Обмен электронным УПД при покупке маркированных товаров рассмотрим на примере получения электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (УПД) в "1С:Бухгалтерии 8":
- Получение и отражение в учете входящего УПД
- Обработка подтверждения оператора и формирование извещения о получении УПД
- Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Получение и отражение в учете входящего УПД
Организация ООО "ПАБЛИШИНГ" оформляет операции по приобретению маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров) в соответствии с постановлением Правительства РФ от 05.07.20149 № 860.
С 01.01.2020 действует формат электронного УПД, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820@).
Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (электронного УПД) от продавца производится:
- при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - подраздела Сервис или из раздела Руководителю - подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
- по команде Отправить и получить из формы списка документов "Текущие дела ЭДО", открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Покупки - подраздел Сервис) (рис. 1).
Рис. 1
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Рис. 2
Способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе зависит от настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).
При построении взаимоотношений с конкретным контрагентом на закладке "Настройки получения" в форме "Настройка отражения документов в учете" можно установить способ обработки поступающих электронных документов: "Автоматически" или "Вручную в форме электронного документа" (рис. 3).
Рис. 3
Если в графе "Способ обработки" формы "Настройка отражения документов в учете" будет установлено значение "Автоматически" (устанавливается по умолчанию), то при получении электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный".
Таким образом, полученный от продавца электронный УПД будет автоматически помещен в папки "Отразить в учете" и Утвердить" списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО". При этом в графе "Отражение в учете" сразу появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета (2 документа) (рис. 4).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки "Вручную в форме электронного документа", то при получении электронного УПД в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма "Подбор документов учета" для создания соответствующих документов в учетной системе (рис. 5).
Кроме создания новых документов в форме "Подбор документов учета" можно также подобрать существующие или перезаполнить текущие документы.
Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД (рис. 32) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка "Текущие дела ЭДО" (кроме гиперссылки в графе "Документы учета") (рис. 4).
В форме просмотра поступившего электронного УПД отражаются в том числе и сведения о кодах маркировки приобретенной обувной продукции.
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях электронного документа (рис. 7), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новые документы учетной системы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный" можно:
- по гиперссылке в графе "Отражение в учете" из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО", выбрав соответствующее значение в открывающейся форме "Выберите значение";
- по гиперссылке в строке "Документ учета" из формы просмотра поступившего электронного УПД;
- из списка документов поступлений "Поступление (акты, накладные)" и из списка полученных счетов-фактур "Счета-фактуры полученные" (раздел Покупки - подраздел Покупки).
Внимание
В учетной системе документы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный" будут сформированы датой получения файла электронного УПД. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронного УПД, то дату документа "Поступления (акт, накладная)" необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе "Счет-фактура полученный" дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле "Получен", должна остаться неизменной, т.е. соответствовать реальной дате получения электронного УПД, в состав которого входит счет-фактура.
В информационной строке состояния электронного обмена документа "Поступление (акт, накладная)" будет установлено значение "Требуется утверждение" (рис. 8).
Перед проведением документа "Поступление (акт, накладная)" необходимо заполнить поле "Склад" (рис. 8).
При поступлении в организацию маркированных товаров (обувной продукции) необходимо проверить правильность отражения в документе "Поступление (акт, накладная)" сведений о кодах маркировки, перейдя по гиперссылке Проверить поступившую обувную продукцию в форму "Проверка поступившей обувной продукции" (рис. 9).
В новом документе "Счет-фактура полученный" (рис. 10), который также формируется на основании полученного электронного УПД и гиперссылка на который будет отражена в документе "Поступление (акт, накладная)", автоматически заполняются сведения:
- о продавце (поле "Контрагент");
- о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля "Счет-фактура №" и "от");
- о стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.
Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа "Счет-фактура полученный", где будет установлено значение "Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников".
Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будут автоматически созданы документы "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный".
В этом случае в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" в графе "Отражение в учете" будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру (рис. 11).
В форме "Сопоставление номенклатуры", которую можно открыть по гиперссылке в графе "Отражение в учете" или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо:
- заполнить поле "Номенклатура", выбрав соответствующую позицию из справочника "Номенклатура", или создать новую;
- нажать кнопку Сохранить и закрыть.
Для всей обувной продукции в карточке номенклатуры обязательно должен быть установлен признак "Обувная продукция".
Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе "Поступление (акт, накладная)" автоматически.
Рис. 12
После проведения сопоставления в форме "Текущие дела ЭДО" в списке входящих документов в папке "Отразить в учете" появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму "Подбор документов учета" для формирования соответствующих документов учетной системы, т.е. документов "Поступление (акт, накладная)" и "Счет-фактура полученный", как было описано ранее.
Обработка подтверждения оператора и формирование извещения о получении УПД
Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры (файла УПД) ему оператором ЭДО (пп. "в" п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).
Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена). Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД .
Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке "Получен" документа "Счет-фактура полученный".
Внимание
При формировании нового документа "Счет-фактура полученный" на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле "Получен" дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа "Счет-фактура полученный". Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле "Получен", будет автоматически скорректирована.
Если полученный УПД служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле "Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения" документа "Счет-фактура полученный" проставлен флажок, то поступивший УПД будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).
Рис. 13
После получения подтверждения оператора ЭДО об отправке файла счета-фактуры (УПД) покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. "б" п. 2.12 Порядка обмена).
Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (УПД) в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:
- после получения входящего электронного счета-фактуры (УПД) - извещение о получении счета-фактуры (УПД) для продавца;
- после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. "б" п. 2.13 Порядка обмена).
Формирование извещений происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.
Подписать и отправить сформированные извещения можно также из списка "Текущие дела ЭДО".
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанные электронные документы будут незамедлительно автоматически направлены оператору ЭДО.
Рис. 15
Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке "Отложенная отправка электронных документов", то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
- из формы просмотра поступившего электронного УПД по кнопке Отправить;
- из списка "Текущие дела ЭДО" по кнопке Отправить и получить;
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 16).
Рис. 16
Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке
Если претензий к показателям УПД нет, то покупатель утверждает полученный документ.
Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УПД) Порядком обмена не предусмотрена.
В то же время для УПД, как документа о передаче товаров, данная процедура обязательна, поскольку после утверждения поступившего УПД автоматически формируется соответствующая информация покупателя.
Утвердить УПД (информацию продавца) покупатель может:
- по кнопке Утвердить из списка входящих документов формы "Текущие дела ЭДО";
- выполнив команду Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.
Рис. 17
После утверждения УПД (информации продавца), как уже было сказано выше, формируется УПД (информация покупателя).
Просмотреть содержимое электронного УПД (информации покупателя) можно:
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Поступление (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура полученный" (раздел Покупки - подраздел Покупки).
- из списка "Текущие дела ЭДО".
Внимание
В УПД (информации покупателя) в качестве даты получения (приемки) товаров будет указана дата формирования документа учетной системы "Поступление (акт, накладная)", т.е. фактическая дата приемки товаров, вне зависимости от того, когда был сформирован и подписан файл документа УПД (информация покупателя)".
Рис. 18
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Напомним, что если у пользователя отсутствует право подписи данного документа, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы "Документы на подпись" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).
Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.
Рис. 19
На соответствующих закладках формы просмотра УПД (информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Рис. 20
После отправки оператору УПД (информации покупателя) покупатель должен:
- получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД (информации покупателя);
- подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное извещение о получении подтверждения.
До момента получения этих служебных документов в списке "Текущие дела ЭДО" поступивший электронный УПД будет размещаться в папке "На контроле" списка входящих документов.
Рис. 21
После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД (информации покупателя) и направления оператору ЭДО сформированного и подписанного извещения о получении данного подтверждения обмен электронным УПД у покупателя будет завершен.
После завершения обмена электронным УПД в строке состояния документов "Поступление (акт, накладная) и "Счет-фактура полученный" будет отражена информация "ЭДО завершен".
В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также в том, что все необходимые служебные документы, сопровождающие обмен электронным УПД, получены и отправлены.
Перейти в режим просмотра электронного УПД можно, выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, из документа "Поступление (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура полученный".
Рис. 23
