Введение

Автоматизация процессов деятельности компании сегодня – необходимость. Органы исполнительной власти, производство, торговля, транспорт, энергетика, коммуникации, сервис и многие другие отрасли развиваются, процессы в них усложняются и требуют новых решений. Как строить работу в постоянно усложняющемся мире, как управлять изменениями? Один из основных постулатов кибернетики – «управляющая система не может быть проще управляемой». Иными словами, командный контур в любой автоматизированной системе – это сложный и многоуровневый механизм.

На практике основу любых управленческих решений обеспечивает набор документов, которые сопровождают весь процесс – от момента формирования плана действий до анализа результатов и принятия следующих решений.

Большинство видов деятельности компании не может осуществляться без документирования, не говоря уже об обязательности соблюдения законодательных требований. И документы, и другая информация и решения в компаниях сейчас – это объект информационной системы. В современных условиях эффективность организации взаимодействия людей в компании с этими объектами становится важным фактором роста.

Правильно организованная система управления контентом компании позволяет структурировать весь объем документов и предполагает регламентацию порядка их движения, а также применение единых правил оформления. Практика показывает, что компания, желающая обеспечить себе успех в долгосрочной перспективе, просто обязана выстроить систему документооборота, а в текущих реалиях – еще и автоматизировать максимум функций управления этой системы.

Внедрение системы электронного документооборота является жизненно необходимым для компаний, которые стремятся развиваться, служит критерием и показателем эффективности их работы.

Использование при внедрении специализированных программных продуктов позволяет любой компании получить готовую типовую методологию работы с документами и организации деловых процессов. После необходимой адаптации типового программного обеспечения создается индивидуальная система документооборота, реализующая особенности конкретной организации на всех уровнях системы управления.

Программа «1С:Документооборот» – тиражный продукт на платформе «1С:Предприятие 8», позволяющий ответить на перечисленные вызовы организации работы компании.

«1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот» дает следующие возможности:

• Повышение качества управляемости организацией. Система дает понятный и быстрый способ направлять сотрудникам управленческие решения, вводить распорядительные документы и получать актуальную информацию о состоянии работы «в реальном времени».
• Укрепление исполнительской дисциплины. Оперативное получение информации об исполнении документов, контроль исполнительской дисциплины. Стоит отметить «прослеживаемость» сроков исполнения, согласования, ознакомления и утверждения документов на каждом этапе их движения, а также гибкую настройку маршрутов движения документов.
• Проведение контрольных мероприятий. Осуществление функций персонального контроля за исполнением конкретных документов, задач или процессов. Постановка и снятие их с контроля на разных организационных уровнях.

Организация коллективной и групповой работы. Возможность объединять в единую систему коллективы или команды людей независимо от их местонахождения.

Экономия рабочего времени сотрудников. Сокращение времени на поиск документов, коммуникацию между руководителями и сотрудниками.

• Информационная безопасность организации. Ограничение доступа к «чувствительной» информации, разграничение прав доступа к документам согласно занимаемой должности и решаемых функциональных задач.
• Снижение влияния человеческого фактора. Прозрачность процессов, доступность документов и их статусов всем участникам процесса позволяют снизить количество ошибок и в итоге повысить эффективность системы управления.
• Интеграция с другими программными продуктами. Модуль «Библиотека интеграции с 1С:Документооборот» позволяет использовать функции автоматизированного процесса обработки документов (согласование, исполнения, подписания и т. д.) в интерфейсах учетных систем на платформе 1С:Предприятие.
• Также интеграция с другими системами (как на платформе 1С:Предприятие, так и других) позволяет встраивать функции «1С:Документооборота» в сложные процессы управления и жизненные циклы процессов компании.
• Управление контентом и файлами. Коммуникации в компаниях становятся все более важными. Автоматизация важна не только при согласовании приказа или регистрации письма, но и при формировании архива документов, их подготовке (например, для участия в тендере), формировании потребностей в закупках, кадровых процессов и других видов сведений.
• Именно «1С:Документооборот» может стать системой хранения документации, видео, баз знаний, переписки и закрытых материалов организаций.
• Настройка дополнительного функционала. «1С:Документооборот» – удобная и интуитивно понятная система, поэтому пользователям часто хочется ее дополнить новыми функциями и реализовать в ней огромное количество задач – от дополнительных реквизитов карточек документов до работы в чат-ботах в телеграмм и переписки с покупателями интернет-магазина.

В данной книге рассматриваются вопросы по работе в программе «1С:Документооборот» и другие смежные методологические вопросы, которые чаще всего задают опытные пользователи, клиенты фирмы «1С» и ее партнеры. В предлагаемых вопросах собраны ключевые запросы как руководителей, так и специалистов нижнего уровня управления.

Авторы не ставили целью создать пособие для разработчиков, поэтому материал излагается в форме «вопрос-ответ» и сгруппирован по тематическим главам, дополняющим документацию к программному продукту.

Специальным шрифтом выделяется информация, на которую авторы обращают особое внимание.

Предыдущие два издания этой книги пользовались большой популярностью у пользователей и специалистов, поэтому мы постарались дополнить книгу не только с точки зрения рассказа о новом функционале ПП «1С:Документооборот», но и дополнительно раскрыть те вопросы, которые оставались актуальны как на горячей линии, так и при обсуждении задач внедрения.

Стоит отметить, что ответы на некоторые вопросы дублируют информацию, особенно в части ссылок и цитат источников, например, законодательных.

Мы рассчитываем, что это новое издание станет для вас тем справочно-информационным пособием, которое будет не только полезным в работе, но и поможет повысить вашу квалификацию и уверенность в завтрашнем дне.

Ваши замечания, предложения или вопросы отправляйте нам по адресу электронной почты publishing@1c.ru, мы ждем писем от вас.