Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С

Дата публикации 04.02.2015

Прием на работу российских граждан в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 2.5)

Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:

  1. Зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники).
  2. Ввести документ Прием на работу в организацию (меню Кадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию).

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу. Он позволяет в пошаговом режиме ввести все необходимые данные о новом сотруднике и по окончании ввода автоматически создать новый элемент в справочнике Сотрудники и ввести документ Прием на работу в организацию. А также можно оформить прием на работу без использования Помощника приема на работу. В этом случае прием на работу регистрируется в два этапа: регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора, оформление приказа на работу.

Рассмотри два варианта оформления приема на работу сотрудника:

Прием сотрудника с использованием помощника приема на работу

Пример

С 12.01.2015 в ООО "ТЕКС" на должность ведущего специалиста в транспортный отдел принимается на работу Пиксин Юрий Семенович. Ему устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 20 000 руб. в месяц. Испытательный срок составляет 2 месяца. График работы - пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.

Для оформления приема на работу можно воспользоваться Помощником приема на работу. Для использования помощника необходимо, чтобы в настройках пользователя был установлен флажок Использовать помощник приема на работу (меню Сервис - Пользователи и права доступа - Пользователи) (рис. 1).

Рис. 1

При создании нового сотрудника в справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники) по кнопке Добавить автоматически открывается форма Помощника приема на работу (рис. 2). Ввод сведений о новом сотруднике осуществляется "пошагово".

Рис. 2

1. На первом шаге Основные данные (рис. 3) введите следующие данные о сотруднике:

Рис. 3

Рис. 4

2. На втором шаге Место работы (рис. 5) введите сведения об условиях и месте работы нового сотрудника:

Рис. 5

3. На третьем шаге Оплата труда введите сведения о начислениях, назначаемых сотруднику при приеме на работу: укажите основной вид начисления сотрудника и его размер, а также перечень надбавок, предусмотренных для сотрудника, и значения показателей для их расчета (рис. 6).

Рис. 6

4. На четвертом шаге Дополнительная информация (рис. 7) введите дополнительную информацию о сотруднике: ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, а также - сведения о гражданстве, инвалидности, праве на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, сведения о доходах с предыдущего места работы и статусе налогоплательщика (сотрудника).

Рис. 7

5. На последнем шаге Завершение работы (рис. 8) можно задать уточнение наименования для создаваемого элемента справочника Сотрудники (с целью визуального различия элементов справочника, соответствующих сотрудникам с одинаковым Ф.И.О.).

Рис. 8

Для завершения работы Помощника приема на работу и записи введенных с его помощью данных нажмите кнопку Готово.

При этом в информационной базе автоматически будут созданы:

Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.

Из формы документа Прием на работу в организацию можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме Т-1 или Т-1а.

Рис. 9

Рис. 10

Рис. 11

<<- вернуться в начало статьи

Прием на работу без использования помощника приема на работу

Пример

С 12.01.2015 в ООО "ТЕКС" на должность водителя в транспортный отдел принимается на работу Лядов Артем Игоревич. Ему устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным дням). Размер оклада составляет 30 000 руб. в месяц. Испытательный срок составляет 2 месяца. График работы - пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.

Выполняются следующие действия:

  1. Регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора.
  2. Оформление приказа о приеме на работу.

Регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора

Оформить прием на работу можно и без использования Помощника приема на работу. Для этого необходимо, чтобы в настройках пользователя был снят флажок Использовать помощник приема на работу (меню Сервис - Пользователи и права доступа - Пользователи) (рис. 1).

Рис. 1

В справочнике Сотрудники (меню Предприятие - Сотрудники) создайте новый элемент, нажав кнопку Добавить . При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо (установив переключатель Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц), либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица (установив переключатель Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц). Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица.

В нашем примере одновременно с регистрацией нового сотрудника создается новое физическое лицо (соответствует положению переключателя Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники) (рис. 2).

В поле Имя введите фамилию, имя, отчество нового сотрудника. На закладке Общее введите личные данные сотрудника (дата рождения, страховой номер ПФР, пол, ИНН) и данные сотрудника, а именно - вид договора, организацию, в которую принимается сотрудник, вид занятости. Поле Табельный № заполняется по умолчанию следующим по порядку свободным табельным номером, который при необходимости может быть изменен.

Рис. 2

На закладке Трудовой договор введите данные трудового договора, заключаемого с сотрудником. Номер договора и дата его регистрации в информационной системе заполняется автоматически. Значение этих полей можно изменить. В поле Действует с укажите дату начала срока действия договора. Если договор срочный, то вводится дата окончания договора в поле по. Далее необходимо заполнить данные об испытательном сроке - количество месяцев (если испытательный срок не предусмотрен трудовым договором, поле не заполняется), подразделение организации, куда принимается сотрудник, его должность, график работы, количество занимаемых ставок и оплату при приеме на работу (вид расчета, сумму оплаты и персональные надбавки, если они есть).

Рис. 3

На закладке Дополнительно предусмотрена возможность разделения сотрудников организации по определенным свойствам и категориям. Свойства и категории - это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены сотрудникам для проведения дополнительного анализа в отчетах.

Рис. 4

При сохранении документа в информационной базе автоматически будут созданы:

Из формы элемента справочника Сотрудники можно сформировать и вывести на печать: типовой трудовой договор организации с сотрудником и примерную форму трудового договора при дистанционной работе.

<<- вернуться в начало статьи

Оформление приказа о приеме на работу

Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу в организацию. Документ можно ввести на одного или нескольких сотрудников сразу.

  1. Меню Кадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию.
  2. Нажмите на кнопку Добавить .
  3. В поле от укажите дату приказа о приеме на работу (рис. 5).
  4. В поле Организация укажите организацию (или ее обособленное подразделение), прием на работу в которую регистрируется (выбором из справочника Организации).
  5. Поле Ответственный заполняется по умолчанию - значением из настроек текущего пользователя.
  6. На закладке Сотрудники укажите сотрудника или список сотрудников, принимаемых на работу из справочника Сотрудники. При этом реквизиты табличной части автоматически заполняются на основании данных трудового договора, внесенных в справочник Сотрудники:
  7. На закладке Начисления (рис. 6) указываются, какие плановые начисления необходимо ежемесячно производить в пользу сотрудника, и их размер в соответствии с условиями заключенного трудового договора. Список начислений заполняется автоматически на основании следующих данных:

При необходимости список плановых начислений можно дополнить. При этом следует иметь в виду, что сотруднику может быть назначено только одно основное плановое начисление, т.е. начисление, по которому ведется учет рабочего времени (вид учета времени - Начисление за работу в пределах нормы времени (закладка Время видов расчета)). По таким начислениям оплачивается время, отработанное в пределах нормы времени по графику работы и измеряемое целыми днями (сменами) (например: оклад по дням, оклад по часам и т.д.).

По кнопке Печать можно сформировать печатную форму приказа о приеме на работу Т-1 или Т-1а.

Рис. 5

Рис. 6

См. также:

<<- вернуться в начало статьи