Сотрудник, которому выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться (представив авансовый отчет и оправдательные документы) об их целевом использовании в течение трех рабочих дней:
- после дня истечения срока, на который они были выданы, – по суммам, предоставленным на хозяйственные нужды (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
- с даты выхода на работу после командировки – по авансу на командировочные расходы (п. 23 Положения, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501).
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм сотрудник должен вернуть в кассу организации (абз. 7 Указаний по заполнению формы "Авансовый отчет", утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
При этом на практике возможно следующее:
- работник не представил оправдательные документы либо представил их позже установленных сроков. Другими словами, он не отчитался о расходовании сумм или отчитался не вовремя;
- работник не возвратил подотчетные суммы, оставшиеся неизрасходованными, подтвердив целевое расходование лишь части средств.
В подобных случаях работодатель может удержать из заработной платы сотрудника неизрасходованные и невозвращенные подотчетные средства (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Однако это его право, а не обязанность. Принять решение об удержании задолженности по подотчетным суммам работодатель должен не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Если указанный срок пропущен либо работодатель решил не производить удержание, то, согласно ст. 415 ГК РФ, это означает, что у работника образовался прощенный долг. Нужно ли включать его в базу по взносам (в т. ч. на травматизм).
Рекомендации
Облагать взносами (в т. ч. на травматизм) подотчетные суммы, по которым работник не отчитался и которые работодатель решил не взыскивать (пропустил срок взыскания).
На этом настаивают контролирующие органы, поясняя следующее.
Взносами (в т. ч. на травматизм) облагаются выплаты в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Непредставление в установленный срок оправдательных документов по выданным под отчет суммам означает нарушение положений законодательства. Поэтому выплаченные сотруднику средства не могут рассматриваться как возмещение его расходов в связи с командировкой (применительно к авансам на командировки). Поэтому выданные суммы признаются выплатой в рамках трудовых отношений и включаются в базу по взносам в общем порядке.
(См. письма Минфина России от 30.04.2025 № 03-15-06/44169, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.)
К аналогичному выводу приходят контролирующие органы и в отношении взносов на травматизм. Так, в ФСС России поясняли: если работодатель в месячный срок не взыскал с работника подотчетные средства, по которым он не отчитался, то эти суммы приобретают характер выплат в рамках трудовых отношений и облагаются взносами по общим правилам (п. 5 Приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).
В судебных спорах суды также зачастую приходят к выводу о том, что при отсутствии документов, подтверждающих приобретение за счет подотчетных средств ТМЦ для нужд работодателя (или оплату расходов при командировках), выданные работнику средства облагаются взносами (постановления АС Дальневосточного округа от 24.10.2022 № Ф03-4859/2022, АС Северо-Западного округа от 16.10.2018 № Ф07-12463/2018).
Заметим, что, по мнению Минфина России, подотчетные суммы, по которым сотрудник не отчитался, включаются в базу по взносам на дату их выплаты работнику (письмо от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).
Однако, на наш взгляд, взносы следует начислять на дату истечения месячного срока, установленного ст. 137 ТК РФ для их взыскания с подотчетного лица.
Если впоследствии (после уплаты страховых взносов) сотрудник все же предоставит оправдательные документы, работодатель может пересчитать страховые взносы и подать заявление на возврат либо зачет образовавшейся переплаты, представив также уточненную отчетность по взносам.