Ввод персональных данных работникадля оформления личной карточки

Ранее применявшимися правилами ведения и хранения трудовых книжек предусматривалось также и ведение личных карточек работника (форма № Т-2). С 01.09.2021 эти правила были упразднены, а в новых правилах, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н необходимость ведения личных карточек не установлена. В связи с этим в настоящее время у работодателя отсутствует обязанность вести личные карточки работников. При этом работодатель вправе продолжать ведение личных карточек по собственной инициативе.

Личная карточка может оформляться по унифицированной форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной работодателем.

Личная карточка заполняется на основании: трудового договора (приказа о приеме на работу), паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки или документа, подтверждающий трудовой стаж, СНИЛС работника, документов воинского учета, документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, других сведений, сообщенных работником и т.д.

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ - электронном или бумажном, поэтому допускаются оба варианта.

Учет персональных данных работников в программе ведется в справочнике Физические лица (меню Кадры → См.также → Физические лица). Просмотр и редактирование персональных данных физического лица доступно также из карточки сотрудника (меню Кадры → Сотрудники). Обычно персональные данные физического лица заполняются при приеме его на работу из справочника Сотрудники. При этом автоматически устанавливается связь между элементами справочников Сотрудники и Физические лица и данные автоматически заносятся в справочник Физические лица. Данные в справочник Физические лица могут быть введены, изменены независимо.

Рассмотрим подробнее заполнение персональных данных работника в форме элемента справочника Сотрудники (рис.2.16).

Рис. 2.16. Форма элемента справочника Сотрудники

В поле Полное имя указывается наименование элемента справочника Сотрудники. В качестве наименования задается фамилия, имя и отчество физического лица. Наименование элемента справочника используется для отображения в экранных формах программы. Сведения о фамилии, имени, отчестве физического лица, которые используются для вывода в печатные формы приказов и отчетов, хранятся в программе не в справочнике, а в периодическом регистре сведений. Редактирование ФИО физического лица или регистрация изменений фамилии, имени, отчества, например, в случае замужества, осуществляется в специальной форме ввода, вызываемой по ссылке Изменить ФИО (рис.2.17). При регистрации изменения ФИО необходимо указать дату, начиная с которой изменяется фамилия (имя, отчество) физического лица (например, дату выдачи паспорта, оформленного на новую фамилию). Историю изменения фамилии, имени, отчества физического лица можно просмотреть и отредактировать по кнопке ссылке История ФИО.

Рис. 2.17. Изменение ФИО

Отметим, что в программе поддерживается режим ввода по строке с учетом изменения фамилии сотрудника. Режим подключается в настройках кадрового учета флажком В полях ввода сотрудников учитывать изменения фамилии (рис.2.18). После его установки при вводе сотрудника производится поиск не только по актуальной, но и старой фамилии сотрудника (рис.2.19).

Рис. 2.18. Настройка для возможности ввода сотрудников по старой фамилии

Рис. 2.19. Выбор сотрудника вводом его старой фамилии

На главной странице карточки сотрудника указываются следующие персональные данные:

По ссылке Личные данные открывается форма (рис.2.20), в которой вносятся следующие сведения о работнике:

В форме в отдельных полях указывается: Город (село, дер.) — указывается только название без типа населенного пункта; Район — указывается без слова «район»; Область — «область», «край» указываются без сокращений, автономные республики или округа указываются общепринятыми сокращениями, например, АО; Страна места рождения для бывших республик СССР не заполняется.

В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область.

Если невозможно указать адрес по указанной схеме, то устанавливают флажок Особое место рождения, название места рождения разбивается на части, которые записываются отдельно в строках полей в именительном падеже в соответствии с данными документа, удостоверяющего личность.

Рис. 2.20. Личные данные работника

Рис. 2.21. Ввод сведений о месте рождения

По умолчанию считается, что работник является гражданином Российской Федерации. Если лицо не имеет гражданства, то переключатель устанавливается в положение Лицо без гражданства. В программе хранится история изменения сведений о гражданстве;

Поля заполняются в строгом соответствии с данными документа, удостоверяющего личность. Ввод серии паспорта гражданина РФ осуществляется в виде двух групп цифр, разделенных пробелом. В программе хранится история изменения паспортных данных физического лица, поэтому при вводе сведений о документе, удостоверяющем личность, необходимо указать дату, с которой будет действовать введенная запись;

В разделе отображаются все виды контактной информации из справочника Виды контактной информации. Ввод сведений о Российских адресах физического лица осуществляется в специальной форме ввода адреса, в которой в отдельных полях указываются названия города или населенного пункта, улицы, номера и корпуса дома, номера квартиры, индекса (рис.2.22). Сведения в соответствующие поля рекомендуется вводить выбором из адресного классификатора. Для использования адресного классификатора информационная база должна быть подключена к Интернет-поддержке (Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Настройки Интернет-поддержки), либо адресный классификатор должен быть загружен в информационную базу (Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Классификаторы и курсы валют — Загрузка адресного классификатора).

Рис. 2.22. Ввод адреса работника

Рис. 2.23. Сведения об образовании, квалификации

По ссылке Образование, квалификация открывается форма (рис.2.23), в которой вносятся следующие данные:

Рис. 2.24. Подробные данные об образовании

По ссылке Семья указываются данные о семейном положении и составе семьи (рис.2.25). Для возможности загрузки ЭЛН (электронных листков нетрудоспособности) по уходу за ребенком для детей работника рекомендуется дополнительно задать номер СНИЛС ребенка и код родственной связи с работником (38 — мать, 39 — отец и др.).

По ссылке Трудовая деятельность вводятся сведения о стажах, местах работы и наградах (рис.2.26).

Рис. 2.25. Сведения о семье

Рис. 2.26. Сведения о трудовой деятельности

Сведения о стажах вводятся в таблице, для каждой строки указывается вид стажа, дата отсчета и количество лет, месяцев, дней стажа на дату отсчета.

Сведения в таблице Места работы являются справочными, они не выводятся в личной карточке № Т-2, и не обязательны к заполнению. Сведения о местах работы могут быть загружены автоматически из файлов сведений о трудовой деятельности СТД-Р или СТД-СФР в формате xml (используется кнопка <Импорт СТД-Р>).

В программе имеется возможность автоматического расчета стажей сотрудника на основании информации о местах работы. Для этого сначала заполняются периоды работы сотрудника, а затем используется кнопка <Рассчитать стажи>. В открывшейся форме флажками отмечаются периоды, которые должны входить в тот или иной вид стажа, на основании этих данных производится автоматический расчет стажа (рис.2.27).

Рис. 2.27. Форма расчета стажей

Таблица Награды заполняется, если работник имеет награды или поощрения, сведения о которых должны выводиться в разделе VII личной карточки по форме № Т- 2.

По ссылке Воинский учет вводятся данные воинского учета для работника (рис.2.28). Отметим, что данная ссылка отражается в карточке сотрудника, если в настройках кадрового учета (Настройка → Кадровый учет) подключено ведение воинского учета.

Рис. 2.28. Данные воинского учета

В форме ввода данных воинского учета в отдельных полях указываются отношение к воинской обязанности, данные военного билета (воинское звание, категория запаса, номер ВУС, степень годности к воинской службе, состав (профиль) по воинской обязанности, военкомат, к которому приписано физическое лицо), отношение к воинскому учету, данные о наличии мобилизационного предписания и номер команды, партии. Если подключено ведение специального воинского учета, то в этой форме отражаются также сведения о том, забронировано ли физическое лицо организацией. Сведения о бронировании регистрируются в программе с помощью специализированных документов, журнал которых можно вызвать по ссылке Документы бронирования. Сведения воинского учета отражаются в разделе II личной карточки № Т-2.

Личную карточку по форме № Т-2 в программе можно сформировать из карточки сотрудника по команде Печать → Личная карточка (Т-2) или с помощью кадрового отчета Личные карточки Т-2 (меню Кадры → Кадровые отчеты).

Разделы личной карточки (рис.2.29, рис.2.30, рис.2.31, рис.2.32) формируются по данным, введенным в справочник Сотрудники. Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу, раздел VIII. Отпуск, раздел XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения) — по данным кадрового учета, зарегистрированными в информационной базе документами: Прием на работу, Кадровый перевод, Отпуск, Увольнение.

Рис. 2.29. Личная карточка по форме № Т-2 — страница 1

Рис. 2.30. Личная карточка по форме № Т-2 — страница 2

Рис. 2.31. Личная карточка по форме № Т-2 — страница 3

Рис. 2.32. Личная карточка по форме № Т-2 – страница 4