Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учета в организации.
Труд, как считает современная экономическая наука, является важнейшей частью экономики — он одновременно товар (работник продает свой труд, создавая новое качество и дополнительное количество материальных ценностей) и причина появления добавленной стоимости, так как предметы и материалы при приложении к ним труда становятся дороже.
Отсюда и возникает необходимость оценить и оплатить труд во всех его проявлениях, включив затем расходы на оплату труда в рамках установленных государством законов в стоимость продукции.
Сотрудники организации, занимающиеся расчетами оплаты труда, повседневно сталкиваются с необходимостью обращаться к нормативным материалам. Начисление заработной платы, премирование, различные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством о труде, льготы и надбавки, оплата листков временной нетрудоспособности и социальных пособий — вот неполный перечень вопросов, в которых бухгалтер должен хорошо разбираться, чтобы избегать ошибок и санкций трудовых инспекций и налоговых органов. Практически нет ни одного вида оплаты или вида удержания, при определении суммы которого не приходилось бы использовать нормы трудового, гражданского и исполнительного права, изложенные в десятках различных источников. Особую актуальность эти вопросы приобретают для малых и средних организаций, в которых бухгалтеру (главному бухгалтеру) зачастую приходится выполнять функции и работника кадровой службы, и специалиста по учету труда, и бухгалтера-расчетчика, а в отдельных случаях и кассира.
Все это сопряжено с естественными неудобствами и трудностями, что и побудило автора подготовить настоящее издание.
Цель настоящей книги — максимально облегчить работу по учету и оплате труда, акцентировать внимание бухгалтеров (главных бухгалтеров) на возможных трудностях при расчетах отдельных видов начислений и удержаний, снабдить справочным и методическим материалом, дать ответы на многие вопросы, которые возникают у него практически каждый день. Поэтому она и называется «Настольная книга по оплате труда…».
Структура пособия соответствует его цели:
- описаны используемые на практике системы и формы оплаты труда;
- изложен порядок оформления трудовых отношений с работником;
- описано документирование учета использования рабочего времени;
- рассмотрены методики расчетов большинства встречающихся видов начислений и удержаний;
- изложен порядок расчета выплат социального характера и других выплат, не относящихся непосредственно к заработной плате, но примыкающих к ней;
- рассмотрен порядок исчисления налога на доходы физического лица и начисление налогов на выплаты в пользу работника.
Изложение иллюстрировано большим количеством примеров. Материал пособия носит межотраслевой характер и ориентирован на применение на всей территории Российской Федерации.
Наряду с алгоритмами расчета, к которым бухгалтер прибегает в условиях немеханизированного (ручного) учета, в книге параллельно рассматривается учет труда и заработной платы в условиях компьютерной обработки информации.
Действительно, расчеты с работниками в современных условиях постоянно усложняется. Различный порядок определения среднедневного заработка при расчете сохраняемой заработной платы, при оплате листков временной нетрудоспособности, очередных и дополнительных отпусков, исчисление налога на доходы физических лиц и т. д. — все это заставляет бухгалтера прибегать к сложным рутинным расчетным процедурам и повышает вероятность счетной ошибки. Единственная альтернатива в этих условиях — использовать специализированные компьютерные программы фирмы 1С, в частности, программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (далее - 1С:Зарплата и управление персоналом). Возможности этой программы позволяют практически полностью автоматизировать работу бухгалтеров-расчетчиков заработной платы и работников кадровой службы в организациях любой формы собственности, применяющих различные режимы налогообложения.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет учитывать особенности оплаты труда в различных его проявлениях, начислять все виды социальных и прочих выплат, рассчитывать удержания всех видов. Отсюда вторая, не менее важная цель издания — показать возможности современной компьютерной обработки информации, а также научить бухгалтера эффективной работе с программой 1С:Зарплата и управление персоналом. Исходя из этой цели, в книге в контексте конкретных процедур по учету кадров, труда и заработной платы, выполняемых работниками соответствующих служб вручную, приводятся примеры того, как эти процедуры можно автоматизировать с помощью программы.
Контекстная система описания работы с программой выбрана не случайно. Такая подача материала позволяет ограничиться изучением только тех возможностей программы, которые необходимы для решения конкретной задачи (например, научиться начислять доплату за работу в выходные дни или научиться удерживать алименты и т. д.). Кроме того, результаты компьютерных расчетов можно проверить на соответствие нормативным документам и при необходимости внести коррективы в алгоритм расчета. Наконец, такое изложение позволяет сравнить трудозатраты при ручном и компьютерном ведении учета расчетов с работниками.
В главе Подготовка информационной базы к работе рассматриваются вопросы начального заполнения информационной базы, т.е. подготовки ее к ведению расчетов по оплате труда для конкретной организации.
В главе Оформление трудовых отношений представлены основные системы, которые применяются для оплаты труда в хозяйствующих субъектах: тарифная, бестарифная, система плавающих окладов и другие. Рассматриваются особенности повременной и сдельной форм оплаты труда при тарифной системе оплаты труда, вопросы, связанные с приемом на работу в организацию: содержание трудового договора, процедура документального оформления приема на работу. В отдельном разделе описывается порядок автоматизированного оформления и учета кадровых документов с помощью программы 1С:Зарплата и управление персоналом.
В главах Начисление заработной платы и Начисление прочих выплат рассматриваются различные виды начислений в пользу работника. В отдельных разделах рассматривается порядок начисления выплат за отработанное время, за неотработанное время; единовременных поощрительных выплат; выплат на питание, жилье, топливо; выплат социального характера; прочих выплат и расходов.
Особое внимание уделено исчислению среднего заработка для оплаты отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, на период отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком.
Подробно описана система социальных выплат за счет средств Фонда социального страхования РФ.
В контексте конкретных видов начислений приводятся как цифровые примеры, так и примеры расчета этих начислений в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
В главе Начисления по договорам гражданско-правового характера рассматриваются расчеты с физическими лицами по договорам подряда и авторского заказа, а также ведение этих расчетов в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
В главе Удержания из начисленных доходов описываются различные виды удержаний из заработной платы и порядок их исчисления.
Раздел, посвященный исчислению налога с доходов работника, составлен на основании главы 23 «Налог на доходы физических лиц» части второй Налогового кодекса. В нем изложены понятия объекта налогообложения и налоговой базы, особенности применения налоговых вычетов, налогообложение материальной выгоды и т. д. Описан порядок и особенности ведения расчетов по НДФЛ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
В контексте конкретных видов удержаний приводятся как цифровые примеры, так и примеры назначения и расчета этих удержаний в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
В главе Страховые взносы описывается порядок начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В главе Бухгалтерский и налоговый учет расчетов описывается учет в программе начислений и удержаний, а также налогов и взносов с выплат в пользу физических лиц для целей регламентированного учета.
Глава Составление отчетных форм посвящена документальному оформлению учета использования рабочего времени, а также расчетов по оплате труда. Описывается общий порядок учета, а также особенности компьютерного оформления расчетных и платежных ведомостей, расчетных листков, депонирования заработной платы.
В приложениях приводятся:
Общие соглашения
При написании пособия использовано ряд соглашений.
Под командой в пособии понимается инструкция, требующая от программы 1С:Зарплата и управление персоналом выполнения определенных действий.
Команды, пункты меню, названия реквизитов, <кнопок>, клавиш в тексте приведены полужирным курсивом Times New Roman.
Названия закладок выделены полужирным курсивом Arial.
Названия объектов (документов, справочником, отчетов и т. д.) в тексте выделены полужирным шрифтом Arial.
Значения реквизитов в тексте записаны курсивом Arial.
Термин «по умолчанию» означает, что программа автоматически выполняет какие-либо действия, которые зафиксированы на уровне платформы, заложены в механизм работы конфигурации или заданы через настройки пользователя. Пользователь может согласиться со значением «по умолчанию» или указать свое значение.
Соглашения по мыши
Предполагается, что ввод команд пользователь программы осуществляет, в основном, мышью. По умолчанию левая кнопка мыши является главной, поэтому пишется без слова «левая». Правая кнопка используется редко и со словом «правая».
«Указать» означает, что курсор мыши надо установить так, чтобы его кончик попал на тот элемент, на который необходимо указать на экране.
«Щелкнуть» означает, что необходимо нажать и сразу отпустить кнопку мыши, не двигая мышь.
«Выделить» – установить курсор в реквизите (или строку) и щелкнуть мышью.
«Двойной щелчок» – два раза подряд кратковременно нажать и отпустить кнопку мыши.
«Выбрать» – установить стрелку мыши на тот элемент, который необходимо выбрать, а затем щелкнуть мышью, либо нажать клавишу Enter.
«Ввести команду» – означает последовательно «Указать» + «Щелкнуть» или «Выделить» записанные в команде элементы.
Соглашения по дате
После каждого запуска программы в режиме 1С:Предприятие, в новых документах автоматически проставляется системная дата компьютера, то есть дата дня работы с программой. Для отработки приведенных в пособии примеров рекомендуется в качестве рабочей устанавливать дату, указанную в формах соответствующих документов.
Соглашения по интерфейсу
Обращение ко всем объектам конфигурации (документам, справочникам, регистрам и т. д.) осуществляется путем ввода команды. Ввод команды производится выбором соответствующего пункта меню одного из интерфейсов программы. В настоящем пособии примеры ввода команд общего меню приведены применительно к интерфейсу Расчет зарплаты организаций. Для переключения на этот интерфейс нужно ввести команду меню Сервис > Переключение интерфейса > Расчет зарплаты организаций.
Если для выполнения какой-то команды требуется использовать другой интерфейс, перед командой указывается, через какой интерфейс она вводится.