Датой признания расходов на работы (услуги), оплаченные подотчетным лицом от своего имени, является дата утверждения авансового отчета.
При отсутствии счета-фактуры, выставленного на организацию, выделенная в кассовом чеке сумма НДС к вычету не принимается и относится на расходы, не учитываемые для целей налога на прибыль.
О том, как в программе "1С:Бухгалтерия 8" отразить эти операции, см. в статье "Справочника хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8":