальный электронный документооборот с СФР по выплате пособий: