Основной формой представления информации в управленческой деятельности является документ. В процессе документирования информация приобретает юридическую силу и в виде документа выполняет свою роль в управленческих процессах. Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.
Ключевым путем совершенствования управленческой деятельности является оптимизация процесса управления документами через знание и применение современных технологий издания документов, осуществления документооборота, эффективного хранения и использования документов, внедрения информационных систем электронного документооборота и электронного архива.
В первой главе учебника разбирается структура, понятия, принципы управления документами через терминологию и положения национальных стандартов: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и ГОСТов ИСО серии 30300[1].
Правовому регулированию управления документами посвящена глава 2. В настоящее время сложилась и постоянно совершенствуется законодательная и нормативно-методическая база по управлению документами, включающая Федеральные законы, постановления Правительства РФ, приказы и положения Росархива, методические рекомендации ВНИИДАД, Росархива, а также ГОСТы.
Нормативные правовые акты и методические документы охватывают сферу управления документами, а именно делопроизводство и архивное дело. Требования к оформлению документов содержатся в ГОСТе [2] и методических рекомендациях к нему[3].
Учитывая, что управление документами осуществляется с использованием новейших технологий, повышаются требования к профессиональному уровню лиц, ответственных за разработку и внедрение документных процессов и средств управления документами, таких как:
В связи с этим возрастает значимость центра компетенции по управлению документами, как подразделения организации, осуществляющего технологические, организационные, контрольные и методические функции по управлению документами. Постановке работы данного подразделения посвящена глава 3 учебника.
Документирование деятельности организации, как процесс составления и оформления документов, рассматривается в главе 4. Бумажные и электронные документы составляются по единым правилам. Кроме этого, электронные документы могут составляться по определенным форматам. Например, существуют форматы электронных кадровых документов, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, форматы электронных договорных и бухгалтерских документов, формат машиночитаемой доверенности, утвержденные ФНС России.
Организации работы с документами, включающей документооборот и оперативное хранение документов, посвящена глава 5 учебника.
Касательно документооборота, разбираются его принципы, основные характеристики и оптимальные маршруты движения документов.
Важно помнить, что целью документооборота является обеспечение своевременного принятия руководством организации управленческих решений и их последующее исполнение. Для осуществления этой цели на уровне организации решается задача – организовать движение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
«Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2017 № 203, определила основные меры государственной политики для развития цифровой экономики в нашей стране. А распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.10.2021 № 2816-р «Об утверждении перечня инициатив социально-экономического развития РФ до 2030 года» установлен в качестве одной из инициатив – электронный документооборот.
В связи с этим все большее количество документов в организациях издается в форме электронных документов, и электронный документооборот, как технология, приходит на смену традиционному бумажному документообороту.
Системы электронного документооборота, относящиеся к классу информационных систем управления документами (ECM-систем), позволяют автоматизировать все операции жизненного цикла документа: создание, согласование, подписание, утверждение, регистрация, рассмотрение, вынесение поручений, исполнение, ознакомление, контроль исполнения, оперативное хранение документов[4]. Данные возможности продемонстрированы на примере программного продукта «1С:Документооборот».
Особое значение в организациях приобретает обеспечение работы с документами в процессе управления, а именно контроль исполнения документов и поручений, организация систематизации и классификации документов, защита документов от несанкционированного доступа, быстрый поиск информации, совместное использование документов при условии контроля доступа, поддержка принятия руководством управленческих решений, обеспечение отчетности по документам, информационное обслуживание сотрудников организации.
В части оперативного хранения в главе 5 учебника рассматриваются принципы систематизации документов и варианты оперативного хранения документов с учетом объема документооборота и используемых информационных систем.
Важное место в деятельности организаций занимает работа с договорами. Глава 6 посвящена организации договорной деятельности, документированию договорных отношений, вопросам документооборота и хранения договорных документов. Рассматриваются возможности использования программных продуктов 1С для автоматизации договорной деятельности.
Из-за многообразия видов и разновидностей документов и, как следствие, наличия особенностей в обработке документов, в главе 7 учебника делается акцент на работу с отдельными системами документации, присутствующими в деловой деятельности организаций, а именно – кадровой и научно-технической.
Свои особенности имеет и работа с обращениями граждан, что отражается в выделении данных обращений в общем документопотоке входящих документов, специфическом шаблоне документа в системе электронного документооборота и ведении в системе дополнительных справочников. Особенностям делопроизводства по обращениям граждан посвящена глава 8.
В связи с наличием в организациях документов ограниченного доступа возникает необходимость ведения специального делопроизводства. Порядок работы с документами ограниченного доступа, особенности учета таких документов в информационных системах, систематизация и организация их оперативного хранения рассмотрены в главе 9 учебника.
Глава 10 посвящена еще одной значительной составляющей управления документами – организации архивного хранения документов. Технологии архивного хранения в последние годы также претерпевают изменения, связанные с автоматизацией процесса хранения бумажных документов и совершенно иным процессом обеспечения хранения электронных архивных документов.
Архивное хранение электронных документов и электронное управление хранением архивных бумажных документов реализуется с помощью систем хранения электронных документов (СХЭД).
Система хранения электронных документов – информационная система, обеспечивающая прием электронных архивных документов, их учет, сохранность, управление их хранением, доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный/муниципальный архив.
Возможности СХЭД по хранению электронных документов и обеспечению сохранности бумажных документов продемонстрированы на примере «1С:Архива».
Управление документами в современных условиях невозможно без внедрения систем управления документами и систем электронного архива, которые позволяют решать задачи управления документами, поддержать выполнение регламентов бизнес-процессов, обеспечить средства контроля системы управления качеством. В главе 11 учебника раскрывается тема внедрения информационных систем управления документами. Подобное внедрение представляет собой самостоятельный проект со всеми составляющими проектной деятельности, такими как: определение целей и задач проекта, критериев выбора информационной системы, планирование, запуск проекта, разработка технического задания, проведение опытно-промышленной эксплуатации информационной системы.
В совокупности все главы учебника дают полное представление о процессе управления документами, современных тенденциях в данной области управления, что позволит применять полученные знания и информацию на практике в целях оптимизации документооборота и архивного дела в организациях.
Авторы учебника:
преподаватели кафедры документоведения, аудиовизуальных, научно-технических и экономических архивов РГГУ: к.и.н. С.А.Глотова – главы 3, 5, глава 7 (раздел 7.1); к.и.н., доцент А.Ю. Конькова – глава 6, к.и.н. доцент Ю.М. Кукарина – главы 2, 4; к.и.н. П.А. Кюнг – глава 7 (раздел 7.2), глава 10; к.и.н. Л.Р. Париева – главы 1 и 8, к.и.н. Л.В. Сергеева – глава 9;
от 1С: Е.В. Кардыш – глава 11; Л.А. Иванова – общая редакция.