Договоры аренды транспортного средства с работниками организации обычно заключают не более чем на 11 месяцев и в арендуемое транспортное средство не вкладывают существенные средства. Поэтому, как правило, по таким договорам арендатор не признает право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, а арендную плату учитывает равномерно в течение срока аренды.
В налоговом учете арендная плата признается прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Если с работником организации заключен договор аренды с экипажем, то:
- часть арендной платы, приходящаяся на непосредственную аренду автомобиля, учитывается в прочих расходах;
- часть, приходящаяся на оплату услуг, связанных с технической эксплуатацией и управлением автомобилем, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду автомобиля, а также в виде вознаграждения за услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля, облагаются НДФЛ, если арендодатель не является самозанятым. Страховыми взносами облагается только часть выплаты по договору аренды с экипажем, приходящаяся на услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, как выплата по гражданско-правовому договору, предметом которого является оказание услуг. Взносы по страхованию от НС и ПЗ с этой части уплачиваются, только если такая обязанность установлена договором аренды.
О том, как учесть операции по аренде автомобиля у работника организации в программе "1С:Бухгалтерия 8", см. в статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":